Trong thời đại kỹ thuật số phát triển nhanh chóng, dịch vụ tổng đài ảo đã trở thành giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình kinh doanh và thay đổi cách tương tác với khách hàng. Trong bài viết này, UCALL sẽ khám phá tại sao Tổng đài ảo là giải pháp bùng nổ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, và tại sao nó có tầm ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh của họ.
Mục lục bài viết
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là một giải pháp công nghệ kỹ thuật số tiên tiến áp dụng vào tổng đài cho telesales, thường được cung cấp dưới dạng dịch vụ trên nền tảng trực tuyến, nhằm hỗ trợ và tối ưu hóa quá trình tương tác của doanh nghiệp với khách hàng.
Điểm độc đáo của Tổng đài ảo nằm ở việc tích hợp nhiều tính năng và kênh liên lạc khác nhau, chẳng hạn như cuộc gọi điện thoại, trò chuyện trực tuyến, email, và tin nhắn nhằm tạo ra trải nghiệm tương tác tốt nhất cho người dùng cuối.
Tổng đài ảo không chỉ là một hệ thống tự động hóa thông thường mà được tích hợp thêm cả Trí tuệ Nhân tạo (AI) giúp hiểu thông tin, giọng nói, hoặc văn bản tự nhiên từ khách hàng. Điều này giúp tạo ra trải nghiệm tương tác thông minh và tự động hóa nhiều nhiệm vụ quan trọng.
Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng số hóa và cạnh tranh khốc liệt, tổng đài ảo đã trở thành một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn quá trình giao tiếp và tương tác với khách hàng, cung cấp sự hiệu quả và tiết kiệm nguồn lực quý báu.
Tại sao các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên sử dụng tổng đài ảo
Ứng dụng tổng đài ảo vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ mang lại cho các doanh nghiệp những lợi ích khác nhau.
Tính bảo mật cao
Với các điện thoại cố định hay tổng đài truyền thống, thông tin khách hàng của doanh nghiệp dễ dàng bị lấy cắp bởi các mối đe dọa bảo mật chẳng hạn như đánh cắp danh tính. Tuy nhiên, tổng đài ảo cung cấp một loạt các tính năng bảo mất giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi các mối de dọa.
Các tính năng này bao gồm mã hóa dữ liệu, chống giả mạo ID người gọi, chặn cuộc gọi giả mảo. Nếu trên thị trường có những cách lấy cắp thông tin mới, bạn chỉ cần cập nhật hệ thống bằng các tiện ích bổ sung bảo mật để giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
Xây dựng thương hiệu
Thương hiệu là một trong những yếu tố quan trong cho doanh nghiệp, bởi nó sẽ đại diện cho hình ảnh của doanh nghiệp và sản phẩm trong nhận thức của khách hàng. Để xây dựng một thương hiệu mạnh, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần có sự tương tác và phủ sóng mạnh như các doanh nghiệp lớn. Không chỉ về số lượng cuộc gọi mà còn về chất lượng của mỗi cuộc gọi.
Telesale chính là bước đầu tiên của doanh nghiệp trong việc tiếp cận và tương tác với khách hàng. Là bước đầu tiên trong việc tương tác với khách hàng tiềm năng, phần mềm tổng đài ảo có thể giúp doanh nghiệp thể hiện được tính cách và sự nổi bật của thương hiệu tới khách hàng nhờ vào việc xây dựng kịch bản. Với một kịch bản chi tiết và chuyên nghiệp, doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ có cơ hội cạnh tranh với các thương hiệu lớn trên thị trường.
Ở UCALL, chúng mình có hẳn một đội ngũ chuyên gia xây dựng kịch bản cho doanh nghiệp đến từ mọi ngành nghề và lĩnh vực. Với đội ngũ dày dặn kinh nghiệm, UCALL sẽ giúp bạn lên một kịch bản hoàn chỉnh tùy theo mục đích của bạn, bao gồm: tư vấn sản phẩm, giới thiệu chương trình khuyến mãi, chăm sóc khách hàng, khảo sát chất lượng dịch vụ,…
Hiệu quả cao
Đến thời điểm hiện tại, nhiều nhân viên Telesale cảm thấy việc vừa phải thực hiện các cuộc gọi và hoàn thành các nhiệm vụ thiết yếu làm giảm hiệu quả Telesale và chăm sóc khách hàng của họ. Nói cách khác, nhân viên sẽ phải quay số thủ công, thực hiện cuộc gọi và tương tác với khách hàng nhưng vẫn phải hoàn thành những tác vụ quan trọng khác, gây ra nhiều hệ lụy khác nhau đặc biệt gia tăng thất bại của tư vấn viên trong quá trình tương tác, đàm phán.
