Hệ thống Callbot AI đang dần trở thành xu hướng mới, giải pháp hữu hiệu cho các doanh nghiệp thực hiện chủ động tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả, thông qua hàng loạt các cuộc gọi được hệ thống Callbot AI thực hiện đồng thời.
Để có thể tận dụng được những lợi thế mà hệ thống Callbot AI mang lại, ở bài viết này, UCALL sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc chung về khái niệm của hệ thống Callbot AI, tính năng, lợi ích và các điều cần lưu ý trước khi ứng dụng hệ thống Callbot AI trong quá trình triển khai của mình.
Mục lục bài viết
Hệ thống Callbot AI là gì?
Hệ thống Callbot AI là một loại trí tuệ nhân tạo tích hợp trong trung tâm cuộc gọi của doanh nghiệp. Theo McKinsey & Company, 40% các cuộc gọi hiện nay đã được thực hiện thông qua hệ thống Callbot AI.
Như vậy, với sự tích hợp của Al, hệ thống Callbot AI sử dụng kênh liên lạc là giọng nói để tương tác với khách hàng. Điểm khác biệt của hệ thống Callbot AI so với trung tâm cuộc gọi truyền thống là khả năng gọi tự động đồng thời và phản hồi các yêu cầu khách hàng liên tục, nhanh chóng hàng nghìn cuộc gọi, chỉ dựa vào kịch bản có sẵn.
Hệ thống Callbot AI cung cấp trải nghiệm dịch vụ chăm khóc khách hàng liền mạch và hiệu quả bằng cách trả lời các câu hỏi thường gặp, xử lý đặt lịch hẹn, cung cấp thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ và thậm chí hỗ trợ hoàn tất giao dịch.
Cách thức hoạt động của hệ thống Callbot AI
Để có thể thực hiện đồng thời hàng loạt các cuộc gọi, Callbot AI cũng có những công nghệ hỗ trợ đằng sau để thực hiện quy trình xử lý cuộc gọi cụ thể như sau.
Quy trình hoạt động của hệ thống Callbot AI
Trong một cuộc gọi, hệ thống Callbot AI sẽ được thực hiện dựa trên quy trình như sau:
– Hệ thống Callbot AI sẽ ghi nhận và hiểu được ngôn ngữ tự nhiên của con người thông qua hệ thống Natural Language Processing nhằm xác định được vấn đề mà khách hàng đang nói tới. Trong bước này, hệ thống Callbot AI sẽ nhận biết dựa vào một loạt các keyword đã cho sẵn để có thể nhận định từ đó đưa ra được những câu trả lời phù hợp.
– Chuyển kịch bản chữ viết thành giọng nói: Sau khi đã có kịch bản được thiết kế sẵn, hệ thống Callbot AI sẽ chuyển kịch bản đó thành giọng nói để phản hồi các thông tin của khách hàng, tương tác một cách tự nhiên nhất.
– Nhận dạng đồng thời chuyển giọng nói thành văn bản: hệ thống Callbot AI sau khi ghi nhận câu trả lời từ khách hàng sẽ chuyển giọng nói thành văn bản chữ viết. Điều này cũng giúp cho nhân viên dễ dàng theo dõi cuộc gọi cũng như trạng thái khách hàng một cách hiệu quả và chi tiết hơn.
– Hệ thống Callbot AI tại UCALL còn giúp cho các doanh nghiệp có thể tự động nhận định và dán nhãn trạng thái của khách hàng sau khi đã thực hiện cuộc gọi. Trạng thái đó có thể là quan tâm, không quan tâm, phản hồi hoặc không phản hồi. Từ đó, giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng quản lý các cuộc hội thoại hiệu quả hơn.
Các công nghệ hỗ trợ
Để có thể thực hiện được quy trình trên hoàn chỉnh, Callbot cũng có một số các công nghệ đằng sau hỗ trợ như:
– AI voice IVR: Công nghệ IVR sử dụng mô hình nhận dạng giọng nhằm tương tác với khách hàng cũng như hướng dẫn khách hàng thực hiện các thao tác đơn giản với phím bấm trên điện thoại. Với công nghệ IVR truyền thống, theo một khảo sát cho biết có khoảng 70% số khách hàng được giải đáp thắc mắc thành công. Nhưng cùng với sự phát triển của công nghẹ hiện nay, AI voice IVR ra đời và giúp cho chỉ số này đã tăng lên 90% so với trước đó.
