Trong thời đại số hóa ngày nay, Auto Call hay giải pháp gọi điện tự động đang dần trở thành một công cụ đắc lực trong chiến lược tiếp cận khách hàng nhanh chóng của nhiều doanh nghiệp.
Nhưng liệu dịch vụ này có phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng UCALL khám phá chi tiết về dịch vụ Auto Call và những lợi ích mà nó mang lại trong bài viết này nhé!
Mục lục bài viết
Dịch vụ Auto call là gì?
Auto Call là dịch vụ gọi điện tự động, có khả năng thực hiện hàng ngàn cuộc gọi đến khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các cuộc gọi này sẽ thực hiện toàn bộ trên phần mềm hoặc hệ thống được lưu trữ trên điện toán đám mây. Hệ thống này sẽ thực hiện cuộc gọi tự động tới khách hàng dựa trên danh sách khách hàng và thông tin lời thoại đã được cung cấp từ trước.
Các lời thoại được thiết lập trong cuộc gọi tự động Auto call rất đa dạng có thể là quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, thông báo, lời nhắc, hay bất kỳ thông tin gì mà doanh nghiệp muốn truyền đạt tới khách hàng của mình.
Tuy nhiên đối với hệ thống Auto call, doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện các cuộc gọi một chiều, khách hàng chỉ có thể nghe và tiếp nhận thông tin chứ không thể tương tác lại.
Một phiên bản được nâng cấp hoàn toàn mới từ hệ thống Auto call truyền thống là Callbot với tính ứng dụng cao hơn, tích hợp nhiều công nghệ hiện đại hơn, và có khả năng tương tác trò chuyện hai chiều với khách hàng. Điều này đem tới nhiều tính năng vượt trội hơn trong tiếp cận, chăm sóc, theo dõi và phân loại báo cáo cụ thể nhất.
Tại sao Doanh nghiệp nên ứng dụng dịch vụ Auto call
Việc tối ưu hoá quy trình kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tạo ra nhiều lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ hơn. Tại sao doanh nghiệp nên ứng dụng giải pháp Auto call, Auto call đã trở thành một công cụ đắc lực như thế nào?
Thực trạng tiếp cận khách hàng bằng phương thức gọi thủ công
Trước đây để tiếp cận và giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ tới khách hàng, doanh nghiệp buộc phải dùng phương pháp tiếp cận thủ công. Từng nhân viên Telesales sẽ thực hiện từng cuộc gọi giới thiệu từng sản phẩm/ dịch vụ tới từng khách hàng.
Cách thức này quả thực đã thành công trước đây, tuy nhiên thời đại công nghệ hiện đang phát triển nhanh chóng chính vì thế, các doanh nghiệp dần ứng dụng những công nghệ hiện đại auto call, callbot thay vì phương pháp tiếp cận khách hàng thủ công. Một vài lí do khiến cho phương pháp tiếp cận thủ công không chỉ mất đi lợi thế cạnh tranh trên thị trường kinh doanh mà còn gây ra một số khó khăn như sau:
Chi phí thuê nhân sự cao
Phương pháp tiếp cận khách hàng thủ công thông qua đội ngũ Telesales truyền thống thường đi kèm với chi phí thuê nhân sự cao. Để xây dựng một đội ngũ Telesales chuyên nghiệp, doanh nghiệp phải đầu tư lớn vào tuyển dụng, đào tạo và duy trì nhân sự.
Hơn nữa, một nhân viên Telesales chỉ có thể thực hiện một số lượng hạn chế các cuộc gọi trong ngày, khiến khả năng tiếp cận khách hàng bị giới hạn, đặc biệt khi doanh nghiệp cần xử lý quy mô lớn trong thời gian ngắn.
Khó theo dõi và quản lý toàn bộ thông tin
Việc quản lý thông tin khách hàng trở thành một nhiệm vụ đầy thách thức đối với doanh nghiệp khi duy trì phương pháp tiếp cận truyền thống. Khi dữ liệu khách hàng được nhập hoàn toàn bằng tay, nguy cơ xảy ra sai sót rất cao.