Với dịch vụ tổng đài ảo của UCALL, phần mềm dễ dàng đảm nhận những tác vụ hiện tại của Telesale như quay số tự động, chăm sóc, tư vấn khách hàng, giải quyết và giải đáp những thắc mắc của khách hàng. Qua đó, nhân viên có thể tập trung vào những công việc khác, giúp tăng năng suất làm việc với chi phí thấp hơn.
Khả năng chân khách hàng
Theo thống kê, có đến 82% khách hàng thừa nhận rằng họ sẽ bỏ qua những doanh nghiệp, thương hiệu mà đem tới trải nghiệm khách hàng kém và sẽ chuyển sang sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp khác.
Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây là một con tỉ lệ lớn mà bạn cần phải cân nhắc. Tuy nhiêm, theo báo cáo của Harvard Business, nếu công ty có thể tăng khả năng giữ chân khách hàng là 5%, doanh nghiệp có thể tăng lợi nhuận lên tới 95%.
Với phần mềm tổng đài ảo, việc chăm sóc khách hàng, giới thiệu những gói khuyến mãi tới tệp khách hàng đã mua và sử dụng là một điều đơn giản. Đồng thời doanh nghiệp cũng có thể sử dụng phần mềm với mục đích khảo sát sự hài lòng của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của công ty. Từ đó thay đổi và phát triển theo nhu cầu và mong muốn của khách hàng nhằm tăng tỉ lệ giữ chân khách hàng.
Lợi ích của Tổng đài ảo cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Tổng đài ảo giúp tự động hóa tất cả những nhiệm vụ cơ bản, từ việc thực hiện cuộc gọi, tư vấn sản phẩm và dịch vụ, đến việc giải quyết vấn đề của khách hàng. Điều này giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm được chi phí vận hành và chi phí thuê nhân sự, từ đó có thêm chi phí và nhân lực vào những công việc quan trọng hơn.
- Trải nghiệm khách hàng tốt hơn: Với những tính năng kể trên, phần mềm tổng đài ảo có thể đem tới trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. Phần mềm được hợp săn công nghệ NLP (Quá trình xử lý ngôn ngữ tự nhiên) là công nghệ nhận diện giọng nói để phản hồi đúng với yêu cầu của khách hàng và tư vấn đúng sản phẩm cho khách hàng. Đồng thời, công cụ có thể giao tiếp với khách như người thật lên đến 99% giúp tăng sự tương tác giữa khách hàng và công cụ AI.
- Tăng cường khả năng tương tác: Dịch vụ tổng đài ảo có khả năng tương tác với nhiều khách hàng cùng lúc. Phần mềm tổng đài ảo đang dần khẳng định vị thế của mình khi có thể tiếp cận cùng một lúc lượng khách hàng lớn trong thời gian ngắn với chí phí thấp. Qua đó, doanh nghiệp có thể tăng tỉ lệ chuyển đổi trong thời gian ngắn.
- Phân tích dữ liệu thông minh: Nhân viên bán hàng có thể dễ dàng thu thập số liệu của tổng đài ảo một cách chi tiết về hiệu quả chiến dịch bằng việc cung cấp báo cáo tổng quan và báo cáo chi tiết. Từ đó có thể đánh giá hiệu quả của chiến dịch và nhân viên thông quá số cuộc gọi thành công và thất bại, file ghi âm cuộc gọi và tỉ lệ nhấc máy. Qua đó, doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin này để hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng và điều chỉnh chiến lược kinh doanh của họ dựa trên dữ liệu thống kê chính xác.
Những câu hỏi thường gặp về ứng dụng tổng đài ảo tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Tổng đài ảo mang đến những lợi ích nhất định đối với các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng. Dưới đây là một số những thắc mắc thường gặp khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ tích hợp tổng đài ảo vào quá trình vận hành của mình.
Tổng đài ảo là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ?
