Dịch vụ tổng đài ảo đến nay đã không còn xa lạ với nhiều chủ doanh nghiệp và các bạn Telesale. Tuy nhiên, liệu giải pháp này có thực sự thay thế được tổng đài truyền thông và các bạn nhân viên Telesale ở thời điểm hiện tại?. Hãy cùng UCALL khám phá xem những lý do các doanh nghiệp nên ứng dụng tổng đài ảo.
Mục lục bài viết
Dịch vụ tổng đài ảo là gì
Dịch vụ tổng đài ảo là một công cụ Callbot AI đang được sử dụng bởi các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức chính phủ, cá nhân,… với mục đích tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực nhưng vẫn đạt được hiệu quả kinh doanh tốt. Người dùng cũng có thể dễ dàng tích hợp tổng đài ảo với các công cụ, phần mềm khác của doanh nghiệp.Đến thời điểm hiện tại, nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng tổng đài truyền thông với ngân sách rất lớn cho việc thiết lập và lắp đặt hệ thống.
Tuy nhiên, hiệu quả sẽ không được đảm bảo hoàn toàn, bởi cuộc gọi sẽ phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố cảm xúc, tâm trạng và thái độ của các bạn Telesale/Sale. Trong khi, với dịch vụ tổng đài ảo của UCALL, công cụ được tích hợp sẵn những phần mềm hiện đại giúp cho giọng nói giống hệt người thật đến 90%. Từ đó đem đến sự tương tác chân thật giữa AI và khách hàng.
Đọc thêm: Cách Kết Hợp Tổng Đài Ảo Vào Chiến Lược Marketing Cho Doanh Nghiệp
Mục đích sử dụng dịch vụ tổng đài ảo
Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp, dịch vụ tổng đài ảo có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Khách hàng của UCALL thường sử dụng và đánh giá dịch vụ rất hiệu quả trong mảng telemarketing, telesale tự động, chăm sóc khách hàng tự động… với đa dạng các ngành nghề khác nhau, từ bất động sản, tài chính, giáo dục… đến spa, bán lẻ.
Telemarketing, telesale tự động
Trong vài năm trở lại đây, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng dịch vụ tổng đài ảo vào chiến lược telemarketing tự động, đem lại sự tối ưu về chi phí và năng suất của nhân viên. Một số tính năng tự động chính mà tổng đài ảo có thể hỗ trợ cho telemarketing, telesale mà doanh nghiệp có thể tham khảo như:
– Tự động gọi điện: Tổng đài ảo có thể tự động thực hiện cuộc gọi và trả lời các câu hỏi cơ bản từ khách hàng. Nhân viên sales sẽ giảm bớt gánh nặng gọi lọc nhu cầu, tập trung vào bán hàng, từ đó trong một ngày, nhân viên có thể gọi được nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
– Tự động phân loại cuộc gọi: Dịch vụ tổng đài ảo có thể được tùy chỉnh để phân loại cuộc gọi dựa trên nhu cầu cụ thể của khách hàng. Để có thể tự động phân loại khách hàng, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ tổng đài ảo của UCALL để được xây dựng kịch bản gọi tự động, từ đó phân loại nhu cầu của khách hàng một cách chi tiết và chính xác.
– Tối ưu hóa lịch trình cuộc gọi: Nhiều dịch vụ tổng đài ảo có tính năng tùy chỉnh lịch trình cuộc gọi: hẹn giờ bot gọi điện đến khách hàng để đảm bảo rằng nhân viên telesale luôn sẵn sàng, có khả năng kết nối với khách hàng đúng lúc. Một doanh nghiệp luôn sẵn sàng hỗ trợ tư vấn khách hàng đúng lúc sẽ luôn ghi điểm trong mắt khách hàng của họ, từ đó khả năng chốt đơn hàng, hay đơn giản hơn là trải nghiệm khách hàng về khía cạnh gọi điện sẽ được gia tăng đáng kể.
– Tích hợp CRM (Quản lý mối quan hệ khách hàng): Tổng đài ảo có thể tích hợp với các hệ thống CRM để tự động cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng trong khi đang thực hiện cuộc gọi. Tích hợp CRM với tổng đài ảo có thể gia tăng trải nghiệm khách hàng, đem lại doanh thu cho doanh nghiệp… bạn có thể tham khảo bài viết ”8 cách ứng dụng CRM giúp tăng doanh thu” để tìm hiểu đầy đủ về cách ứng dụng CRM có sự tích hợp của dịch vụ tổng đài ảo.
