Trung tâm giáo dục Anh Ngữ X, một trong những trung tâm giáo dục lớn nhất tại Đà Nẵng, đã ghi dấu ấn với việc ứng dụng thành công Callbot AI trong hoạt động tiếp cận học viên của mình. Được biết đến với quy mô lớn và tầm nhìn tiên phong trong việc tích hợp công nghệ hiện đại vào giáo dục, Trung tâm Anh Ngữ X đang tiếp tục khẳng định vị thế dẫn đầu trong ngành.
Từ khi triển khai Callbot AI vào tháng 2 năm 2025, công nghệ này đã mang lại những cải thiện đáng kể cho trung tâm. Việc tự động hóa các câu hỏi thường gặp giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, đồng thời cung cấp phản hồi nhanh chóng và chính xác thông tin cho học viên. Nhờ đó, trung tâm không chỉ tối ưu hóa quy trình quản lý mà còn nâng cao trải nghiệm tổng thể của học viên.
Hãy cùng khám phá cách Callbot AI đã giải quyết các vấn đề nan giải và mang lại kết quả tích cực cho trung tâm Anh Ngữ X.
Mục lục bài viết
Khó khăn trước khi trung tâm giáo dục ứng dụng Callbot AI
Trước khi tìm đến giải pháp Callbot AI của UCALL, Trung tâm Anh Ngữ X đã gặp phải một số vấn đề lớn trong quá trình tiếp cận và chăm sóc học viên. Những khó khăn này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn gây ra nhiều bất cập trong hoạt động quản lý và vận hành của trung tâm.
Lượng dữ liệu lớn
Trung tâm Anh Ngữ X sở hữu một danh sách khách hàng tiềm năng vô cùng lớn, với hàng trăm, thậm chí hàng nghìn người có nhu cầu học tập. Tuy nhiên, khi nguồn nhân lực không đủ để gọi điện chăm sóc tất cả khách hàng, việc tiếp cận học viên trở nên rất khó khăn. Mỗi nhân viên chỉ có thể thực hiện một số cuộc gọi trong ngày, và điều này không thể đáp ứng nhu cầu kết nối với tất cả các học viên tiềm năng.
Kết quả là, nhiều học viên không được tiếp cận kịp thời, dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội thu hút học viên mới. Việc không có đủ nguồn lực để xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ này đã tạo ra một rào cản lớn trong việc duy trì và mở rộng quy mô hoạt động của trung tâm.
Khó khăn trong việc khảo sát nhu cầu học viên
Một trong những khó khăn lớn trong việc khảo sát nhu cầu học viên là sự bất đồng về thời gian giữa học viên và nhân viên telesales. Nhiều học viên có lịch trình học tập bận rộn suốt cả ngày và chỉ có một chút thời gian rảnh vào buổi tối. Tuy nhiên, đội ngũ telesales thường gặp khó khăn trong việc hỗ trợ học viên vào thời gian này. Điều này dẫn đến việc học viên không thể tham gia khảo sát vào thời gian thích hợp, làm giảm cơ hội thu thập thông tin chính xác về nhu cầu của họ.
Hơn nữa, việc không tiếp cận được học viên đúng lúc làm giảm tính hiệu quả của các chiến dịch khảo sát, vì học viên có thể không nhớ hoặc không muốn tham gia vào cuộc khảo sát vào một thời điểm khác. Vì vậy, sự chênh lệch về thời gian rảnh của học viên và khả năng hỗ trợ của nhân viên telesales gây ra nhiều khó khăn trong việc thu thập thông tin và hiểu đúng nhu cầu của học viên.
Chi phí vận hành cao
Việc duy trì đội ngũ nhân viên tư vấn là một yếu tố tốn kém đáng kể đối với các trung tâm giáo dục. Trung tâm Anh Ngữ X đã phải đầu tư lớn vào việc tuyển dụng, đào tạo và duy trì một đội ngũ nhân viên có khả năng thuyết phục học viên đăng ký khóa học. Quá trình đào tạo tốn thời gian và chi phí, trong khi không phải nhân viên nào cũng có thể đạt được hiệu quả công việc cao. Một số nhân viên có thể thiếu kinh nghiệm hoặc kỹ năng thuyết phục, dẫn đến việc không thể đạt được kết quả mong muốn.
Điều này không chỉ làm tăng chi phí vận hành mà còn khiến trung tâm gặp khó khăn trong việc duy trì hiệu quả hoạt động và quản lý nhân sự. Thêm vào đó, việc đào tạo nhân viên mới là một quá trình dài và đòi hỏi sự đầu tư lớn, nhưng hiệu quả công việc không phải lúc nào cũng đồng đều, khiến nguồn lực bị lãng phí.