Hơn nữa, việc không có hệ thống quản lý tập trung khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc theo dõi lịch sử tương tác, đánh giá hiệu quả việc tiếp cận và khó có cái nhìn chung về tệp khách hàng của mình.
Khả năng tiếp cận khách hàng hạn chế
Phương pháp tiếp cận khách hàng thủ công qua từng cuộc gọi riêng lẻ do nhân viên Telesales thực hiện tồn tại nhiều hạn chế về tốc độ và phạm vi tiếp cận hơn so với hệ thống gọi tự động Auto call.
Trong thực tế, một nhân viên Telesales chỉ có thể thực hiện một số lượng giới hạn cuộc gọi trong ngày, thường dao động từ 50 đến 100 cuộc gọi tùy vào mức độ phức tạp của nội dung. Điều này làm giảm đáng kể khả năng tiếp cận khách hàng của doanh nghiệp.
Lợi ích dịch vụ Auto call mang lại cho Doanh nghiệp
Trong bối cảnh thực trạng việc tiếp cận và tự động hoá chăm sóc khách hàng còn hạn chế, dịch vụ Auto call nổi lên như một giải pháp hiện đại có thể khắc phục hoàn toàn những vấn đề này.
Hãy cùng UCALL, phân tích những lợi ích mà hệ thống auto call có thể đem lại cho doanh nghiệp nhé.
Tiết kiệm thời gian và nhân lực
Một trong những lợi ích nổi bật của hệ thống auto call là khả năng tiết kiệm đáng kể thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp. Hệ thống có thể thực hiện tự động hoá hàng nghìn cuộc gọi chỉ trong vài giờ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc của nhân viên. Theo báo cáo của Hubspot, ứng dụng auto call trong quy trình telesales có thể tiết kiệm ít nhất 2 giờ mỗi ngày.
Ngoài ra, tự động hóa quy trình gọi điện giúp doanh nghiệp giảm số lượng nhân sự cần thiết cho hoạt động này, từ đó tối ưu hóa chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo hiệu quả tiếp cận và chăm sóc khách hàng.
Tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng
Trong kinh doanh, yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tạo ra nhiều lợi thế cạnh tranh là khả năng tiếp cận khách hàng nhanh chóng và hiệu quả. Dịch vụ Auto call hiện đại đáp ứng khả năng tiếp cận khách hàng mục tiêu nhanh chóng, tối ưu quy trình tiếp thị và bán hàng.
Thay vì để nhân viên Telesales phải thực hiện từng cuộc gọi thủ công, Callbot AI Auto call có thể tự động tiếp cận tới 2.000 khách hàng tiềm năng chỉ trong vòng một giờ, với chỉ một cú click chuột để kích hoạt bot.
Phân loại khách hàng tiềm năng nhanh chóng
Callbot Auto call không chỉ giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mà còn có thể trả lời các câu hỏi cơ bản, thu thập thông tin phản hồi và nhận diện nhu cầu của khách hàng sau đó phân loại khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng và chính xác sau mỗi cuộc gọi, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý và chăm sóc khách hàng.
Với khả năng nhận diện nhu cầu, hệ thống callbot auto call tự động gán nhãn khách hàng vào các trường hợp cụ thể như: khách hàng quan tâm, khách hàng yêu cầu thêm thông tin, hoặc khách hàng bận. Đặc biệt, hệ thống cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp luôn nắm bắt trạng thái và nhu cầu của từng khách hàng một cách chính xác.
Tất cả thông tin thu thập được sẽ tự động lưu trữ và tổ chức trong cơ sở dữ liệu, cho phép đội ngũ chăm sóc dễ dàng lọc, tìm kiếm và tập trung vào các nhóm khách hàng tiềm năng cao. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả chăm sóc, cải thiện tỷ lệ chuyển đổi.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả
Hệ thống Auto Call cung cấp báo cáo theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả từng chiến dịch dựa trên tỷ lệ phản hồi, mức độ quan tâm, hoặc tỷ lệ chuyển đổi một cách dễ dàng.
