Với sự phát triển của các thiết bị hiện đại, có nhiều giải pháp dành cho nhân viên bán hàng xuất hiện. Auto Dialer là một trong những phần mềm cho phép tối ưu hóa thời gian thực hiện những thao tác lặp lại đơn giản của telesale nhưng đem lại hiệu quả đáng kể.
Hãy cùng UCALL tìm hiểu về auto dialer là gì cũng như 4 loại auto dialer thường gặp ở bài viết dưới đây nhé.
Auto Dialer là gì?
Auto Dialer là một giải pháp của tổng đài. Auto Dialer cho phép tự động quay số gọi đến số điện thoại khách hàng. Từ đó, nhân viên tổng đài có thể trực tiếp kết nối với khách hàng sau khi cuộc gọi được phản hồi.
Việc tự động hóa một phần công việc giúp các tư vấn viên giải phóng được rất nhiều thời gian thực hiện các thao tác lặp lại đơn giản. Thúc đẩy quá trình thực hiện số lượng lớn các cuộc gọi đến khách hàng.
Quay số tự động được áp dụng nhiều trong các mục đích khác nhau như giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ, nhắc lịch hẹn, nhắc thanh toán… Từ đó, tư vấn viên có thể dễ dàng tập trung vào nội dung truyền tải thông điệp tới khách hàng một cách nhanh chóng.
Những lợi ích khi lựa chọn sử dụng auto dialer cho doanh nghiệp
Auto Dialers là một trong những tính năng được tích hợp vào các phần mềm tổng đài, giúp cho doanh nghiệp tối ưu được thời gian dành cho các thao tác lặp lại như bấm số thủ công, thời gian chờ khi khách hàng không phản hồi, cải thiện chất lượng cuộc gọi.
Phát hiện số không hiệu quả
Công nghệ auto dialer có thể cho tư vấn viên biết khi nào một số điện thoại trong danh sách của doanh nghiệp là tiềm năng. Phát hiện số điện thoại không hiệu quả là một trong những giải pháp tiết kiệm thời gian rất lớn cho các nhân viên bán hàng.
Tư vấn viên hoàn toàn không cần xóa số điện thoại khỏi danh sách khách hàng nhưng vấn có thể tận dụng thời gian tốt hơn cho những khách hàng tiềm năng khác trong cùng một thời điểm.
Khả năng tích hợp
Auto dialer có thể tích hợp với nhiều phần mềm khác quản lý thông tin liên hệ của khách hàng, ví dụ: giải pháp quản lý quan hệ khách hàng (CRM), Callbot gọi tự động… Giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng tự động tiếp cận khách hàng cũng như dễ dàng theo dõi dữ liệu khách hàng bao gồm hành trình khách hàng, tương tác hay thông tin khách hàng.
Callbot AI là một trong những giải pháp phù hợp khi tích hợp với auto dialer, giúp tự động hóa một phần công việc của telesales. Callbot AI có thể tự động gọi điện giới thiệu và trả lời các câu hỏi theo kịch bản trước khi kết nối khách hàng quan tâm đến tư vấn viên để chăm sóc khách hàng chuyên sâu hơn.
Liên hệ UCALL để được tư vấn ngay về giải pháp Callbot AI gọi tự động tại đây: UCALL
Quản lý danh sách liên lạc
Auto Dialer có khả năng quản lý danh sách liên hệ khách hàng bao gồm toàn bộ các phân khúc khách hàng. Nhân viên tư vấn hoàn toàn có thể tải các danh sách khách hàng từ những cơ sở dữ liệu khác lên hệ thống auto dialer để liên lạc với khách hàng nhanh chóng.
Trong trường hợp, Auto Dialer có tích hợp với các hệ thống khác như Callbot AI, tư vấn viên còn có thể tự động thực hiện các cuộc gọi theo những liên hệ khách hàng đã tải lên, lựa chọn kịch bản, lựa chọn khung giờ liên hệ
Kiểm soát và ghi âm cuộc gọi
Tính năng kiểm soát cuộc gọi và ghi âm được tích hợp vào auto dialer giúp đảm bảo chất lượng cuộc gọi của doanh nghiệp tới các khách hàng tiềm năng. Điều này giúp cho những người quản lý dễ dàng kiểm soát công việc của đội ngũ nhân viên một cách dễ dàng.
Việc ghi âm toàn bộ cuộc gọi cũng giúp doanh nghiệp ghi lại toàn bộ những thông tin về tương tác, hành trình khách hàng từ đó có thể nghiên cứu thêm về những dữ liệu có được.
Auto Dialer lên lịch gọi lại
Việc tư vấn viên không thể thành công liên lạc với tất cả danh sách khách hàng từ lần thử đầu tiên là điều dễ hiểu. Auto Dialer sẽ nắm bắt được điều đó và giải quyết bằng cách lên lịch theo dõi hoặc gọi lại danh sách những khách hàng chưa phản hồi.
Auto Dialer sẽ thêm những người này vào danh sách gọi lại giúp bạn kiểm soát, tìm hiểu hành trình của họ. Sau đó, nhân viên bán hàng sẽ có thể kết nội lại với họ, gia tăng cơ hội và khả năng giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ tới họ.
