Đối với doanh nghiệp nói chung và nhân viên sales nói riêng, tối ưu thời gian chính là chìa khóa giải quyết các áp lực tiếp cận khách hàng và thực hiện cuộc gọi bán hàng. Vì vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng Tổng đài ảo để quản lý và tương tác với khách hàng. Được biết đến với khả năng linh hoạt và tích hợp, tổng đài ảo đã giúp họ tiếp cận và phục vụ khách hàng một cách hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, để tận dụng toàn bộ tiềm năng của tổng đài ảo và đảm bảo tỷ lệ nhấc máy cao khi mỗi cuộc gọi đi sẽ có người nhấc máy và quan tâm, phần mềm Predictive Dialer đã trở thành một yếu tố quyết định. Phần mềm Predictive Dialer là gì? Những loại chiến dịch nào cần dùng Predictive Dialer?
Cùng UCALL tìm hiểu ngay và cũng như hướng dẫn bạn cách thiết lập chiến dịch Predictive Dialer nhé!
Mục lục bài viết
Predictive Dialer là gì?
Predictive Dialer (trình quay số dự đoán hay phần mềm quay số dự đoán) là một công cụ phổ biến của tổng đài gọi ra tự động, được dùng trong quản lý cuộc gọi hàng loạt bằng cách tự động gọi đi các số điện thoại và kết nối cuộc gọi khi có người trả lời.
Điều đặc biệt về Predictive Dialer là ở chỗ: nếu hệ thống Tổng đài gọi tự động chịu trách nhiệm quay số liên tục và phân phối các cuộc gọi đến cho nhân viên, thì tính năng Predictive Dialing sẽ sử dụng thuật toán dự đoán đảm bảo cuộc gọi được thực hiện vào đúng thời điểm phù hợp. Tổng đài viên không phải nghe thư thoại từ các cuộc gọi không nghe máy.
Từ đó bộ gọi quay số dự đoán tối ưu thời gian chờ gọi của nhân viên, tăng tỷ lệ nhấc máy và năng suất bán hàng. Predictive Dialer thường được sử dụng trong các lĩnh vực như chăm sóc khách hàng, tiếp thị điện thoại, thu nợ và các hoạt động liên quan đến cuộc gọi điện thoại hàng loạt để cải thiện hiệu suất và hiệu quả của quy trình cuộc gọi.
Phần mềm Predictive Dialer hoạt động như thế nào?
Trình quay số dự đoán dựa vào số liệu cuộc gọi và thuật toán do AI cung cấp để dự báo tình trạng sẵn sàng của tổng đài viên và điều chỉnh tần suất quay số theo thời gian thực. Ví dụ: nếu trung tâm cuộc gọi trở nên quá tải và không có ai sẵn sàng nhận cuộc gọi, trình quay số dự đoán sẽ tạm thời làm chậm tần số. Mặt khác, nếu có ít khách hàng trả lời hơn dự kiến, trình quay số sẽ tăng tần suất quay số
Trình quay số dự đoán dự đoán khi nào nhân viên của bạn sẵn sàng gọi, điều chỉnh tần suất quay số và quay nhiều số cùng một lúc, và loại bỏ khoảng cách giữa thời điểm tổng đài gác máy và cuộc gọi tiếp theo sẵn sàng. Mục đích cốt yếu chính là để tối đa hóa năng suất của đại lý, cho phép họ dành nhiều thời gian hơn để nói chuyện với khách hàng tiềm năng và khách hàng, thay vì chờ ai đó nhấc máy.
Đây chính là điểm khác biệt chính giữa Predictive Dialer và các phần mềm quay số tự động khác, chẳng hạn như trình quay số tự động (Auto dialer), trình quay số xem trước (Preview dialer), trình quay số lũy tiến (Progressive dialer) vv..
Đọc thêm: Cách Kết Hợp Tổng Đài Ảo Vào Chiến Lược Marketing Cho Doanh Nghiệp
Lợi ích của phần mềm Predictive Dialer
Sử dụng Predictive Dialer mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng và tiếp thị. Dưới đây là một số lợi ích chính của Predictive Dialer đối với doanh nghiệp:
- Tăng Hiệu Suất Cuộc Gọi: Predictive Dialer sử dụng thuật toán để dự đoán thời điểm tốt nhất để gọi. Điều này giúp tăng tỷ lệ cuộc gọi thành công và giảm thời gian không cần thiết mà nhân viên cuộc gọi phải chờ đợi.
