Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là cách tiếp cận tổng thể mà doanh nghiệp dùng để tối ưu hóa tương tác và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng trong suốt hành trình của khách hàng.
Các hệ thống CRM chứa đầy đủ thông tin của khách hàng trong khi tổng đài ảo cung cấp công cụ gọi điện cho khách hàng để chào hàng và chăm sóc khách hàng. Tổng đài ảo tích hợp CRM là giải pháp đột phá giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu giữa hai hệ thống. Nhờ đó, tổng đài ảo truy cập thông tin khách hàng theo thời gian thực và tự động ghi lịch sử cuộc gọi vào hệ thống CRM.
Hãy cùng UCALL tìm hiểu kỹ hơn về sự kết hợp hai công cụ kinh doanh này và hiệu quả của nó đối với hoạt động kinh doanh của bạn.
Mục lục bài viết
Khái niệm về tổng đài ảo tích hợp CRM
Tổng đài ảo tích hợp CRM là hệ thống tổng đài tiên tiến, được các doanh nghiệp ưa chuộng bởi khả năng kết hợp hoàn hảo giữa tổng đài trực tuyến và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Giải pháp này mang đến nhiều lợi ích vượt trội, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.
Tổng đài ảo là dịch vụ điện thoại sử dụng internet trên nền mạng IP thay vì sử dụng đường dây điện thoại kéo từ bưu điện như thông thường. Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng để giới thiệu hàng hóa & dịch vụ, lọc khách hàng quan tâm và chăm sóc khách hàng. Khi tổng đài ảo tích hợp CRM, doanh nghiệp có thể tự động thực hiện hàng loạt cuộc gọi nhờ sự đồng bộ dữ liệu khách hàng giữa 2 hệ thống. Hãy tưởng tượng khách hàng của bạn để lại thông tin trên website và lưu vào hệ thống CRM, tổng đài ảo sẽ lập tức gọi điện cho khách hàng để chăm sóc.
Khi tổng đài ảo tích hợp CRM cũng cho phép lịch sử cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, cước phí được cập nhật tự động vào CRM. Tư vấn viên có thể truy cập vào CRM và theo dõi lịch sử chăm sóc của từng khách hàng để đưa ra hành động phù hợp.
Lợi ích mà việc triển khai tổng đài ảo tích hợp CRM mang lại
Tổng đài ảo tích hợp CRM mang lại lợi thế khác biệt nhờ tự động hóa các khâu trong bán hàng, có tác động lớn đến chất lượng tương tác với khách hàng, giúp cải tiến kết quả kinh doanh tổng thể.
Quy trình làm việc được tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian và chi phí
Một trong những lợi ích lớn của tổng đài ảo tích hợp CRM là tự động hóa quy trình nhập liệu thủ công. Nhờ việc tích hợp, thông tin khách hàng như tên khách hàng, số điện thoại, đơn hàng được nhập tự động vào hệ thống tổng đài. Từ đó, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ Auto Call để gọi điện tự động, hoặc tư vấn viên chỉ cần click vào nút gọi để kết nối với khách hàng.
Hơn thế nữa, việc tích hợp tổng đài ảo với CRM giúp các chi tiết cuộc gọi như lịch sử, ghi âm được lưu tự động vào CRM. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm sai sót, cho phép nhân viên tập trung vào việc bán hàng và chăm sóc khách hàng, thay vì các công việc hành chính.
Cải thiện độ chính xác của dữ liệu
Tổng đài ảo tích hợp CRM đảm bảo rằng dữ liệu khách hàng chính xác và đồng bộ giữa hai nền tảng. Mọi cập nhật hay thay đổi trong hệ thống CRM sẽ được tự động đồng bộ với hệ thống tổng đài ảo.
Ví dụ: Khi khách hàng thay đổi số điện thoại của họ trên hệ thống CRM, thông tin của họ cũng được cập nhật tương ứng trong hệ thống tổng đài ảo. Điều này không chỉ giúp giảm thời gian cho đội ngũ tư vấn viên sửa thông tin thủ công, mà còn loại bỏ nguy cơ dữ liệu bị xung đột giữa hai hệ thống.
Dữ liệu chính xác và cập nhật đmar bảo các tương tác với khách hàng dựa trên dữ liệu được cập nhật và đáng tin cậy, từ đó nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Hiểu biết sâu sắc hơn về khách hàng nhờ tổng đài ảo tích hợp CRM
Tổng đài ảo tích hợp CRM – hệ thống xây dựng mối quan hệ với khách hàng cho phép doanh nghiệp thu thấp được đa dạng dữ liệu hơn. Dữ liệu khách hàng không chỉ có lịch sử nhắn tin và lịch sử mua hàng, mà còn có thêm lịch sử, ghi âm và ghi chú các cuộc gọi.