– Natural Language Processing (NPL) được hiểu là xử lý ngôn ngữ tự nhiên là một nhánh của AI và khoa học máy tính. Công nghệ này cho phép máy tính có thể hiểu ngôn ngữ và phản hồi ngôn ngữ của con người một cách tự nhiên. Theo một khảo sát cho biết, hầu hết người dùng đã từng tương tác với NLP mà không phát hiện ra. NLP được áp dụng trong một số trợ lý ảo thường thấy như Oracle Digital Assistant (ODA), Siri, Cortana hoặc Alexa.
Đồng thời, hiện nay trên thị trường một số hệ thống callbot AI cũng tích hợp thêm nhiều tính năng khác giúp doanh nghiệp cá nhân hóa trải nghiệm của nhân viên cũng như khách hàng, cụ thể:
– Hệ thống Callbot AI tại UCAL tích hợp hệ thống nhận diện giọng nói theo giới tính. Giúp phân loại giọng nói của khách hàng và tự động chỉnh sửa lời thoại để phản hồi đối tượng tương ứng “anh/ chị”.
– Ngoài ra, UCALL cũng tích hợp một số giọng nói theo vùng miền để phù hợp với từng khu vực thị trường và địa điểm khác nhau của từng doanh nghiệp.
Tính năng chính của hệ thống Callbot AI
Để làm tốt vai trò hỗ trợ các trung tâm cuộc gọi của mình, hệ thống Callbot AI thường tích hợp nhiều tính năng khác nhau. Trong đó, có 3 tính năng nổi bật như dưới đây.
Gọi hàng ngàn cuộc gọi tự động chỉ với 1 click chuột
Một trong những nghiệp vụ chính của dịch vụ telesales là tư vấn và tiếp cận hàng nghìn khách hàng thông qua các cuộc gọi một cách liên tục. Callbot AI tạo ra tới 2000 cuộc gọi tới khách hàng chỉ trong vòng 1 giờ cùng với chi phí vô cùng cạnh tranh. Điều nay tiết kiếm thời gian cũng như công sức rất nhiều cho doanh nghiệp, thậm chí là đối với nhân viên bán hàng.
Một số các phần mềm Callbot AI còn tích hợp thêm một số các tính năng nâng cao khác. Như tại UCALL, Callbot AI giúp doanh nghiệp có thể tích hợp nền tảng tìm kiếm data khách hàng Ulead, hỗ trợ tìm kiếm hàng nghìn khách hàng trên các nền tảng khác nhau, phục vụ doanh nghiệp trong quá trình tiếp cận tới khách hàng tiềm năng.
Hệ thống Callbot AI giao tiếp thông minh
Callbot AI trong quá trình thực hiện các cuộc gọi sẽ nhận diện giọng nói, trả lời tự nhiên theo kịch bản đã được xây dựng từ trước, sử dụng ngôn ngữ đa vùng miền, và giúp phân loại khách hàng tiềm năng nhanh chóng.
Callbot AI còn giúp doanh nghiệp có thể cá nhân hóa cuộc gọi, nhận diện giới tính và cảm ứng giọng nói cho phép khách hàng chen ngang Callbot AI.
Báo cáo thông minh
Hệ thống Callbot AI giúp doanh nghiệp phân tích từng cuộc gọi, dự đoán khách hàng và dán nhãn trạng thái cho từng cuộc hội thoại. Điều này giúp cho nhân viên trong quá trình theo dõi thuận tiện hơn khi có thể quan sát một cách tổng quan toàn bộ cuộc hội thoại mà Callbot AI đã thực hiện.