- Tiết Kiệm Thời Gian và Nguồn Lực: Predictive Dialer tự động thực hiện cuộc gọi hàng loạt mà không cần sự can thiệp của nhân viên cuộc gọi. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức của họ, cho phép họ tập trung vào các cuộc gọi thực sự quan trọng.
- Xác Định Khách Hàng Tiềm Năng: Predictive Dialer có khả năng phân loại và xác định khách hàng tiềm năng dựa trên các tiêu chí cụ thể. Điều này giúp tập trung vào những khách hàng có khả năng cao để tạo cơ hội bán hàng.
- Tối Ưu Hóa Lịch Cuộc Gọi: Công cụ này có khả năng xác định thời gian tốt nhất để gọi vào một ngày cụ thể hoặc một khoảng thời gian trong ngày. Điều này giúp tối ưu hóa tỷ lệ thành công của cuộc gọi và đảm bảo rằng nhân viên cuộc gọi tập trung vào việc gọi khi khách hàng có thể trả lời.
- Theo Dõi và Báo Cáo Hiệu Suất Nhanh Chóng: Predictive Dialer cung cấp các công cụ theo dõi và báo cáo chi tiết về chiến dịch tiếp thị. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi tỷ lệ thành công, đánh giá hiệu suất của nhân viên cuộc gọi và điều chỉnh chiến dịch một cách hiệu quả.
- Cải Thiện Trải Nghiệm Khách Hàng: Predictive Dialer có thể tích hợp với hệ thống CRM để cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng trong thời gian thực. Điều này giúp nhân viên cuộc gọi cung cấp thông tin cá nhân hóa và tương tác hiệu quả hơn với khách hàng.
Top 5 loại chiến dịch bán hàng thường dùng công cụ Predictive Dialer
Với sức mạnh của Predictive Dialer, UCALL đã tổng hợp top 5 những chiến dịch bán hàng thường được doanh nghiệp ngày nay ứng dụng trình quay số dự đoán tự động để gia tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh dưới đây:
Chiến dịch tiếp thị sản phẩm và dịch vụ
Dựa vào data khách hàng tiềm năng, phần mềm quay số dự đoán Predictive Dialer sẽ quay số liên tục và cho phép giúp nhân viên nhanh chóng tiếp cận khách hàng để chủ động tiếp thị, giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ, tạo mối quan hệ với khách hàng, giải đáp thắc mắc liên quan như về giá, chính sách bán hàng, vv. và ra đơn.
Phần mềm Predictive Dialer giúp nhân viên sales loại bỏ thao tác bấm số thủ công, từ đó tập trung vào việc quan trọng hơn. Công cụ này cũng tạo ra nhiều cơ hội bán hàng hơn, đặc biệt trong việc liên hệ với những khách hàng tiềm năng mà trước đây có thể đã bị bỏ lỡ.
Ngoài ra, Predictive Dialer có thể tích hợp với các hệ thống CRM (Quản lý mối quan hệ khách hàng) để cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng trong thời gian thực. Điều này giúp nhân viên cuộc gọi cung cấp thông tin cá nhân hóa và tương tác hiệu quả hơn với khách hàng.
Chiến dịch Lead Generation
Sau khi có danh sách khách hàng quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ, công ty bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm Predictive Dialer quay số dự đoán để chuyển đổi những khách hàng tiềm năng đó từ cân nhắc sang hành động, và gia tăng doanh số bán hàng. Bạn có thể tích hợp phần mềm Predictive Dialer quay số dự đoán với CRM để tự động quay số khách hàng tiềm năng và kết nối họ với các nhân viên, và quản lý chất lượng cuộc gọi, và hiệu quả bán hàng dễ dàng.