Bằng cách phân tích các dữ liệu thu được, doanh nghiệp có thể thu được mối tương quan giữa các cuộc gọi và lịch sử mua hàng.
Chẳng hạn, trong tổng số các cuộc gọi được dán nhãn là khách hàng có quan tâm thì có bao nhiêu khách hàng mua hàng. Khi gọi điện xin đánh giá khách hàng, các khách hàng thường đánh giá thấp khi mua mặt hàng nào.
UCALL – Đơn vị tiên phong triển khai tổng đài ảo tích hợp CRM
UCALL là giải pháp tổng đài ảo tích hợp CRM số 1 giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, gia tăng lợi thế cạnh tranh, tập trung tăng trưởng kinh doanh. Hãy cùng tìm hiểu giải pháp tích hợp tổng đài ảo với CRM của UCALL.
Các tính năng của tổng đài ảo tích hợp CRM của UCALL
Tổng đài ảo tích hợp CRM của UCALL giúp doanh nghiệp tạo luồng kinh doanh trơn tru và liền mạch giữa CRM và tổng đài ảo.
Nhận diện thông tin khách hàng khi có cuộc gọi đến
Sử dụng tổng đài ảo tích hợp CRM cho phép khi khách hàng gọi đến, tổng đài ảo mang đến trải nghiệm thông minh và tiện lợi.
Nếu khách hàng đã từng liên hệ trước đây và thông tin của họ được lưu trữ trong hệ thống CRM, toàn bộ dữ liệu chi tiết về họ sẽ được tự động hiển thị trên màn hình của nhân viên tiếp nhận cuộc gọi (agent).
Nhờ vậy, agent có thể dễ dàng nắm bắt thông tin khách hàng, lịch sử làm việc trước đó và cung cấp dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp.
“Click to call” trực tiếp trên CRM
Ngay tại màn hình phần mềm CRM, tính năng “Click-to-Call” tiên tiến cho phép nhân viên chăm sóc khách hàng thực hiện cuộc gọi trực tiếp mà không cần tốn thời gian thao tác bấm số. Chỉ với một cú nhấp chuột đơn giản lên số điện thoại khách hàng cần liên hệ, hệ thống tổng đài UCALL thông minh sẽ tự động kết nối cuộc gọi một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Ghi âm và lưu trữ thông tin cuộc gọi vào
Hệ thống CRM được tích hợp với tổng đài, mang đến giải pháp toàn diện cho việc lưu trữ, quản lý và khai thác hiệu quả các bản ghi âm cuộc gọi, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp:
- Lưu trữ và quản lý tập trung: Toàn bộ nội dung cuộc gọi được ghi âm và lưu trữ an toàn trên hệ thống, giúp nhân viên dễ dàng tra cứu, truy cập khi cần thiết.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ: Phân tích nội dung cuộc gọi để nắm bắt nhu cầu, mong muốn của khách hàng, từ đó đưa ra giải pháp chăm sóc khách hàng tốt hơn.
- Tính năng hỗ trợ nhân viên: Tính năng dán nhãn tự động giúp nhân viên lọc nhanh các khách hàng quan tâm, hoặc lọc nhanh các khách hàng đánh giá dịch vụ.
Pancake x UCALL: Giải pháp tư vấn và xác nhận đơn hàng tự động thông minh
Pancake là công cụ quản lý bán hàng tại quầy và online, tích hợp vận chuyển, quản lý vận đơn và các tiện ích hỗ trợ. Đây là công cụ quản lý bán hàng toàn diện, đặc biệt dành cho cửa hàng kinh doanh online trên mạng xã hội như Facebook, Instagram và các nền tảng thương mại điện tử như Shopee, Tiki.
Nhiều doanh nghiệp, nhà bán hàng online tại Việt Nam hiện nay sử dụng Pancake như một nền tảng CRM toàn diện. Hãy cùng khám phá tổng đài ảo tích hợp CRM: Pancake x UCALL giúp ích gì cho các nhà bán hàng online.
Các tính năng chính của tổng đài ảo tích hợp CRM: UCALL x Pancake
- Đồng bộ tự động dữ liệu khách hàng giữa Pancake và UCALL: Các nhà bán hàng online trên các nền tảng Facebook, Shopee, Tiktok Shop có hàng nghìn đơn mỗi ngày. Việc đồng bộ dữ liệu khách hàng tự động giúp nhà bán hàng tiết kiệm rất nhiều thời gian nhập liệu thủ cộng
- Gọi điện tự động: Khi khách hàng mới được tạo ra, người dùng có thể cài đặt tự động gọi xác nhận đơn hàng sau xx phút bằng Callbot AI giúp gia tăng trải nghiệm khách hàng.