Tổng đài ảo là một hệ thống tổng đài điện thoại dựa trên công nghệ đám mây, không yêu cầu phần cứng cồng kềnh mà vẫn cung cấp đầy đủ các tính năng như tổng đài truyền thống. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổng đài ảo là một giải pháp tuyệt vời giúp tiết kiệm chi phí, dễ dàng mở rộng quy mô và quản lý cuộc gọi hiệu quả. Hệ thống này không chỉ giúp nâng cao sự chuyên nghiệp mà còn tạo ra một kênh giao tiếp hiệu quả với khách hàng, ngay cả khi doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
Tổng đài ảo có thể giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ cải thiện dịch vụ khách hàng như thế nào?
Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ nâng cao dịch vụ khách hàng bằng cách cho phép các nhân viên tiếp nhận và xử lý cuộc gọi từ bất kỳ đâu, qua điện thoại di động hoặc máy tính.
Bằng cách sử dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ khách hàng 24/7, tự động phân phối cuộc gọi đến các phòng ban phù hợp và ghi lại các cuộc trò chuyện để phân tích và cải thiện dịch vụ.
Điều này giúp khách hàng cảm thấy hài lòng hơn và tăng cường khả năng giữ chân khách hàng. Làm thế nào để triển khai tổng đài ảo cho doanh nghiệp vừa và nhỏ một cách hiệu quả?
Để triển khai tổng đài ảo cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn cần chọn một nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo uy tín, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Quá trình triển khai khá đơn giản, bạn chỉ cần kết nối hệ thống tổng đài ảo với mạng internet và các thiết bị điện thoại di động hoặc máy tính của nhân viên.
Sau khi triển khai, bạn cần đào tạo nhân viên sử dụng các tính năng của tổng đài ảo như chuyển cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, và báo cáo hiệu quả cuộc gọi. Tổng đài ảo sẽ giúp tiết kiệm chi phí, dễ dàng mở rộng và duy trì hiệu quả công việc cho doanh nghiệp.
Tổng đài ảo có những tính năng nổi bật nào phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ?
Tổng đài ảo có rất nhiều tính năng hữu ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bao gồm tự động phân phối cuộc gọi (IVR), ghi âm cuộc gọi, báo cáo thống kê cuộc gọi, và hỗ trợ đa kênh (cuộc gọi, email, chat).
Các tính năng này giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng tiếp cận khách hàng, tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý cuộc gọi hiệu quả. Đồng thời, tổng đài ảo còn hỗ trợ tính năng ghi lại cuộc gọi để doanh nghiệp có thể phân tích và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng.
Tổng đài ảo có thể giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm chi phí như thế nào?
Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm chi phí bởi vì không cần phải đầu tư vào hệ thống tổng đài phần cứng đắt tiền và bảo trì phức tạp. Hệ thống tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng đám mây, giúp giảm chi phí về cơ sở hạ tầng, điện năng và nhân sự.
Thêm vào đó, tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng mà không phải thay đổi hệ thống, từ đó tiết kiệm chi phí khi doanh nghiệp phát triển.
Đọc thêm: Tổng đài ảo và tương lai của ngành telesale trong năm tới
Tạm kết:
Tổng đài ảo của UCALL đang trở thành một giải pháp bùng nổ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cung cấp lợi ích lớn trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng cường khả năng tương tác với khách hàng. Để thành công trên thị trường kinh doanh, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đã ứng dụng dịch vụ tổng đài ảo từ rất sớm vào doanh nghiệp và chiến lược Marketing của mình để tạo cơ hội cạnh tranh với những đối thủ lớn.
Hiện nay, phần mềm tổng đài ảo được UCALL phát triển và có những cải tiến mới nhằm hỗ trợ các chủ doanh nghiệp trong việc tiếp cận, chăm sóc khách hàng. Qua đó, giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí vận hành và tăng hiệu quả kinh doanh.
Đăng ký trải nghiệm ngay dịch vụ tổng đài ảo của UCALL miễn phí trong 7 ngày đầu tại đây.
Hoài Phương là chuyên gia tư vấn giải pháp gọi tự động Callot AI Auto Call. Với kinh nghiệm của mình, Hoài Phương đã hỗ trợ nhiều khách hàng ứng dụng Callbot AI thành công trong đa dạng ngành nghề như Bất động sản, Tài chính, Ngân hàng, Bán lẻ, Dịch vụ, B2B,…