Chiến dịch chăm sóc khách hàng
Ngoài việc ứng dụng Predictive Dialer vào tiếp thị sản phẩm, để tạo sự kết nối sâu sắc với khách hàng sau mua, nhiều doanh nghiệp nhìn thấy ứng dụng của Predictive Dialer trong việc chăm sóc khách hàng.
Ứng dụng phần mềm Predictive Dialer vào chiến dịch chăm sóc khách hàng không chỉ là một xu hướng, mà còn là một cách hiệu quả để thực hiện nhiều hình thức chăm sóc khác nhau: như gọi nhắc lịch hẹn thanh toán, gọi khảo sát, đến giới thiệu chương trình ưu đãi hấp dẫn.
Nhắc lịch hẹn thanh toán
Các trung tâm cuộc gọi thường được dùng để thu hồi các khoản chưa thanh toán từ khách hàng. Danh sách khách hàng của bạn càng lớn thì phần mềm quay số dự đoán Predictive Dialer càng trở nên cần thiết hơn. Nâng cấp từ quay số thủ công lên quay số đoán trước và bạn có thể tiếp cận nhiều người hơn và thu hồi được các hóa đơn, khoản thu đó.
Khảo sát qua điện thoại
Cho dù bạn đang thực hiện nghiên cứu thị trường, làm việc cho một tổ chức hay chỉ đơn giản là cố gắng đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng thì khảo sát là chiến dịch sử dụng Predictive Dialer phổ biến đối với các doanh nghiệp.
Với chiến dịch khảo sát qua điện thoại, bạn đang cố gắng tiếp cận số lượng người lớn nhất có thể để có được ý kiến, phản hồi, nắm được insight, nhu cầu của khách hàng để có thể phát triển sản phẩm phù hợp, hay cải thiện chất lượng dịch vụ dựa trên dữ liệu thu thập được. Vì vậy, sẽ rất hợp lý nếu bạn tối đa hóa năng suất của đại lý bằng phần mềm quay số dự đoán Predictive Dialer.
Giới thiệu chương trình ưu đãi, tri ân khách hàng
Việc doanh nghiệp sử dụng phần mềm Predictive Dialer để giới thiệu chương trình ưu đãi và tri ân khách hàng là một chiến lược thông minh để xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với cơ sở khách hàng hiện tại.
Khi sử dụng công cụ này, doanh nghiệp có thể giới thiệu về chương trình khuyến mãi, chương trình affiliate giới thiệu bạn bè, mời đến buổi tiệc tri ân, gọi chúc mừng sinh nhật, hay cung cấp sản phẩm tùy chỉnh dựa theo nhu cầu riêng của khách hàng.
Phần mềm Predictive Dialer giúp nhân viên cá nhân hóa cuộc gọi, dự đoán thời gian gọi thích hợp, từ đó tạo sự kết nối sâu sắc giữa doanh nghiệp và khách hàng, tạo lòng trung thành và sự hài lòng.
Đọc thêm: Bí quyết tạo chương trình Khuyến Mãi: Nổi bật so với đối thủ 2023
Cách thiết lập chiến dịch Predictive Dialer bùng nổ doanh thu
Bạn đã sẵn sàng tăng năng suất của nhân viên và tỷ lệ nhấc máy của mình chưa? Hãy làm theo 6 bước mà UCALL mách bạn dưới đây để thiết lập hiệu quả chiến dịch quay số dự đoán của bạn.
Bước 1: Chọn mục tiêu cho chiến dịch Predictive Dialer của bạn
Thành công luôn bắt đầu với một mục tiêu rõ ràng. Vậy bạn muốn gì từ chiến dịch Predictive Dialer của mình? Mục tiêu của bạn là meeting thành công với khách hàng? Thực hiện nghiên cứu thị trường với đối tượng mục tiêu? Hay biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng?
Hãy viết ra mục tiêu của bạn. Và hãy nhớ, mục tiêu tốt là mục tiêu dựa theo cấu trúc SMART: Cụ thể (Sepcific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Attainable), Thực tế (Realistic) và Kịp thời (Timing).
Ví dụ: Sau khi triển khai chiến dịch Predictive Dialer, tôi muốn đội sales giới thiệu sản phẩm ABC được với hơn 1,500 Khách hàng trong 1 ngày làm việc và thu về 300 leads chất lượng trong ngày hôm đó. Lead chất lượng là lead quan tâm đến sản phẩm.