Trung tâm giáo dục đã ứng dụng Callbot AI hiệu quả
Nhận thấy những khó khăn mà mình phải đối mặt, Trung tâm Anh Ngữ X đã quyết định áp dụng giải pháp công nghệ tiên tiến Callbot AI để tối ưu hóa quy trình tiếp cận học viên và khảo sát nhu cầu một cách nhanh chóng và chính xác.
Callbot AI là công nghệ hiện đại, có khả năng thực hiện hàng nghìn cuộc gọi mỗi ngày, tự động hóa toàn bộ quy trình tiếp cận khách hàng và nâng cao tỷ lệ phản hồi. Với tính năng nhận diện giọng nói, khả năng cá nhân hóa nội dung và linh hoạt trong việc phản hồi, Callbot AI giúp trung tâm giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả.
Hãy cùng UCALL khám phá cách Trung tâm Anh Ngữ X đã ứng dụng thành công Callbot AI vào quy trình làm việc, mang lại những kết quả ấn tượng.
Kịch bản Callbot AI tương tác tự nhiên
Một trong những yếu tố quan trọng để chiến dịch Callbot AI thành công trong việc tiếp cận khách hàng là kịch bản cuộc gọi tự nhiên và dễ hiểu. Trung tâm Anh Ngữ X đã phối hợp với đội ngũ UCALL để phát triển các kịch bản cuộc gọi phù hợp với nhu cầu và tâm lý của học viên, giúp học viên cảm thấy thoải mái ngay từ những giây đầu tiên.
Kịch bản Callbot AI không chỉ đơn thuần cung cấp thông tin về khóa học mà còn làm nổi bật các ưu đãi đặc biệt, chương trình giảm giá hoặc các dịch vụ học thêm miễn phí, giúp học viên dễ dàng nắm bắt và ghi nhớ thông tin. Cách tiếp cận này đã giúp trung tâm tăng khả năng tương tác và thành công biến những người nghe thành người đăng ký khóa học.
Sử dụng giọng ghi âm người thật trong kịch bản callbot AI
Để mang lại cảm giác tự nhiên và gần gũi trong cuộc gọi, Trung tâm Anh Ngữ X đã chọn sử dụng giọng ghi âm của người thật trong các cuộc gọi Callbot AI. Việc sử dụng giọng người thay vì giọng nói máy móc không chỉ làm cho cuộc gọi trở nên dễ chịu và ít cảm giác như một cuộc gọi tự động mà còn tạo ra cảm giác thân thiện và đáng tin cậy.
Giọng ghi âm tự nhiên giúp học viên cảm thấy cuộc gọi từ trung tâm không phải là một cuộc gọi tiếp thị mà là một cuộc trò chuyện thân mật, giúp họ cảm thấy thoải mái và dễ dàng tiếp nhận thông tin. Việc sử dụng giọng người trong kịch bản Callbot AI cũng giúp giảm bớt cảm giác nhàm chán và tăng cường tính tương tác, tạo sự kết nối mạnh mẽ giữa trung tâm và học viên.
Lựa chọn khung giờ vàng thực hiện chiến dịch Callbot AI
Một yếu tố quan trọng khác mà Trung tâm Anh Ngữ X đã áp dụng để tối ưu hóa chiến dịch Callbot AI là lựa chọn khung giờ vàng để gọi điện. Sau khi nghiên cứu thói quen của học viên và phụ huynh, trung tâm nhận thấy rằng buổi tối, từ 7 giờ đến 9 giờ, là thời gian lý tưởng để thực hiện các cuộc gọi. Vào thời điểm này, các phụ huynh thường có thời gian rảnh sau một ngày làm việc bận rộn và dễ dàng tiếp nhận cuộc gọi từ trung tâm.
Ngoài ra, học viên cũng có thể thoải mái lắng nghe thông tin mà không bị phân tâm bởi các hoạt động khác. Việc lựa chọn khung giờ vàng này giúp Callbot AI tối ưu hóa khả năng tiếp cận và nâng cao tỷ lệ phản hồi từ học viên, đồng thời giúp giảm thiểu các cuộc gọi không được tiếp nhận hoặc bị bỏ lỡ.