Giải pháp gọi tự động với Callbot AI có thể giúp doanh nghiệp tự động hệ thống các cuộc gọi đã thực hiện thông qua bản báo cáo theo thời gian thực. Giúp cho doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi cũng như quản lý các khách hàng của mình.
Callbot AI tại UCALL được tích hợp với nền tảng CRM giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý khách hàng quan tâm. Từ đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc chủ động tiếp cận và ưu tiên nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, gia tăng tỉ lệ chuyển đổi khách hàng cho doanh nghiệp.
Lợi ích của hệ thống Callbot AI đối với doanh nghiệp
Với mỗi doanh nghiệp, hệ thống Callbot AI sẽ được sử dụng với những mục đích khác nhau, cụ thể.
Khả năng phản hồi tức thời các yêu cầu khách hàng
Tương tác thông qua hội thoại vẫn là kênh thông tin được khách hàng yêu thích bởi tối ưu hơn về mặt thời thời gian. 83% khách hàng cho biết, họ mong muốn được giải đáp ngay lập tức những thắc mắc của mình. Vì vậy, Callbot AI đem lại rất nhiều những sự hài lòng của khách hàng bởi sự nhanh chóng mà nó đem lại.
Đồng thời, Callbot AI cũng xừ lỷ dữ liệu nhanh hơn so với nhân viên nên chúng cũng giảm đáng kể thời gian chờ đợi của khách hàng và cải thiện hiệu quả nói chung của toàn bộ trung tâm cuộc gọi.
Đem lại trải nghiệm cá nhân hóa cho khách hàng
Theo khảo sát cho biết 59% khách hàng được khảo sát tương tác với chatbot mong đợi dữ liệu của họ sẽ được cá nhân hóa hơn trong tương lai. Như vậy, yếu tố về cá nhân hóa của Callbot AI cũng chiếm được lợi thế nhiều hơn bởi những công nghệ xử lý được tích hợp như nhận dạng giọng nói, nhận diện giới tính…
Đồng thời, khi đã ghi nhận thông tin khách hàng, từ đó nhân viên cũng có thể dễ dàng nhận ra những vấn đề, insights cụ thể hơn nhằm nhanh chóng hỗ trợ vấn đề sau đó thuận tiện hơn.
Giảm thiểu chi phí và tối ưu nguồn lực doanh nghiệp
Với những doanh nghiệp thường xuyên sử dụng kênh hội thoại như một phương thức giúp tiếp cận khách hàng tiềm năng hiệu quả. Hệ thống Callbot AI giúp cho doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình cũng như tối ưu được một số nhiệm vụ khác nhau như: tự động quay số, chủ động giới thiệu dự án, nhắc lịch hẹn…
Các công việc hàng ngày được hệ thống Callbot AI đảm nhận sẽ giúp cho nhân viên có thể dành thời gian cho các công việc khác phức tạp và cần nhiều nguồn lực hơn. Nhờ đó mà cũng giúp cho nhân viên giảm thiểu các áp lực trong quá trình làm việc.
Qua đó, doanh nghiệp cũng có thể tiết kiệm được nguồn lực cần thiết cũng như tối ưu được nguồn chi phí đầu tư cho quá trình vận hành và chi phí nhân lực cho doanh nghiệp.
Làm thế nào để tích hợp hệ thống Callbot AI vào trung tâm cuộc gọi của doanh nghiệp?
Trước tiên, để có thể tích hợp hệ thống Callbot AI vào các trung tâm cuộc gọi của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phải xác định được nhu cầu cũng như mục tiêu sử dụng Callbot AI là gì. Mỗi doanh nghiệp sẽ có mục đích ứng dụng khác nhau, ví dụ: Các doanh nghiệp bán lẻ có thể dùng hệ thống Callbot AI trong quá trình chốt đơn khách hàng, doanh nghiệp về y tế, thẩm mỹ lại có nhiều hơn nhu cầu về nhắc lịch hẹn, hoặc các doanh nghiệp bất động sản, giáo dục lại có nhu cầu sử dụng hệ thống Callbot AI để liên hệ và tiếp cận tệp khách hàng tiềm năng.