Bước 2: Lọc ra danh sách cuộc gọi chất lượng
Bạn muốn thực sự nâng cao hiệu quả mà bạn có thể tận hưởng từ chiến dịch quay số dự đoán? Hãy phân lọc lần nữa danh sách của bạn trước khi nhập vào phần mềm Predictive Dialer. Loại bỏ thông tin liên hệ trùng lặp, lỗi thời hoặc không đầy đủ.
Bạn cũng có thể xem xét phân loại danh sách của mình theo thông tin cá nhân, ngành hàng, vị trí hoặc đặc điểm nhân khẩu học khác. Sau khi danh sách đã được dọn sạch, bạn có thể nhập nó vào phần mềm quay số dự đoán.
Bước 3: Sử dụng đầu số gọi phù hợp
Quyết định dùng đầu số tổng đài (hay còn gọi là đầu số điện thoại tổng đài) hay đầu số riêng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm kích thước và mục tiêu của doanh nghiệp, chiến dịch tiếp thị cụ thể và yêu cầu kỹ thuật.
Đầu số tổng đài giúp doanh nghiệp bảo mật riêng tư, theo dõi và quản lý hiệu suất các cuộc gọi, tích hợp đa kênh, dễ dàng nhận diện, tăng sự chuyên nghiệp. Đầu số riêng tạo sự cá nhân hóa, tích hợp từng phần, kiểm soát chi phí, tốt hơn. Hãy xem xét ngân sách và nhu cầu của bạn để đưa ra quyết định phù hợp nhất cho chiến dịch tiếp thị và tương tác với khách hàng của bạn.
Lưu ý: Tránh để các số gọi đi của bạn bị gắn cờ là sim rác hay đầu số rác. Điều này có thể xảy ra khi bạn thực hiện quá nhiều cuộc gọi từ cùng một số.
Bước 4: Chuẩn bị trước kịch bản telesales bán hàng
Chuẩn bị trước kịch bản telesales trước khi triển khai chiến dịch Predictive Dialer là một bước quan trọng để đảm bảo cuộc gọi điện thoại đạt được mục tiêu của bạn và tạo ấn tượng tích cực với khách hàng. Để tận dụng tối đa tiềm năng của công cụ Predictive Dialer này, kịch bản telesales cần được chuẩn bị trước để đảm bảo mỗi cuộc gọi được thực hiện hiệu quả và theo mục tiêu để tạo nhiều cơ hội bán hàng trong một thời gian ngắn.
Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị trước các tình huống xử lý từ chối, và chuẩn bị các câu trả lời thường gặp cơ bản về sản phẩm như về Giá, Vị trí, Thời gian, Lợi ích, vv. để giải đáp trơn tru, không bị bất ngờ. Bởi lẽ, khi bạn sử dụng Predictive Dialer, mỗi cuộc gọi có giá trị cao hơn. Vì vậy, Chuẩn bị kịch bản trước giúp bạn tận dụng tối ưu thời gian gọi và giảm bớt thời gian lãng phí.
Đọc thêm: Cách xây dựng kịch bản gọi tự động Auto call cho mọi ngành dịch vụ 2023
Bước 5: Tận dụng các kênh tiếp thị khác
Việc liên kết chiến dịch gọi đi với các kênh tiếp thị khác có thể tăng tỷ lệ thành công của bạn. Khách hàng càng quen thuộc với thương hiệu và tuyên bố giá trị của bạn thì họ càng có nhiều khả năng trả lời cuộc gọi của bạn — hoặc liên hệ lại cho bạn nếu họ nhớ bạn.
Nếu bạn có địa chỉ email của khách hàng trong hệ thống CRM, hãy đẩy mạnh chiến dịch email. Đối với các chiến dịch nâng cao nhận thức, bạn cũng có thể đăng thông tin liên quan trên các kênh xã hội của mình để thu hút những người đã theo dõi bạn.