Kết quả sau 1 tháng ứng dụng Callbot AI
Sau một tháng triển khai Callbot AI, Trung tâm Anh Ngữ X đã đạt được những kết quả vượt trội, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng tốc độ tiếp cận học viên và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi một cách rõ rệt. Công nghệ này không chỉ giúp trung tâm tiết kiệm chi phí mà còn cải thiện hiệu quả công việc và nâng cao trải nghiệm của học viên.
Dưới đây là những kết quả ấn tượng mà Trung tâm Anh Ngữ X đã đạt được chỉ trong 1 tháng ứng dụng Callbot AI từ UCALL:
Callbot AI thực hiện 2000 cuộc gọi chỉ trong vòng 2 giờ
Nhờ ứng dụng công nghệ Callbot AI từ UCALL, trung tâm giáo dục Anh Ngữ đã nhanh chóng tiếp cận hơn 2.000 học sinh tiềm năng một cách hiệu quả trong vòng 2 giờ đồng hồ. So với các phương thức truyền thống như gọi điện thủ công hay triển khai các chiến dịch tiếp thị thông thường, giải pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí vận hành mà còn rút ngắn đáng kể thời gian thực hiện.
Trước khi áp dụng Callbot AI, việc liên hệ với một số lượng lớn học viên tiềm năng như vậy là điều gần như không thể thực hiện được trong một thời gian ngắn. Tuy nhiên, với sự trợ giúp của Callbot AI, Trung tâm Anh Ngữ X có thể hoàn tất 2.000 cuộc gọi chỉ trong vòng 2 giờ.
Công nghệ này giúp tự động hóa toàn bộ quy trình gọi điện, giúp trung tâm tiếp cận lượng lớn học viên tiềm năng trong thời gian ngắn mà không gặp phải những trở ngại của việc gọi thủ công.
Tiết kiệm 50% chi phí vận hành
Một trong những ưu điểm đáng kể của hệ thống gọi tự động Callbot AI là khả năng thay thế các cuộc gọi thủ công, giúp trung tâm tiết kiệm chi phí vận hành một cách rõ rệt. Thay vì phải tuyển dụng và đào tạo một đội ngũ lớn telesales, trung tâm chỉ cần một nhóm nhỏ nhân viên để xử lý các cuộc gọi cần thiết.
Callbot AI tự động thực hiện các cuộc gọi mà không cần sự can thiệp của con người, giúp giảm chi phí nhân sự và tối ưu hóa nguồn lực. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn giảm tải công việc cho nhân viên, nâng cao hiệu suất làm việc.
Hơn 70% học viên nghe máy và tương tác tự động với Callbot AI
Một trong những kết quả tích cực đáng kể đến là hơn 70% học viên đã nghe máy và tương tác với cuộc gọi tự động Callbot AI. Điều này được nhờ vào khả năng tự động gọi lại vào các khung giờ khác nhau nếu học viên chưa bắt máy lần đầu. Sự linh hoạt này đã giúp trung tâm Anh Ngữ X tăng cường khả năng tiếp cận và tương tác với học viên, mang lại hiệu quả vượt trội trong chiến dịch marketing.
Nhận thấy tỷ lệ nghe máy và tương tác cao, trung tâm đã ứng dụng CRM để quản lý học viên, giúp tối ưu hóa quá trình theo dõi, chăm sóc và phân tích nhu cầu học viên. Việc này không chỉ nâng cao sự hài lòng của học viên mà còn hỗ trợ trung tâm trong việc phát triển chiến lược marketing hiệu quả hơn.
Kết luận
Callbot AI không chỉ là một công cụ hỗ trợ tuyển sinh mà còn giúp các trung tâm giáo dục Anh Ngữ X nâng cao trải nghiệm khách hàng, tối ưu hóa chi phí và gia tăng hiệu suất. Trong tương lai, công nghệ này sẽ tiếp tục phát triển, hỗ trợ cá nhân hóa nội dung tư vấn sâu hơn.
Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp tự động hóa cuộc gọi để tiếp cận khách hàng nhanh chóng, Callbot AI chính là lựa chọn hoàn hảo!
Liên hệ UCALL ngay để trải nghiệm Callbot AI và nâng cao hiệu quả tuyển sinh của bạn!
Dương Ngọc, là một chuyên gia Công nghệ AI và Automation với 10 năm kinh nghiệm, chuyên sâu về tự động hóa và ứng dụng AI trong Marketing và Bán hàng. Không dừng tại Ai & Automation, Ngọc còn nghiên cứu về tổng đài gọi điện, Callbot AI và tối ưu quy trình bán hàng trong doanh nghiệp.