Hệ thống cũng tự động gắn nhãn khách hàng tiềm năng và thông báo đến đội ngũ chăm sóc để xử lý kịp thời, đảm bảo mọi cơ hội đều được tận dụng. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ hiểu rõ hơn về nhu cầu khách hàng mà còn tối ưu hóa chiến lược tiếp cận, cải thiện trải nghiệm người dùng và gia tăng hiệu quả kinh doanh.
Kịch bản autocall tương tác linh hoạt
Kịch bản Auto Call được thiết kế linh hoạt để đáp ứng đa dạng nhu cầu và tình huống tương tác với khách hàng. Thay vì sử dụng những kịch bản cố định và thiếu cá nhân hóa, hệ thống Auto Call cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh nội dung cuộc gọi dựa trên từng nhóm khách hàng hoặc từng chiến dịch cụ thể.
Kịch bản tương tác có thể được tùy chỉnh linh hoạt theo thời gian thực, đáp ứng tối ưu nhu cầu và phản hồi từ khách hàng. Ví dụ, khi khách hàng bày tỏ sự quan tâm đến một sản phẩm cụ thể, callbot sẽ tự động điều chỉnh để cung cấp thông tin chi tiết hơn hoặc đề xuất kết nối với chuyên viên. Nhờ đó, đội ngũ tư vấn nhanh chóng tiếp nhận thông tin, chăm sóc khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả, giúp tăng khả năng chốt đơn và rút ngắn thời gian giao dịch.
Kịch bản tương tác linh hoạt của Auto Call là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chiến lược tiếp cận và chăm sóc khách hàng, từ đó tăng cơ hội chuyển đổi và xây dựng lòng trung thành.
Phương pháp ứng dụng dịch vụ auto call đúng cách trong Doanh nghiệp
Để tận dụng tối đa hiệu quả của dịch vụ Auto Call, doanh nghiệp cần áp dụng đúng cách với các phương pháp và chiến lược cụ thể. Dưới đây là những bước quan trọng giúp Auto Call trở thành công cụ đắc lực trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Xây dựng kịch bản gọi tự động Auto call chuyên nghiệp, linh hoạt
Kịch bản telesales giới thiệu sản phẩm tới khách hàng là nền tảng quan trọng quyết định hiệu quả của dịch vụ Auto Call. Để đạt được hiệu quả tối đa, kịch bản cần được thiết kế rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu, tập trung vào thông điệp chính mà doanh nghiệp muốn truyền tải.
Điều chỉnh kịch bản phù hợp với từng nhóm khách hàng mục tiêu, chẳng hạn khách hàng mới cần giới thiệu sản phẩm chi tiết, trong khi khách hàng quen thuộc có thể chỉ cần cập nhật các ưu đãi mới.
Giọng điệu trong kịch bản cần tự nhiên, thân thiện, tránh ép buộc hoặc khô khan, đồng thời nên kèm theo một lời kêu gọi hành động rõ ràng như “Anh quan tâm em xin phép gửi thông tin qua zalo để anh chị tham khảo thêm nhé ạ.” để định hướng và giữ kết nối khách hàng.
Một kịch bản được chuẩn bị kỹ lưỡng và linh hoạt không chỉ giúp truyền tải thông điệp hiệu quả mà còn tạo thiện cảm, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng khả năng chuyển đổi.
Chọn lọc và quản lý danh sách khách hàng cẩn thận trước khi thực hiện Auto call
Danh sách khách hàng của doanh nghiệp cần được phân loại một cách rõ ràng dựa trên các tiêu chí cụ thể, nhằm xác định rõ mục tiêu tiếp cận từng nhóm khách hàng. Ví dụ, doanh nghiệp có thể chia khách hàng thành các nhóm như: nhóm khách hàng có tiềm năng cao, nhóm cần được cung cấp thêm thông tin và nhóm khách hàng chưa thực sự quan tâm hoặc có nhu cầu thấp.