Bướ 6: Sử dụng Dữ liệu Phân tích để cải thiện chiến dịch Predictive Dialer
Trình quay số dự đoán Predictive Dialer sử dụng trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa năng suất của tổng đài viên và thời gian gọi được kết nối. Predictive Dialer được thiết kế để hoạt động hiệu quả và tối đa hóa hiệu suất, nhưng vẫn cần phải chú ý theo dõi.
Xác định số liệu bạn muốn theo dõi cho chiến dịch của mình và sau đó theo dõi KPI trong phân tích trung tâm cuộc gọi của bạn, chẳng hạn như:
Tổng số cuộc gọi thực hiện trong X thời gian gần đây
Thời gian gọi trung bình
Tỷ lệ nhấc máy trung bình
Tỷ lệ dập máy trung bình
Bạn hoàn toàn có thể giám sát và điều chỉnh cài đặt chiến dịch cho phù hợp. Từ đó quản lý có thể theo dõi chặt chẽ hiệu quả telesales và chiến dịch bán hàng thông qua sử dụng phần mềm Predictive Dialer.
Đọc thêm: Top 10 Chỉ Số KPI Phản Ánh Hiệu Quả Hoạt Động Của Tổng Đài Thông Minh
Bắt đầu sử dụng phần mềm Predictive Dialer với UCALL
Với phần mềm quay số dự đoán Predictive Dialer, doanh nghiệp bạn có thể tiếp cận nhiều người hơn, thu về nhiều doanh số hơn và luôn duy trì mức độ hài lòng của khách hàng ở mức cao. Một trong những đơn vị phần mềm đang phát triển mạnh mẽ Predictive Dialer nhất hiện nay đó là UCALL.
UCALL nâng cấp thêm phần mềm Predictive Dialer từ phần mềm Tổng đài gọi ra với những tính năng vượt trội sau:
- Tối Ưu Hóa Tỷ Lệ Nghe Máy: Nhân viên thay vì phải bấm gọi từng số điện thoại và chờ từng hồi chuông, thì Predictive Dialer của UCALL sẽ gọi cùng lúc 5-10 số điện thoại. Với tỷ lệ gọi thành công lên đến 300%, bạn có thể tận dụng tối đa mỗi cơ hội kinh doanh.
- Ghi chú thông tin nhanh: Tính năng Predictive Dialing cho phép nhân viên gẵn nhãn phân loại cho khách hàng và ghi chú nội dung trao đổi với khách hàng ngay trong cuộc gọi.
- Quản Lý Khách Hàng Hiệu Quả: Thông tin khách hàng được cập nhật tự động qua báo cáo chi tiết về mỗi cuộc gọi bao gồm file ghi âm, ghi chú, nhãn dán quan tâm, vv. Từ đó quản lý có thể thấy nắm bắt ngay hiệu quả chiến dịch.
- Tích Hợp CRM Siêu Tốc: Predictive Dialercủa UCALL liên kết hoàn hảo với hệ thống CRM của bạn, và các kênh tích hợp khác, mang lại sự thống nhất và giúp tối ưu hóa quản lý thông tin khách hàng.
- Báo Cáo Hiệu Suất Đỉnh Cao: Theo dõi hiệu suất chi tiết với báo cáo tỷ lệ cuộc gọi thành công, thời gian cuộc gọi, và nhiều thông tin quan trọng khác. Predictive Dialer của UCALL giúp bạn điều chỉnh chiến dịch telesales để đạt được kết quả tốt nhất.
Tạm kết
Trên đây UCALL đã giúp bạn hiểu thêm về phần mềm Predictive Dialer. Mong rằng với những chia sẻ trên đã giúp bạn nắm rõ các bước tạo chiến dịch quay số dự đoán Predictive Dialer hiệu quả.
Sử dụng dịch vụ Predictive Dialer của UCALL, bạn sẽ trải nghiệm sự cách mạng trong quá trình telesales và tương tác với khách hàng. Hãy để Predictive Dialer thay đổi cách bạn tiếp cận khách hàng, đánh bại đối thủ với công nghệ tiên tiến này và tạo ra cơ hội kinh doanh không giới hạn!
Đăng ký trải nghiệm ngay phần mềm Predictive Dialer thuộc nền tảng tổng đài Tự Động của UCALL tại đây
