Trong bối cảnh thị trường bất động sản ngày càng cạnh tranh khốc liệt, việc chăm sóc và tiếp cận khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả trở thành yếu tố then chốt quyết định thành công. Công ty bất động sản Địa Ốc Mai Việt đã lựa chọn ứng dụng công nghệ Callbot AI của UCALL để tự động hóa quy trình gọi điện, từ đó tăng tốc độ chốt nhiều dự án lớn một cách ấn tượng.
Giải pháp Callbot AI này không chỉ giúp công ty bất động sản Mai Việt tiết kiệm thời gian, giảm chi phí vận hành mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, tạo ra bước đột phá mới trong kinh doanh bất động sản.
Ông Trần Thái Hưng, trưởng phòng kinh doanh 5 chia sẻ:
Trước đây anh có 20 nhân viên telesales mà gọi điện vẫn không kịp hết data đưa trong ngày. Mà giờ anh chỉ cần 2 bạn nhân viên telesales thôi. Chi phí vận hành nhóm telesales giảm đi rất nhiều mà tỷ lệ chủ đầu tư có nhu cầu lại tăng lên.
Hãy cùng xem cách công ty bất động sản Địa Ốc Mai Việt đã ứng dụng công nghệ Callbot AI của UCALL để giải quyết những thách thức trong việc tiếp cận khách hàng và chốt dự án.
Khó khăn của công ty trước khi ứng dụng Callbot AI trong tiếp cận khách hàng
Trước khi triển khai giải pháp Callbot AI, đội ngũ Địa Ốc Mai Việt gặp không ít khó khăn trong quá trình quản lý và chăm sóc khách hàng tiềm năng. Nguyên nhân chủ yếu là do mô hình tiếp cận khách hàng vẫn được thực hiện thủ công, dẫn đến nhiều hạn chế như:
Tỷ lệ khách hàng nghe máy thấp, chỉ đạt khoảng 25–30%
Trước khi áp dụng Callbot AI, đội ngũ telesale của công ty bất động sản Địa Ốc Mai Việt phải đối mặt với một thực tế không mấy khả quan trong quy trình tiếp cận khách hàng: phần lớn khách hàng không nghe máy hoặc dập máy luôn khi nghe câu chào đầu. Tỷ lệ kết nối tiếp cận khách hàng thành công chỉ dao động trong khoảng 25–30%, nghĩa là cứ 10 cuộc gọi thì chỉ có 2 đến 3 khách hàng bắt máy. Điều này khiến nỗ lực tiếp cận bị phân tán và hiệu quả không như mong đợi.
Nguyên nhân của tình trạng này đến từ việc telesale thủ công khó kiểm soát được thời điểm khách hàng rảnh để nghe điện thoại. Việc gọi ngẫu nhiên theo danh sách có sẵn dẫn đến tình trạng trùng lặp hoặc “gọi nhầm giờ vàng” khi khách đang bận. Ngoài ra, không có công cụ phân tích dữ liệu để gợi ý khung giờ tối ưu cũng khiến khả năng kết nối bị hạn chế.
Kết quả là chi phí nhân sự tăng cao, trong khi tỷ lệ tiếp cận thực tế lại không tương xứng. Với khối lượng khách hàng tiềm năng lớn, việc duy trì mô hình tiếp cận khách hàng thủ công như vậy không chỉ tốn kém mà còn khó mở rộng quy mô.
Tốc độ phản hồi khách hàng chậm
Thời gian phản hồi đóng vai trò cực kỳ quan trọng đặc biệt là trong quy trình tiếp cận khách hàng ngành bất động sản. Tuy nhiên, khối lượng công việc quá lớn cùng quy trình thủ công khiến việc xử lý thông tin của công ty Địa Ốc Mai Việt bị chậm trễ, đôi khi kéo dài nhiều giờ, thậm chí vài ngày.
Sự chậm trễ này trực tiếp làm giảm tỷ lệ chuyển đổi. Khách hàng tiềm năng, đặc biệt là những người đang có nhu cầu thực sự, thường mong muốn được hỗ trợ ngay. Khi không nhận được phản hồi kịp thời, họ dễ dàng tìm đến các đơn vị khác có khả năng tư vấn nhanh hơn. Điều này đồng nghĩa với việc công ty đã để mất đi nhiều cơ hội kinh doanh quý giá.
Ngoài ra, mỗi nhân viên telesale có một phong cách tiếp cận khách hàng và kỹ năng riêng, dẫn đến trải nghiệm khách hàng không nhất quán. Người may mắn được phục vụ bởi nhân viên giàu kinh nghiệm có thể cảm thấy hài lòng, trong khi những khách hàng khác lại thất vọng vì chất lượng tư vấn kém. Sự thiếu đồng nhất này khiến công ty khó xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt khách hàng.
