Trong kỷ nguyên số hóa, việc doanh nghiệp đăng ký tổng đài ảo đã trở thành một sự lựa chọn thông minh cho việc quản lý và tối ưu hóa hiệu suất công việc cũng như tương tác với khách hàng của mọi doanh nghiệp.
Bằng cách chuyển đổi từ hệ thống tổng đài truyền thống sang tổng đài ảo, doanh nghiệp không chỉ đạt được sự tiến bộ của công nghệ mà còn mở ra những cơ hội không giới hạn để nắm bắt thị trường và xây dựng một danh tiếng uy tín.
Nhưng quy trình đăng ký tổng đài ảo cho doanh nghiệp như thế nào? Trong bài viết này UCALL sẽ hướng dẫn các bạn 5 bước đơn giản để đăng ký tổng đải ảo tối ưu cho doanh nghiệp nhé!
Mục lục bài viết
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo, còn được gọi là tổng đài điện thoại ảo, là một dịch vụ điện thoại sử dụng internet trên nền mạng IP thay vì sử dụng đường dây điện thoại truyền thống. Đây là một giải pháp hiện đại cho việc quản lý và tối ưu hóa quá trình tương tác thông qua cuộc gọi của doanh nghiệp.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về tổng đài ảo giúp tiếp cận 2000 khách hàng/giờ tại video dưới đây:
Tổng đài ảo thường được triển khai trên nền tảng đám mây và sử dụng công nghệ Voice over IP (VoIP) để cung cấp dịch vụ thoại qua internet. Dịch vụ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với việc sử dụng tổng đài truyền thống, giảm bớt các hạn chế về cài đặt và bảo trì, và tăng cường tính linh hoạt và tích hợp với các hệ thống khác.
Đăng ký tổng đài ảo cung cấp chất lượng cuộc gọi cao và giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả hơn.
Đăng ký tổng đài ảo có lợi ích gì?
Đăng ký tổng đài ảo (hay tổng đài điện thoại ảo) không chỉ đơn giản là một cách thay thế cho tổng đài truyền thống, mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp.
Dưới đây là những lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo:
- Tiết kiệm chi phí: Đăng ký tổng đài ảo giảm chi phí đầu tư ban đầu so với việc triển khai tổng đài truyền thống. Không cần phải mua thiết bị đắt tiền và chi trả phí bảo trì, cập nhật.
- Tích hợp dễ dàng: Tổng đài ảo có thể tích hợp với các hệ thống khác như CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) hoặc các ứng dụng khác của doanh nghiệp. Điều này giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quá trình tương tác với khách hàng.
- Quản lý dữ liệu hiệu quả: Một số tổng đài ảo có khả năng ghi và lưu trữ cuộc gọi, giúp các chủ doanh nghiệp theo dõi và phân tích thông tin quan trọng về tương tác với khách hàng.
- Cải thiện khả năng phản hồi: Khi đăng ký tổng đài ảo sẽ cho phép doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các tính năng như tự động hóa cuộc gọi hoặc chuyển tiếp cuộc gọi đến người phù hợp, giúp cải thiện khả năng phản hồi cho khách hàng nhanh chóng.
- Khả năng mở rộng quy mô: Doanh nghiệp có thể linh hoạt mở rộng số lượng đường dây cuộc gọi và số lượng người sử dụng theo nhu cầu thực tế của họ.
- Cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc: Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng bằng cách cung cấp thông tin nhanh chóng và dễ dàng truy cập cho nhân viên.
- Tăng tính bảo mật: Tổng đài ảo thường có các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin của doanh nghiệp và khách hàng.
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Tích hợp tự động và các tính năng điều hướng cuộc gọi thông minh giúp giảm thời gian và công sức cần thiết cho việc xử lý cuộc gọi, giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc chính.
Việc đăng ký tổng đài ảo mang lại nhiều lợi ích quan trọng như trên, làm cho dịch vụ này trở thành một giải pháp hấp dẫn cho doanh nghiệp đang tìm kiếm cách tối ưu hóa tương tác với khách hàng và nâng cao hiệu suất làm việc.