Sau khi đã xác định được nhu cầu của doanh nghiệp, việc lựa chọn nhà cung cấp hệ thống Callbot AI là điều vô cùng quan trọng. Callbot AI của bạn cần phải được điều chỉnh phù hợp theo mục đích sử dụng đó. Ngoài ra, việc tích hợp thêm nhiều tính năng để có thể cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng là một trong những điều đáng quan tâm. Doanh nghiệp nên cân nhắc các tính năng bổ sung phù hợp với mục tiêu ban đầu của mình.
Tại UCALL, hệ thống Callbot AI được sử dụng có thể giúp cho doanh nghiệp thực hiện những thao tác gọi tự động dễ dàng với đội ngũ hội trợ viên nhiệt tình. Các tính năng về cá nhân hóa, phân biệt giới tính và cảm ứng chen ngang đều có thể được thực hiện trong cùng một cuộc gọi. Ngoài ra, giải pháp Callbot AI tại UCALL cũng sẽ kết hợp với các dịch vụ như tổng đài ảo tích hợp CRM cho những khách hàng có nhu cầu, giúp cho doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quá trình quản lý khách hàng, tối ưu được quy trình vận hành cho doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
1. Hệ thống Callbot AI là gì và khác gì so với tổng đài truyền thống?
Callbot AI là công nghệ trí tuệ nhân tạo giúp doanh nghiệp thực hiện hàng loạt cuộc gọi tự động cùng lúc, sử dụng giọng nói để tương tác tự nhiên với khách hàng. Khác với tổng đài truyền thống, Callbot AI có thể phản hồi hàng nghìn cuộc gọi theo kịch bản có sẵn mà không cần sự can thiệp trực tiếp của con người.
2. Hệ thống Callbot AI hoạt động như thế nào trong mỗi cuộc gọi?
Callbot AI thực hiện cuộc gọi dựa trên các bước: nhận diện giọng nói khách hàng (NLP), chuyển đổi kịch bản chữ viết thành giọng nói, hiểu và phản hồi thông tin, chuyển đổi giọng nói thành văn bản để lưu trữ, và gán nhãn trạng thái khách hàng như “quan tâm” hay “không phản hồi”.
3. Lợi ích của hệ thống Callbot AI đối với doanh nghiệp là gì?
Hệ thống Callbot AI giúp doanh nghiệp:
-
Tiếp cận hàng nghìn khách hàng chỉ trong vài giờ.
-
Cá nhân hóa trải nghiệm với nhận diện giới tính, vùng miền.
-
Giảm chi phí vận hành và tối ưu nguồn lực nhân sự.
-
Cải thiện thời gian phản hồi và sự hài lòng của khách hàng.
-
Tự động báo cáo, phân tích cuộc gọi và theo dõi tiến độ.
4. Làm thế nào để tích hợp hệ thống Callbot AI vào hệ thống doanh nghiệp?
Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu sử dụng Callbot AI, lựa chọn nhà cung cấp uy tín như UCALL để được hỗ trợ triển khai và cá nhân hóa hệ thống. UCALL còn tích hợp CRM, tổng đài ảo và đội ngũ hỗ trợ để giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả ngay từ đầu.
Tạm kết
Callbot AI tồn tại như một giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề về tối ưu chi phí, quy trình vận hành cho doanh nghiệp. Đồng thời, là một giải pháp giúp giải phóng nguồn lực, giúp nhân viên dành thời gian cho những công việc phức tạp hơn.
UCALL là đơn vị cung cấp giải pháp Callbot AI đem tới những chính sách rõ ràng, bảo mật, giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao báo cáo và tiến độ hàng ngày của trung tâm cuộc gọi. Hãy thử nghiệm hệ thống Callbot AI của UCALL ngay hôm nay!
Thông tin liên hệ
Phòng Kinh doanh: 0249 9999 468
Website: https://ucall.vn
Email: contact@ucall.asia
Phương Thảo là một trong những người tiên phong trong việc áp dụng công nghệ AI vào tổng đài ảo, mang lại những giải pháp đột phá, tiết kiệm chi phí và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