Cách thức hoạt động của Auto Dialer
Chức năng của Auto Dialer là tải lên danh sách các số điện thoại và tự động quay số. Hệ thống auto dialer xác định thời điểm cuộc gọi được trả lời và chuyển hướng cuộc gọi một cách phù hợp tới tổng đài viên trực tiếp hoặc thông qua callbot AI.
Các thành phần chính của chiến dịch Auto Dialer bao gồm:
- Auto Dialer software: Ứng dụng trung tâm xử lý quy trình quay số, tích hợp với các hệ thống khác VD: CRM và cung cấp thông tin phân tích chuyên sâu
- Voice Modem: Cho phép máy tính truyền dữ liệu giọng nói qua đường dây điện thoại, rất quan trọng cho các cuộc gọi cần tương tác bằng giọng nói
- VoIP hoặc Telephone Line: Một phương pháp kết nối cho các cuộc gọi đi, trong đó VoIP phổ biến hơn trong các thiết lập hiện đại do tính linh hoạt và hiệu quả về chi phí
4 kiểu auto dialer thường gặp
Auto Dialer hoạt động với nhiều loại khác nhau trong phần mềm telesale, phụ thuộc vào nhu cầu của các doanh nghiệp khi vận hành các nhóm telesales.
Preview dialer
Ở chiến dịch quay số Preview, hệ thống sẽ hiển thị liên hệ khách hàng hàng trước để nhân viên bán hàng tìm hiểu, quyết định có nên thực hiện cuộc gọi hay không. Khi đó, nhân viên bán hàng cũng có một khoảng thời gian xem trước khách hàng trước khi thực hiện cuộc gọi.
Preview dialer cho phép tư vấn viên có thời gian tìm hiểu thông tin khách hàng, lựa chọn kịch bản phù hợp. Từ đó, cuộc gọi tới khách hàng cũng được cá nhân hóa hiệu quả hơn. Mặc dù, điều này cũng khiến cho các cuộc gọi mất nhiều thời gian hơn.
Preview Dialer phù hợp với các chiến dịch giới thiệu sản phẩm có giá trị cao, cần tư vấn chuyên sâu hoặc các chiến dịch chăm sóc khách hàng hiện có của doanh nghiệp đòi hỏi cá nhân hóa hành trình khách hàng.
Progressive Dialer
Quay số Progressive Dialer là giải pháp rút gọn thời gian chờ giữa các cuộc gọi, khi hệ thống quay số cho phép tự động thực hiện cuộc gọi ngay khi nhân viên bán hàng đã hoàn thiện cuộc gọi trước đó.
Phương thức auto dialer này giúp cho nhân viên giảm thiểu thời gian đáng kể, gia tăng số lượng cuộc gọi được thực hiện nhưng đòi hỏi nhân viên cần thực hiện phần nghiên cứu về khách hàng cũng như nắm chắc kịch bản trước đó.
Progressive Dialer là auto dialer hướng tới các chiến dịch telesales với số lượng khách lớn nhưng vấn cần đảm bảo chất lượng tư vấn cá nhân hóa từng cuộc gọi. Dịch vụ chăm sóc khách hàng đòi hỏi tư vấn viên cần xử lý data với tốc độ lớn.
Predictive Dialer
Quay số Predictive Dialer là phương pháp quay số tự động tối ưu nhất khi có thể thực hiện đồng thời nhiều cuộc gọi cùng lúc dựa trên khả năng dự đoán. Tính năng predictive của hệ thống auto dialer này phụ thuộc vào các yếu tố như:
- Số lượng nhân viên sẵn sàng tiếp nhận cuộc gọi ở cùng thời điểm
- Số cuộc gọi được khách hàng nghe máy trong 30 phút gần nhất
- Độ dài trung bình các cuộc gọi trong vòng 30 phút gần nhất
- Tỷ lệ các cuộc gọi nhỡ tối đa được cấu hình trong chiến dịch
Giải pháp này giúp tối ưu thời gian chờ các cuộc gọi không nhấc máy, chỉ kết nối với nhân viên khi khách hàng thực sự bắt máy. Từ đó, hiệu suất nhân viên cũng sẽ được cải thiện đáng kể.
Tuy nhiên, predictive dialer có thể khiến các nhân viên không có nhiều thời gian nghiên cứu về khách hàng dẫn tới thiếu cá nhân hóa nếu không được kiểm soát một cách cẩn thận và hiệu quả.
Chiến dịch auto dialer này phù hợp với những doanh nghiệp có đội ngũ telesale với nhiều nhân viên. Cần thực hiện lượng lớn các cuộc gọi trong thời gian ngắn, chiến dịch đơn giản không cần tương tác sâu như nhắc lịch, thanh toán tiền, xác nhận đơn hàng…
Hybrid Dialer
Hybrid Dialer là auto dialer mà ở đó có sự kết hợp giữa Predictive khi tích hợp cùng Callbot AI giúp tối ưu thời gian, trải nghiệm của cả nhân viên bán hàng và khách hàng.