Với những tính năng trên, dịch vụ tổng đài ảo sẽ giải quyết được các vấn đề “hóc búa” mà doanh nghiệp đang gặp phải:
- Hiệu quả bán hàng thấp: Với nhiều tính năng tự động hỗ trợ nhân viên sales, marketing, năng suất của nhân viên sẽ được tăng cao khi họ không phải làm các tác vụ thủ công. Thay vào đó họ sẽ tập trung vào các đầu việc quan trọng như: tư vấn chốt đơn khách hàng, phân tích đánh giá dữ liệu từ đó đưa ra chiến lược điều chỉnh phù hợp…
- Độ chính xác thông tin thấp: theo nghiên cứu cho thấy, có đến 30% nhân viên nhập sai thông tin khách hàng, gây sai sót trong giao dịch. Khi phải nhập nhiều dữ liệu, nhân viên sẽ không tránh khỏi việc nhập sai dữ liệu. Vì vậy ứng dụng dịch vụ tổng đài ảo có tính năng tự động nhập thông tin khách hàng sẽ giúp nhân viên không phải nhập dữ liệu một cách thủ công để họ có thời gian làm những công việc khác quan trọng hơn.
- Chi phí cao: Chi phí thuê một nhân viên telesales dao động khoảng 9-18 triệu/ tháng, cao hơn so với nhiều quốc gia Đông Nam Á. Nếu doanh nghiệp thuê hàng chục nhân viên telesales chỉ để gọi lọc tìm kiếm nhu cầu khách hàng sẽ rất lãng phí tài nguyên của doanh nghiệp. Khi ứng dụng dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp chỉ cần giữ lại 4-5 nhân viên có trình độ cao để tập trung gọi chốt đơn khách hàng, từ đó gia tăng doanh thu, giảm chi phí cho doanh nghiệp.
Chăm sóc khách hàng tự động
Việc duy trì sự trung thành của khách hàng hiện tại được đánh giá cao hơn so với việc thu hút khách hàng mới do nó tiết kiệm chi phí lên đến 5 lần. Vì lí do này mà nhiều doanh nghiệp đặt sự ưu tiên cao vào việc giữ chân và làm hài lòng khách hàng hiện tại. Hành động này không chỉ gia tăng sự truyền miệng tích cực về thương hiệu đến đối tượng khách hàng mới mà còn giảm bớt chi phí tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Sở hữu một dịch vụ chăm sóc khách hàng xuất sắc không chỉ giữ chân khách hàng mà còn tạo ra mối quan hệ mạnh mẽ. Khách hàng sẽ duy trì sự liên kết với thương hiệu của bạn, làm tăng khả năng họ quay lại. Trong cuộc đua cạnh tranh, giá cả và chất lượng sản phẩm là quan trọng, nhưng khách hàng cũng đánh giá cao sự ổn định và không muốn phải đối mặt với sự thay đổi từ nhà cung cấp. Họ tránh việc dành nhiều thời gian để tìm hiểu lại sản phẩm và thương hiệu do đó, làm cho việc giữ chân họ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Việc sử dụng một công cụ chăm sóc khách hàng sau bán hàng là một biện pháp không thể thiếu hiện nay để duy trì một đội lượng lớn khách hàng trung thành với doanh nghiệp. Thực hiện điều này giúp đảm bảo doanh thu ổn định và giảm áp lực từ sự cạnh tranh.
Nắm bắt được nhu cầu ấy, tổng đài ảo tiên tiến Callbot AI auto call UCALL, là một giải pháp gọi tự động (auto call) sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo để tạo ra hàng nghìn cuộc gọi tự động. Tích hợp khả năng tương tác tự nhiên với khách hàng chỉ với một cú click chuột, UCALL hỗ trợ doanh nghiệp bất động sản telesales thực hiện các chiến lược hiệu quả. Nó không chỉ đáp ứng đầy đủ các chức năng của tổng đài nội bộ, ghi âm và Call Center, mà còn cung cấp khả năng tích hợp mượt mà với CRM – phần mềm quản lý khách hàng của doanh nghiệp.
Bạn có thể tìm hiểu đầy đủ về giải pháp chăm sóc khách hàng tự động tích hợp CRM tại đây: https://blog.ucall.vn/bi-quyet-toi-uu-chi-phi-cham-soc-khach-hang/
Các tính năng nổi bật của dịch vụ tổng đài ảo
Với sự tiên tiến về mặt kỹ thuật, dịch vụ tổng đài ảo có nhiều tình năng vượt trội cho doanh nghiệp như:
- Không giới hạn mở rộng máy nhánh: Hỗ trợ mở rộng nhánh điện thoại với chi phí thấp khi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mở rộng.