Dữ liệu khách hàng bị bỏ sót
Một vấn đề khác mà công ty gặp phải chính là tình trạng quản lý dữ liệu khách hàng thiếu tập trung và đồng bộ. Thông tin khách hàng chủ yếu được lưu trữ bằng các file Excel rời rạc, được cập nhật thủ công bởi từng nhân viên. Điều này dễ dẫn đến sai sót trong quá trình nhập liệu, gây ra tình trạng bỏ sót hoặc trùng lặp dữ liệu.
Không có một hệ thống tập trung để theo dõi trạng thái của khách hàng cũng khiến việc chăm sóc trở nên khó khăn. Đội ngũ kinh doanh không thể biết rõ khách hàng nào đã được gọi, khách hàng nào cần gọi lại, hay khách hàng nào đã từ chối. Việc thiếu một “bản đồ hành trình khách hàng” khiến nhiều cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ.
Tình trạng dữ liệu phân tán còn làm cho việc tổng hợp báo cáo trở nên phức tạp. Quản lý khó đánh giá chính xác hiệu quả từng chiến dịch hay hiệu suất của đội ngũ telesale. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến chiến lược bán hàng, mà còn gây lãng phí nguồn lực khi nhiều khách hàng tiềm năng thực sự không được khai thác đến nơi đến chốn.
Cách công ty bất động sản Địa Ốc Mai Việt ứng dụng thành công Callbot AI trong quy trình tiếp cận khách hàng
Cùng xem cách công ty bất động sản Địa Ốc Mai Việt đã thành công đưa giải pháp Callbot AI gọi tự động vào quy trình tiếp cận khách hàng của mình như thế nào nhé.
Xây dựng kịch bản tiếp cận khách hàng tự động
Ngay sau khi triển khai Callbot AI, công ty Địa Ốc Mai Việt đã nhanh chóng nhận ra tiềm năng to lớn trong việc xây dựng các kịch bản tiếp cận khách hàng tự động, phù hợp với từng nhu cầu và đặc thù của ngành bất động sản. Các kịch bản này không chỉ đơn thuần là các mẫu đối thoại, mà được thiết kế chi tiết, có sự tùy chỉnh cao để tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và nâng cao hiệu quả bán hàng.
Các kịch bản này bắt đầu từ lời chào với ngữ điệu thân thiện, chuyên nghiệp, giúp khách hàng cảm thấy thoải mái ngay từ phút đầu. Sau đó, Callbot sẽ giới thiệu các dự án bất động sản của công ty, cung cấp thông tin cụ thể về các sản phẩm, giá cả, tiến độ thi công, hoặc các ưu đãi đặc biệt đang có.
Hơn nữa, các kịch bản tiếp cận khách hàng tự động này có thể ứng dụng các tính năng nâng cao như dễ dàng nhận diện được khách hàng nam hay nữ để điều chỉnh giọng nói và cách giao tiếp sao cho phù hợp, lắng nghe chủ động giúp bot có thể “chờ đợi” khách hàng nói hết, không cắt ngang và luôn tạo cơ hội cho khách hàng truyền đạt đầy đủ nhu cầu, ý kiến của mình. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm của khách hàng mà còn tạo cảm giác cuộc gọi được “cá nhân hóa” sâu sắc hơn.
Sử dụng tính năng AI Review nhận diện khách hàng tiềm năng
Một điểm nổi bật trong quá trình ứng dụng Callbot AI của Địa Ốc Mai Việt là tận dụng tính năng AI Review. Công cụ này có khả năng phân tích nội dung cuộc gọi tiếp cận khách hàng tự động và nhận diện khách hàng tiềm năng dựa trên phản hồi, giọng điệu, hoặc từ khóa quan trọng trong hội thoại.
Nhờ AI Review, công ty dễ dàng lọc ra nhóm khách hàng thực sự quan tâm, thay vì phải nghe lại từng cuộc gọi như trước đây. Điều này giúp đội ngũ kinh doanh tiết kiệm rất nhiều thời gian, chỉ tập trung vào những khách hàng có nhu cầu thật, từ đó tăng đáng kể tỷ lệ chuyển đổi. Không chỉ vậy, tính năng này còn hạn chế sai sót trong đánh giá khách hàng, vì AI phân tích dựa trên dữ liệu thực tế chứ không phụ thuộc vào cảm tính cá nhân như của nhân viên.