Hướng dẫn 5 bước đăng ký tổng đài ảo tối ưu mà doanh nghiệp cần biết
Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo
Chọn nhà cung cấp đăng ký tổng đài ảo phù hợp với nhu cầu của bạn là một trong những quyết định quan trọng khi triển khai tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Để thực hiện bước này một cách hiệu quả, bạn cần xem xét các yếu tố dưới đây:
- Nhu cầu của doanh nghiệp: Trước hết, đặt ra câu hỏi về mục tiêu và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Xác định số lượng cuộc gọi, tích hợp với hệ thống hiện có, và tính năng cần thiết như quản lý cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, tích hợp với CRM, và nhiều yếu tố khác.
- Chất lượng dịch vụ: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín với chất lượng dịch vụ đảm bảo. Kiểm tra đánh giá và đánh giá từ các khách hàng hiện tại để đảm bảo rằng nhà cung cấp có lịch sử cung cấp dịch vụ đáng tin cậy.
- Khả năng tùy chỉnh: Đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng tùy chỉnh cấu hình tổng đài ảo để đáp ứng nhu cầu riêng của doanh nghiệp.
- Phí dịch vụ: So sánh giá cả và cấu trúc phí giữa các nhà cung cấp để chọn gói dịch vụ phù hợp với ngân sách của bạn.
- Hỗ trợ kỹ thuật: Xem xét mức độ hỗ trợ kỹ thuật mà nhà cung cấp có sẵn, đảm bảo rằng bạn luôn được tư vấn và hỗ trợ khi cần.
Bằng cách xem xét kỹ các yếu tố này, bạn có thể lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, đảm bảo rằng dịch vụ sẽ phù hợp và mang lại giá trị thực sự cho hoạt động kinh doanh.
UCALL cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết của dịch vụ tổng đài ảo. Bạn có thể tham khảo 4 lý do nên lựa chọn phần mềm tổng đài ảo UCALL để biết thêm thông tin nhé!
Bước 2: Lựa chọn gói dịch vụ và tính năng cần thiết
Sau khi đã tìm được nhà cung cấp uy tín, bạn cần lựa chọn gói dịch vụ của nhà cung cấp đó. Để đăng ký gói tổng đài ảo phù hợp, bạn có thể dựa trên những tiêu chí sau:
- Xem xét số lượng người dùng cần sử dụng dịch vụ, số lượng đường dây cần kết nối, tự động ghi âm cuộc gọi, quản lý cuộc gọi, tích hợp với CRM, và nhiều yếu tố khác.
- Tính năng bổ sung (nếu cần): Bạn cũng có thể yêu cầu tính năng bổ sung nếu cần thiết, như tự do thêm đường dây cố định, thống kê cuộc gọi thoại đi hoặc các tính năng tùy chỉnh khác để đảm bảo rằng dịch vụ tổng đài ảo phù hợp hoàn toàn với mô hình kinh doanh của bạn.
- Chi phí: Đừng quên xem xét chi phí của gói dịch vụ và tính năng bạn đã chọn.
Dựa trên những tiêu chí trên, bạn sẽ tìm ra gói dịch vụ phù hợp nhất. Nếu gói dịch vụ chưa đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, UCALL khuyên bạn nên yêu cầu riêng với bên cung cấp hoặc tìm các bên cung cấp có gói dịch vụ phù hợp.
Bước 3: Đăng ký và cài đặt dịch vụ với bên cung cấp
Bạn có thể đăng ký tổng đài ảo với nhà cung cấp dịch vụ theo các bước sau:
- Tiến hành đăng ký tổng đài ảo: Liên hệ với nhà cung cấp và thực hiện quy trình đăng ký. Bạn cần cung cấp thông tin cơ bản về doanh nghiệp và chọn đầu số cố định hoặc số tự chọn nếu được quyền. Các chuyên viên tư vấn sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình này.
- Cài đặt tổng đài ảo: Sau khi đăng ký thành công, nhà cung cấp sẽ hỗ trợ bạn cài đặt tổng đài ảo. Điều này bao gồm việc cấu hình hệ thống theo yêu cầu cụ thể của bạn, thiết lập đường dây, và kết nối với các phần mềm CRM hoặc ứng dụng khác nếu cần.