- Công nghệ IVR trả lời tự động: Callbot sẽ nghe khách hàng trả lời, từ đó sẽ phản hồi lại bằng cách phát những đoạn ghi âm có sẵn dựa trên từ ngữ mà khách hàng nói.
- Tích hợp mini CRM giúp quản lí và chăm sóc khách hàng: tự động lưu thông tin khách hàng, cuộc gọi, giúp tối đa hóa năng suất làm việc của nhân viên.
- Lọc phễu chăm sóc khách hàng theo thứ tự ưu tiên: lọc những người đã quan tâm, khách hàng chưa ký hợp đồng, đã ký hợp đồng… nhằm đưa ra những chiến lược chăm sóc với từng nhóm người sao cho phù hợp.
- Chuyển hướng cuộc gọi đến số của nhân viên: Chỉ định cuộc gọi đến điện thoại riêng của nhân viên.
- Tự động điều hướng cuộc gọi: phân phối các cuộc gọi đến bộ phận chuyên môn, và đồng thời tiếp nhận, xử lý thông tin, cũng như chia nhỏ đường dây. Đặc biệt, khách hàng có khả năng nhấn nút để trực tiếp kết nối với bộ phận chăm sóc khách hàng mà họ cần.
- Tự động ghi âm cuộc gọi: tất cả cuộc gọi đều được ghi âm lại nhằm đánh giá và đưa ra biện pháp cải thiện phù hợp.
- Nghe gọi đa thiết bị: Tích hợp dễ dàng gọi trên điện thoại, máy tính với chất lượng ổn định.
- Báo cáo số liệu thời gian thực: giúp việc đối chiếu hay báo cáo hàng tháng trở nên đơn giản và tối ưu hơn.
Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tổng đài ảo?
Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tổng đài ảo khi có những yếu tố hoặc nhu cầu cụ thể sau đây:
- Khối lượng cuộc gọi lớn: Nếu doanh nghiệp của bạn đang phải xử lý một lượng lớn cuộc gọi từ khách hàng hoặc đối tác, dịch vụ tổng đài ảo có thể giúp tự động hóa quá trình và tăng cường khả năng xử lý cuộc gọi.
- Hoạt động kinh doanh nhiều chi nhánh: Doanh nghiệp với nhiều chi nhánh hoặc vị trí có thể dùng tổng đài ảo để tự động định tuyến cuộc gọi đến cửa hàng hoặc văn phòng gần nhất.
- Chăm sóc khách hàng: Các doanh nghiệp có sử dụng nhân viên telesales để bán hàng hay chăm sóc khách hàng đều có thể sử dụng dịch vụ tổng đài ảo để tối ưu hóa quy trình và tăng cường hiệu suất.
- Đang trong mùa cao điểm hoặc có sự kiện đặc biệt: Khi có các sự kiện đặc biệt, chương trình khuyến mãi hoặc mùa cao điểm, việc sử dụng dịch vụ tổng đài ảo có thể giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn lượng lưu lượng cuộc gọi đột ngột, đồng thời không phải thuê một lượng lớn nhân sự trong một khoảng thời gian ngắn.
- Tối ưu chi phí và nhân lực: Sử dụng dịch vụ tổng đài ảo giúp tiết kiệm chi phí so với việc duy trì một hệ thống tổng đài truyền thống và giúp giảm áp lực cho nhân lực khi xử lý số lượng lớn cuộc gọi.
- Tích hợp với các phần mềm khác: Nếu doanh nghiệp đã sử dụng các hệ thống CRM hoặc các ứng dụng quản lý khác, tích hợp thêm tổng đài ảo sẽ giúp tối đa hóa quy trình tự động, giúp nhân viên trong công ty không phải làm các tác vụ thủ công, từ đó tập trung làm những phần việc quan trọng hơn.