Hybrid Dialer hoạt động như sau:
- Tự động quay số nhiều điện thoại cùng một lúc tương tự Predictive dựa trên số nhân viên sẵn có, số cuộc gọi thực hiện, độ dài trung bình và tỷ lệ cuộc gọi
- Sau khi khách hàng nhấc máy, thay vì tư vấn viên tiếp nhận cuộc gọi thì Hybrid Dialer sẽ chuyển khách hàng tơi Callbot AI nghe máy theo kịch bản
- Trường hợp Callbot AI xác định khách hàng có nhu cầu hoặc cần tư vấn kỹ hơn, cuộc gọi sẽ được kết nối với tư vấn viên có sẵn.
Callbot AI hoạt động như một người trợ lý ảo trong auto dialer, với những nhiệm vụ sau:
- Giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ của chiến dịch
- Thu thập thông tin khách hàng
- Trả lời những thông tin cơ bản
- Sàng lọc, đánh giá mức độ quan tâm của khách hàng
- Ghi nhận, báo cáo cuộc gọi và toàn bộ chiến dịch
Hybrid Dialer được coi là chiến dịch tối ưu nhất, phù hợp với nhiều mục đích telesales như quảng cáo sản phẩm, ra mắt các dự án bất động sản/ tài chính mới, khảo sát thị trường, nhắc lịch thanh toán, lịch hẹn…
Những câu hỏi thường gặp về auto dialer
Để hiểu rõ hơn về auto dialer, hãy cùng UCALL điểm qua một số câu hỏi mà các doanh nghiệp thường đặt ra trước khi ứng dụng auto dialer cho đội ngũ telesales của mình nhé.
Auto Dialer là gì?
Ngược lại với việc gọi thủ công (quay số thủ công) khi các nhân viên tổng đài bắt đầu các cuộc gọi đi bằng cách quay số thủ công từng số một từ danh sách liên lạc, hệ thống auto dialer (quay số tự động) cho phép các nhân viên tự động quay số danh sách các số.
Với tính năng auto dialer, các nhân viên có thể thực hiện hàng trăm hoặc hàng nghìn cuộc gọi tự động cùng một lúc để tiếp cận khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng. Các nhóm bán hàng có thể sử dụng tính năng gọi tự động hiệu quả khi chạy các chiến dịch tiếp thị đi.
Auto Dialer hoạt động như thế nào?
Đúng với tên gọi của nó, auto dialer tự động quay số đến một số liên lạc, loại bỏ nhu cầu quay số thủ công. Sau khi số được quay, hệ thống quay số tự động có thể xác định xem cuộc gọi có được trả lời bởi máy trả lời tự động, được một người thực sự nhấc máy hay đường dây đang bận.
Sau khi máy dò giọng nói nhận ra ai đã trả lời cuộc gọi, nó sẽ chuyển cuộc gọi đến một tổng đài viên có sẵn, cung cấp một menu các tùy chọn cho người trả lời, phát một tin nhắn được ghi âm trước hoặc để lại thư thoại.
Làm thế nào để thiết lập auto dialer?
Thiết lập quay số tự động đòi hỏi phải có máy tính, đường dây điện thoại (thường hoặc VoIP), modem thoại và phần mềm quay số tự động. Để phần mềm quay số tự động hoạt động, bạn cần tải lên cơ sở dữ liệu liên lạc của mình, thiết lập luồng cuộc gọi và chỉ định các tổng đài viên.
Dựa trên loại trình quay số tự động bạn sử dụng (trình quay số dự đoán, trình quay số tự động, trình quay số xem trước, trình quay số lũy tiến), hệ thống có thể được cấu hình về cách phản hồi trong nhiều tình huống khác nhau (chẳng hạn như nếu có tín hiệu bận, nếu có người trả lời hoặc máy trả lời tự động bắt máy, v.v.).
Sự khác biệt giữa predictive dialer và quay số thủ công là gì?
Cả trình quay số dự đoán và thủ công đều tự động hóa cuộc gọi đi trong các trung tâm cuộc gọi. Trình quay số tự động tuần tự quay số các số được đặt trước và có thể phát tin nhắn hoặc kết nối với một tổng đài viên trực tiếp khi trả lời.
Trong khi đó, trình quay số dự đoán sử dụng thuật toán để quay nhiều số cùng lúc, liên kết các cuộc gọi đã trả lời với các tổng đài viên có sẵn, tối ưu hóa hiệu quả của tổng đài bằng cách giảm thời gian nhàn rỗi.
Kết luận
UCALL cung cấp giải pháp Auto Telesale giúp tổng đài viên tiết kiệm thời gian gọi điện lọc khách hàng quan tâm. Với sự phát triển nhanh chóng của các thiết bị công nghệ, Auto Telesale là một trong những phương pháp thiết yếu giúp tăng năng suất hoạt động đáng kể của doanh nghiệp.
Liên hệ UCALL ngay hôm nay để được trải nghiệm 15 ngày dùng thử miễn phí phần mềm Auto Call của UCALL không giới hạn tính năng TẠI ĐÂY