Chuyển báo cáo Callbot AI qua Zalo cá nhân
Công ty bất động sản Địa Ốc Mai Việt đã yêu cầu tích hợp báo cáo Callbot AI trực tiếp vào Zalo cá nhân của từng nhân viên kinh doanh. Thay vì phải truy cập vào hệ thống phức tạp hay đợi đến cuối ngày mới nhận được báo cáo tổng hợp, mỗi nhân viên giờ đây có thể nhận ngay danh sách khách hàng quan tâm qua Zalo ngay sau khi chiến dịch gọi kết thúc.
Cách làm này mang lại lợi ích lớn trong việc phản hồi khách hàng nhanh chóng, gần như ngay lập tức sau mỗi cuộc gọi tự động. Nhờ vậy, khách hàng tiềm năng được chăm sóc kịp thời, nâng cao trải nghiệm và gia tăng khả năng chốt giao dịch thành công. Đồng thời, việc tích hợp báo cáo với nền tảng Zalo – một ứng dụng mà đội ngũ kinh doanh đã quen thuộc – giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tạo sự tiện lợi và dễ dàng trong việc quản lý thông tin.
Kết quả tích cực sau khi công ty ứng dụng Callbot AI tiếp cận khách hàng
Giảm 70% thời gian dành cho các công việc thủ công
Việc triển khai Callbot AI đã giúp đội ngũ kinh doanh của Địa Ốc Mai Việt giải phóng khối lượng lớn công việc lặp lại hàng ngày trong quá trình tiếp cận khách hàng. Thay vì phải tốn hàng giờ cho việc gọi điện, nhập liệu và sàng lọc khách hàng, giờ đây hệ thống tự động xử lý toàn bộ những bước này. Nhân viên chỉ cần tiếp cận khách hàng tiềm năng đã được phân loại sẵn và tập trung toàn lực vào việc tư vấn, chăm sóc.
70% thời gian được tiết kiệm không chỉ đồng nghĩa với chi phí vận hành giảm mạnh, mà còn cho thấy hiệu suất làm việc của đội ngũ đã tăng lên đáng kể. Thời gian còn lại được sử dụng cho những hoạt động tạo ra giá trị thực, giúp gia tăng khả năng chốt giao dịch trong ngắn hạn và xây dựng mối quan hệ khách hàng bền vững trong dài hạn.
Tăng 30% số lượng khách hàng quan tâm
Nhờ giải pháp Auto Call Callbot AI, công ty bất động sản đã tạo ra sự khác biệt rõ rệt trong khả năng tiếp cận khách hàng. Nhờ hệ thống tự động gọi đúng khung giờ hợp lý, giao tiếp tự nhiên và nội dung được cá nhân hóa, tỷ lệ khách hàng bắt máy và lắng nghe thông tin đã tăng lên đáng kể.
Kết quả thực tế ghi nhận số lượng khách hàng thể hiện sự quan tâm đến dự án bất động sản của công ty đã tăng hơn 30%. Đây là chỉ số quan trọng, chứng minh hiệu quả trong việc mở rộng tệp khách hàng tiềm năng. Với số lượng khách hàng quan tâm nhiều hơn, cơ hội bán hàng cũng được nhân lên, tạo đà tăng trưởng bền vững cho hoạt động kinh doanh.
Nhanh chóng chốt 2 căn của dự án lớn từ báo cáo Callbot AI
Một thành tựu nổi bật ngay trong giai đoạn đầu ứng dụng Callbot AI tiếp cận khách hàng là công ty đã nhanh chóng chốt thành công 2 căn hộ thuộc dự án lớn. Toàn bộ quá trình bắt đầu từ báo cáo khách hàng tiềm năng được gửi trực tiếp về Zalo cá nhân của nhân viên kinh doanh.
Việc tiếp nhận thông tin tức thì và phản hồi ngay lập tức đã giúp công ty nắm bắt đúng thời điểm, mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách hàng và thúc đẩy quyết định mua nhanh chóng. Thành công này là minh chứng rõ ràng cho giá trị mà Callbot AI mang lại: không chỉ dừng ở việc tối ưu quy trình tiếp cận khách hàng, mà còn tạo ra doanh thu thực tế ngay từ những bước triển khai đầu tiên.
Kết luận
Thực tế từ câu chuyện của công ty Địa Ốc Mai Việt cho thấy: khi công nghệ được áp dụng đúng cách, doanh nghiệp hoàn toàn có thể rút ngắn quy trình vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng và trực tiếp mang về doanh thu. Callbot AI của UCALL không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, giảm tải công việc cho đội ngũ nhân sự mà quan trọng hơn, còn mở ra cách tiếp cận khách hàng thông minh, kịp thời và hiệu quả hơn gấp nhiều lần so với phương thức thủ công.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp đột phá để tiếp cận khách hàng nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và nâng cao tỷ lệ chốt deal, liên hệ UCALL ngay để được trải nghiệm miến phí không giới hạn tính năng!