7 Lý do nên sử dụng dịch vụ tổng đài ảo vào doanh nghiệp
Chi phí
Chi phí sử dụng dịch vụ tổng đài ảo thường thấp hơn nhiều so với tổng đài truyền thống. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp và vừa có nguồn tài chính hạn chế
- Tiết kiệm chi phí phần cứng: Một trong những điểm mạnh của tổng đài ảo là bạn không cần phải đầu tư vào các thiết bị phần cứng đắt tiền thay vì mua và bảo trì máy chủ tổng đài,
- Thanh toán theo dịch vụ: Khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, bạn chỉ cần trả tiền cho mỗi lần thực hiện chiến dịch truyền thông hay những đợt chăm sóc khách hàng mỗi tháng. Điều này giảm đáng kể chi phí và có thêm kinh phí dự phòng.
- Không cần sử dụng dịch vụ bảo trì: Với dịch vụ tổng đài ảo, bạn không cần phải chi trả cho các dịch vụ bảo trì phức tạp và đắt đỏ như với tổng đài truyền thống. Với phương thức truyền thống, chiến dịch của bạn sẽ bị gián đoạn mỗi lần thực hiện bảo trị.
Tích hợp phần mềm
Dịch vụ tổng đài ảo thường linh hoạt và dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau. Điều này thường được thực hiện thông qua các API (Application Programming Interface) và cơ chế tích hợp sẵn có. Với sự hỗ trợ của cộng đồng phát triển phong phú, bạn có thể tùy chỉnh tích hợp để đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường trải nghiệm khách hàng và nâng cao hiệu suất tổng thể.
Ở UCALL, chúng mình có hẳn 1 đội ngũ chuyên viết phần mềm, giúp tích hợp công cụ CRM (quản lý khách hàng) và những phần mềm khác giúp các bạn nhân viên Telesale/Sale quản lý cuộc gọi dễ dàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng
Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của cả tổng đài ảo và tổng đài truyền thống là tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng. Khách hàng luôn mong muốn được tiếp nhận sự trợ giúp nhanh chong, tiện lợi và cá nhân hoá.
Thấu hiểu được nhu cầu này, cả hai tổng đài đều giải quyết bài toán khó khăn này cho các doanh nghiệp. Dưới đây là những cách mà cả hai loại tổng đài đóng góp vào việc tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng:
- Xử lý cuộc gọi một cách nhanh chóng và chính xác: Cả tổng đài ảo và tổng đài truyền thống đều tích hợp các chức năng như định tuyến tự động, bộ lọc cuộc gọi giúp đảm bảo vấn đề của khách hàng được xử lý nhanh chóng và chính xác.
- Đánh giá cuộc gọi: Cả hai tổng đài có khả năng ghi lại cuộc gọi và thu thập dữ liệu về hiệu xuất cuộc gọi thông qua phân tích dữ liệu. Từ đó doanh nghiệp có thể xác định được điểm yếu trong quá trình thực hiện cuộc gọi và cải tiến chất lượng.
- Tư vấn và giải quyết vấn đề: Nhân viên tổng đài được đào tạo để cung cấp những thông tin chi tiết về sản phâm, giúp định hướng khách hàng và giải quyết một cách hiệu quả. Dịch vụ tổng đài ảo đã có sẵn những kịch bản cụ thể giúp giải quyết vấn đề hoặc tư vấn về sản phẩm, dịch vụ một cách nhanh chóng.
Mở rộng doanh nghiệp
Sau một thời gian xây dựng và phát triển, doanh nghiệp của bạn có xu hướng mở rộng quy mô hoạt động. Với dịch vụ tổng đài ảo, bạn dễ dàng linh hoạt giúp bạn mở rộng trong quá trình phát triển doanh nghiệp
- Thêm người dùng một cách nhanh chóng: Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và cần thêm nhân viên hoặc bộ phận mới, dịch vụ tổng đài ảo cho phép bạn thêm người dùng một cách nhanh chóng. Không cần phải đầu tư thêm bất kỳ chi phí nào như phần cứng mới hoặc thay đổi cơ sở hạ tầng phức tạp khi sử dụng tổng đài truyền thống
- Tùy chọn từng gòi: Các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo thường cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt. Bạn có thể dễ dàng nâng cấp gói hoặc thay đổi số lượng người dùng dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Linh hoạt với mô hình kinh doanh: Nếu doanh nghiệp của bạn thường có các mùa cao điểm hoặc biến động theo thời gian, dịch vụ tổng đài ảo là sự lựa chọn linh hoạt. Bạn có thể tăng số lượng người dùng trong thời gian cao điểm và giảm bớt khi cần thiết để tiết kiệm chi phí. Đồng thời, bạn có thể chạy chiến dịch Telesale vào thời điểm bạn mong muốn.
- Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu: So với việc triển khai và mở rộng tổng đài truyền thống, việc mở rộng dịch vụ tổng đài ảo thường tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu đáng kể. Bạn không phải mua phần cứng mới và cấu hình lại toàn bộ hệ thống.
Khả năng thu thập thông tin khách hàng
Tổng đài ảo cho phép bạn thu thập thông tin khách hàng một cách tự động và hiệu quả. Khi chạy chiến dịch, tổng đài ảo sẽ tiếp cận một lúc đến 2000 khách hàng chỉ trong một giờ. Trong suốt quá trình, hệ thống tổng đài ảo có thể ghi lại thông tin quan trọng như tên, số điện thoại, địa chỉ email, và những thông tin quan trọng như nhu cầu, mong muốn, sở thích.
Điều này giúp bạn nắm bắt được xu hướng tiêu dùng và nhu cầu của họ, từ đấy thay đổi chiến dịch để tối ưu hóa hiệu quả chiến dịch. Ngoài ra, bạn dễ dàng có thể nghe lại cuộc đối thoại giữa công cụ AI này với khách hàng để biết rõ hơn về những thông tin quan trọng mà khách hàng cung cấp. Với dịch vụ tổng đài ảo, dễ dàng tiết kiệm thêm chi phí, thời gian và nhân sự nhưng vẫn thu thập được hết những thông tin quan trọng từ khách hàng một cách tự động hóa và chính xác.
Thống Kê Báo Cáo Hiệu Quả Chiến Dịch Telesale
Một phần quan trọng của chiến dịch telesale hiệu quả là khả năng thống kê và đánh giá kết quả. Tổng đài ảo cung cấp những số liệu quan trọng một cách chi tiết, giúp bạn theo dõi và đánh giá hiệu suất của chiến dịch telesale của mình.
Theo dõi cuộc gọi: Bạn có thể xem thông tin chi tiết về mỗi cuộc gọi, bao gồm thời gian cuộc gọi, độ dài cuộc gọi, và kết quả cuộc gọi (chẳng hạn như cuộc gọi thành công, bị từ chối, hoặc không nghe máy). Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về cách cuộc gọi được thực hiện và điều chỉnh chiến lược nếu cần.
Theo dõi kết quả: Tổng đài ảo cung cấp báo cáo về số lượng cuộc gọi thành công, số lượng đơn hàng được tạo ra, và các chỉ số quan trọng khác. Điều này giúp bạn đánh giá hiệu suất của chiến dịch và điều chỉnh chiến lược tiếp thị dựa trên dữ liệu thực tế.
Đánh giá tự động: Nhiều hệ thống tổng đài ảo có tính năng đánh giá cuộc gọi tự động dựa trên các tiêu chí xác định trước. Điều này giúp bạn xác định những cuộc gọi nào có hiệu suất cao và những cuộc gọi nào cần được cải thiện.
Đọc thêm: https://blog.ucall.vn/4-ly-do-nen-lua-chon-phan-mem-tong-dai-ao-ucall/
Lựa chọn dịch vụ tổng đài ảo phù hợp với doanh nghiệp của bạn
Với những lợi ích kể trên, UCALL đem đến dịch vụ tổng đài ảo mang tên Callbot auto call với mục đich giúp cho các chủ doanh nghiệp đến từ mọi ngành nghề có tiết kiệm thời gian và chí phí trong việc tiếp cận lượng lớn khách hàng trong thời gian ngắn. Đây là một bước tiến mới cho các doanh nghiệp tăng khả năng bán hàng, quảng bá sản phẩm, tăng tỉ lệ chuyển đổi trong thời gian ngắn.
Đặc biệt, với đối ngũ chuyên viên xuất sắc, UCALL đem đến cho người dùng những kịch bản telesale, chăm sóc khách hàng, giới thiệu sản phẩm một cách tối ưu. Đồng thời giúp người dùng tích hợp dịch vụ tổng đài ảo vào những phần mềm, công cụ mà doanh nghiệp đang sử dụng hiện nay.
Tạm kết:
Khác xa với tổng đài truyền thống, dịch vụ tổng đài ảo giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lắp đặt, vận hành và bảo chì nhưng vẫn có khả năng tiếp cận lượng lớn khách hàng trong thời gian ngắn. UCALL là đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hiện nay với mong muốn đem đến trải nghiệm tuyệt vời nhất cho doanh nghiệp.
Đăng ký trải nghiệm dùng thử giải pháp Auto callbot trong 7 ngày hoàn toàn miễn phí tại đây.