Sau khi phân loại, doanh nghiệp cần xây dựng các kịch bản tiếp cận và chăm sóc phù hợp với đặc điểm và nhu cầu của từng nhóm. Chẳng hạn, với nhóm khách hàng tiềm năng cao, doanh nghiệp có thể chia cho nhân viên chốt đơn luôn, trong khi đối với nhóm chưa quan tâm nhiều, doanh nghiệp có thể ứng dụng giải pháp gọi tự động auto call để quảng bá thương hiệu cũng như gia tăng nhận thức của khách hàng về sản phẩm/ dịch vụ của mình.
Việc phân loại khách hàng rõ ràng và xây dựng kịch bản tương ứng sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ nâng cao tỷ lệ chuyển đổi của nhóm khách hàng quan tâm mà còn tối đa nguồn data khách hàng quan tâm thấp.
Thực hiện cuộc gọi Auto call thử trước khi gọi đến khách hàng
Trước khi triển khai Auto Call một cách chính thức, doanh nghiệp cần tiến hành thử nghiệm một vài cuộc tới số điện thoại cá nhân mình để kiểm tra hiệu quả của kịch bản.
Việc thử nghiệm giúp phát hiện kịp thời các lỗi như sai sót trong nội dung, phản hồi không đúng ngữ cảnh hoặc trục trặc kỹ thuật, từ đó doanh nghiệp có thể điều chỉnh và tối ưu hóa trước khi thực hiện với tệp khách hàng của mình.
Điều này không chỉ đảm bảo chiến dịch diễn ra trơn tru mà còn giảm thiểu rủi ro làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng khi Auto Call được triển khai trên diện rộng.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả chiến dịch Auto call thường xuyên
Doanh nghiệp cần giám sát liên tục các chỉ số quan trọng như tỷ lệ phản hồi của khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự, hoặc mức độ hài lòng thông qua các phản hồi trực tiếp.
Những dữ liệu này cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả của kịch bản Auto Call, mức độ phù hợp của chiến lược tiếp cận và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Dựa trên kết quả phân tích, doanh nghiệp có thể điều chỉnh nội dung kịch bản để phù hợp hơn nhằm cải thiện cách thức tiếp cận hoặc tối ưu hóa các yếu tố kỹ thuật trong hệ thống Auto Call.
Quá trình theo dõi thường xuyên không chỉ giúp tối ưu hiệu quả chiến dịch mà còn đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn đáp ứng và vượt qua kỳ vọng của khách hàng, từ đó xây dựng sự tin tưởng và gia tăng cơ hội chuyển đổi.
Tích hợp Auto call với các công cụ quản lý khác
Để quản lý thông tin khách hàng hiệu quả và tối ưu hóa quy trình vận hành, việc tích hợp hệ thống Auto Call với các công cụ quản lý khác, đặc biệt là phần mềm CRM (quản lý quan hệ khách hàng) hoặc hệ thống quản lý dữ liệu, là một bước quan trọng.
Khi được tích hợp, dữ liệu từ các cuộc gọi tự động sẽ được đồng bộ hóa ngay lập tức với hệ thống quản lý, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi lịch sử tương tác, lưu trữ thông tin khách hàng một cách khoa học và chính xác.
Hơn nữa, tích hợp hệ thống còn cho phép tự động hóa các quy trình như phân loại khách hàng, gửi thông báo nhắc nhở, hoặc lên lịch chăm sóc tiếp theo, giúp đội ngũ nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Đây chính là yếu tố giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Tạm kết
Trong bối cảnh các doanh nghiệp không ngừng đổi mới để bắt kịp xu hướng công nghệ và tối ưu hóa quy trình kinh doanh, dịch vụ Auto Call nổi lên như một giải pháp hiện đại mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí vận hành, hệ thống này còn cải thiện khả năng tiếp cận khách hàng, nâng cao hiệu quả chăm sóc và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tối ưu hoá quy trình làm việc, liên hệ ngày với UCALL, đội ngũ chuyên viên sẽ tư vấn chi tiết cho bạn!