- Kiểm tra và thử nghiệm: Trước khi bắt đầu sử dụng tổng đài ảo trong hoạt động kinh doanh, hãy kiểm tra và thử nghiệm để đảm bảo rằng nó hoạt động một cách trơn tru. Kiểm tra các tính năng như cuộc gọi đến, cuộc gọi đi, chuyển tiếp cuộc gọi, và ghi âm cuộc gọi.
- Học cách sử dụng: Nhà cung cấp thường cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ về cách sử dụng dịch vụ tổng đài ảo. Đảm bảo rằng nhân viên của bạn hiểu cách sử dụng nó để tối ưu hóa hiệu suất và quản lý cuộc gọi một cách hiệu quả.
Sau khi đã thực hiện xong bước 3, bạn sẽ đảm bảo rằng tổng đài ảo đã được đăng ký, cài đặt và sẵn sàng hoạt động để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của bạn.
Bước 4: Tùy chỉnh cài đặt tổng đài ảo
Tùy chỉnh cấu hình tổng đài ảo theo nhu cầu doanh nghiệp là một phần quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động tối ưu và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu.
Mỗi phần mềm tổng đài ảo lại có phần giao diện và tính năng cài đặt khác nhau. Bạn có thể tham khảo phần hướng dẫn sử dụng của các bên cung cấp phần mềm.
Nếu bạn đang đăng ký tổng đài ảo của UCALL, dịch vụ của UCALL có cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng tại đây hoặc bạn có thể liên hệ trực tiếp qua số điện thoại 0249.9999.468 để được nhận hỗ trợ 24/7 nhé!
Bước 5: Triển khai và sử dụng tổng đài ảo
Bắt đầu sử dụng và quản lý cuộc gọi một cách hiệu quả là giai đoạn quan trọng trong quản lý trung tâm cuộc gọi.
Các chủ doanh nghiệp có thể tham khảo các bước triển khai dưới đây:
- Triển khai hệ thống: Sau khi đã xây dựng nền tảng và cài đặt hệ thống tổng đài, doanh nghiệp cần triển khai hệ thống vào hoạt động hàng ngày. Đảm bảo rằng hệ thống hoạt động trơn tru và đáp ứng nhu cầu của công ty.
- Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên là quá trình quan trọng. Họ cần biết cách sử dụng hệ thống, quy trình xử lý cuộc gọi, và các quy tắc về chất lượng dịch vụ.
- Thực hiện quản lý chất lượng: Sử dụng công cụ giám sát để theo dõi và đánh giá chất lượng cuộc gọi như: ghi âm cuộc gọi, xác định các phần tổng đài ảo chưa được tối ưu…
- Tối ưu hóa quá trình: Liên tục cải tiến quy trình xử lý cuộc gọi dựa trên dữ liệu và phản hồi của khách hàng: điều chình lại kịch bản, ghi âm lại các đoạn chưa được thực hiện tốt…
- Đánh Giá Liên Tục: Đánh giá sự hiệu quả của trung tâm cuộc gọi bằng cách theo dõi các chỉ số hiệu suất và chất lượng. Dựa vào dữ liệu này, bạn có thể điều chỉnh chiến lược của mình để đảm bảo rằng trung tâm cuộc gọi đáp ứng mục tiêu kinh doanh.
Tổng đài ảo của UCALL cung cấp đầy đủ các tính năng cần có của mọi doanh nghiệp cần ứng dụng giải pháp telsales trong kinh doanh. Tổng đài ảo telesales tích hợp CRM giúp giảm 80% duy trì đội ngũ telesale và giảm 2/3 thời gian quay số và gọi đến khách hàng không có nhu cầu.
Liên hệ đội ngũ UCALL để nhận tư vấn 24/7 nhé!
Tổng kết
Trên đây là bài viết ”5 bước đăng ký tổng đài ảo tối ưu cho doanh nghiệp” của UCALL. Khi thực hiện đầy đủ 5 bước theo hướng dẫn của UCALL, chắc chắn doanh nghiệp sẽ tìm được cho mình phần mềm tổng đài ảo phù hợp và hiệu quả nhất.
Nếu bạn cần thêm hỗ trợ, vui lòng liên hệ UCALL để được hỗ trợ. Nếu bạn muốn đăng ký tổng đài ảo của UCALL, hãy để lại thông tin liên lạc dưới đây để UCALL liên hệ tư vấn nhé!