Một số ứng dụng của tổng đài ảo tích hợp CRM: UCALL x Pancake
- Gọi điện tư vấn khách hàng: Khi có người quan tâm đến trang bán hàng của bạn như Facebook Page, Pancake cho phép bạn lưu thông tin cơ hội tiềm năng. Với các cơ hội tiềm năng này, bạn có thể dùng UCALL để gọi điện chăm sóc khách hàng cũng như giới thiệu sản phẩm và dịch vụ.
- Gọi điện xác nhận đơn hàng: Khi khách hàng đặt hàng qua Facebook, Shopee hay Tiktok, đơn hàng được tạo ra trong Pancake. Khi đó thông tin khách hàng và đơn hàng cũng được lưu vào tổng đài ảo UCALL. UCALL thực hiện cuộc gọi xác nhận đơn hàng ngay lập tức hoặc sau một thời gian bạn cài đặt trước.
Larksuite x UCALL: Tự động hóa chào hàng và chăm sóc khách hàng với nền tảng làm việc số hàng đầu thế giới
Larksuite là nền tảng làm việc số hợp nhất, tích hợp tất cả các tính năng cần thiết cho một không gian làm việc số của doanh nghiệp, bao gồm nhắn tin, họp, lên lịch, lưu trữ, quản lý công việc,… nhằm tối ưu hóa hiệu suất và gia tăng tính liền mạch trong giao tiếp và phối hợp tại các doanh nghiệp.
Hiện nay nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa ứng dụng Lark Base như CRM quản lý khách hàng. Lark Base cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh thông tin của từng khách hàng và thực hiện nhiều luồng tự động hóa giúp tối ưu hiệu suất và giảm chi phí.
Hãy cùng khám phá tổng đài ảo tích hợp CRM giữa UCALL và Larksuite như thế nào?
Các tính năng chính của tổng đài ảo tích hợp CRM: UCALL x Larksuite
- Click to call (bấm nút để gọi) hoặc gọi tự động vào một thời điểm bất kỳ ngay trên Lark: Bạn chỉ cần bấm nút hoặc hẹn giờ, các thông tin về khách hàng sẽ được gửi sang tổng đài UCALL để thực hiện cuộc gọi.
- Lưu ghi âm cuộc gọi và tự động dán nhãn vào CRM trên Lark.
- Ngoài ra, với Lark bạn còn có thể thiết kế nhiều luồng tự động hóa để tối ưu hiệu suất công việc: Ví dụ như tự động gửi thông báo cho quản lý khi có một khách hàng được dán nhãn quan tâm đến sản phẩm.
Một số ứng dụng của tổng đài ảo tích hợp CRM: UCALL x Larksuite
- Gọi điện chăm sóc khách hàng lạnh định kỳ: Chẳng hạn như bạn có thể cài đặt sau 7 ngày khách hàng không có tương tác với hệ thống sẽ gọi điện chăm sóc. Bạn có thể sử dụng Callbot AI để gọi điện tự động theo kịch bản có sẵn có UCALL. Gọi điện tự động giúp bạn có thể chăm sóc hàng ngàn khách hàng lạnh trong một giờ.
- Xác nhận đơn hàng: Khi khách hàng đặt hàng trên website của bạn, bạn có thể đồng bộ đơn hàng trên website với Larksuite. Từ đó, bạn có thể gọi điện xác nhận đơn hàng ngay lập tức khi có đơn hàng mới được tạo.
- Chúc mừng sinh nhật: Sự linh hoạt của Lark cùng với Callbot tự động của UCALL giúp bạn có thể đặt lịch vào đúng ngày sinh nhật của khách hàng sẽ thực hiện cuộc gọi tự động bằng Callbot. Việc này giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và gia tăng sự trung thành của khách hàng với doanh nghiệp, từ đó gia tăng doanh thu của doanh nghiệp.
Lời kết
Tổng đài ảo tích hợp CRM là sự kết hợp đột phá giúp doanh nghiệp tự động hóa bán hàng. Tổng đài ảo tích hợp CRM giúp viẹc bán hàng theo luồng trơn tru và liền mạch. Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm chi phí vận hành cũng như tiếp cận và chăm sóc được nhiều khách hàng hơn.
Hiện tại, UCALL – Giải pháp Callbot AI Auto Call đã tích hợp hai nền tảng CRM phổ biến tại Việt Nam hiện nay là Pancake và Larksuite, giúp tư vấn viên chỉ cần làm việc trên một nền tảng CRM, không mất thời gian làm việc thủ công.
Hãy cùng trải nghiệm UCALL – tổng đài ảo tích hợp CRM ngay tại đây.
