Tổng đài ảo đã ra đời ngay sau Marketing 5.0 khiến phấn lớn các doanh nghiệp đang phải điều chỉnh những chiến dịch tiếp thị và hướng tiếp cận mới để có thể thu hút được khách hàng cho doanh nghiệp của mình.
Cùng với đó, ngành Telesale cũng đang trải qua một sự biến đổi đáng kể trong thời đại số hóa, và một trong những yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất là sử dụng tổng đài ảo. Trong bài viết này, UCALL sẽ tìm hiểu về tổng đài ảo và tương lai mà nó mang lại cho ngành Telesale trong năm tới.
Mục lục bài viết
Định nghĩa tổng đài ảo
Tổng đài ảo, còn được gọi là hệ thống tổng đài trực tuyến – IVR (Interactive Voice Response), là một ứng dụng hoặc phần mềm sử dụng công cụ AI. Chức năng chính của nó là một hệ thống tự động quản lý, định tuyến và xử lý cuộc gọi, tương tác giữa hệ thống và người dùng thông qua dạng giọng nói hoặc phím số.
Dịch vụ tổng đài ảo không cần sự can thiệp của nhân viên trực điện thoại, mà thay vào đó, công cụ AI sẽ thực hiện các tác vụ này thông qua việc xây dựng kịch bản để trả lời cũng như tương tác với khách hàng một cách tự động hóa.
Đọc thêm: Cách Kết Hợp Tổng Đài Ảo Vào Chiến Lược Marketing Cho Doanh Nghiệp
Ưu điểm của tổng đài ảo
- Tối ưu hóa hiệu suất: Tổng đài ảo giúp tối ưu hóa việc điều hướng cuộc gọi và quản lý tài nguyên nhân viên. Nó tự động phân chia cuộc gọi đến các nhóm hoặc nhân viên cụ thể dựa trên các quy tắc và ưu tiên được định trước, đảm bảo rằng người phù hợp nhất sẽ nhận được cuộc gọi, tối ưu hóa thời gian và năng lực làm việc.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Tổng đài ảo được tích hợp công nghệ xử lý ngôn ngữ giúp nhận diện giọng nói của khách hàng và tương tác một cách thụ động với giọng nói giống người thật lên tới 99%. Từ đó nâng cao sự tương tác với khách hàng. Đồng thời, phần mềm có thể chuyển cuộc gọi đến bộ phận hoặc nhân viên phù hợp với nhu cầu của họ mà không phải trải qua quá trình chờ đợi dài.
- Theo dõi và phân tích dữ liệu: Tổng đài ảo ghi lại thông tin về mọi cuộc gọi, bao gồm thời gian gọi, kết quả cuộc gọi, file ghi âm và thời điểm chiến dịch hiệu quả nhất. Điều này cung cấp dữ liệu giúp bạn đánh giá hiệu suất, thay đổi hướng đi kịp thời để tối ưu hóa chiến lược Telesale. Nó cũng giúp cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách theo dõi chất lượng cuộc gọi và đánh giá độ hài lòng của khách hàng.
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Tổng đài ảo thường thực hiện các tác vụ mà trước đây do nhân viên Telesale phải thực hiện thủ công, như quay số, tư vấn sản phẩm, kích thích mua hàng. Với dịch vụ tổng đài ảo, điều này sẽ giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn và tạo ra hiệu suất làm việc cao hơn.
- Tích hợp dễ dàng với hệ thống khác: Tổng đài ảo có khả năng tích hợp với các hệ thống như CRM (Customer Relationship Management) – quản lý khách hàng, tự động gửi email, hoặc các ứng dụng khác, giúp làm tăng tính liên kết và khả năng tương tác của nó.
Đọc thêm: Tích Hợp CRM và Tổng Đài Thông Minh UCALL: Tối Ưu Hóa Quá Trình Chăm Sóc Khách Hàng
Tổng đài ảo – đổi mới trong telesale
Lợi ích của tổng đài ảo trong telesale
- Tối ưu hóa thời gian làm việc của nhân viên Telesale: Tổng đài ảo sẽ tự động quay số liên tục và gọi lại cho những số bị lỡ giúp cho tối ưu hóa thời gian và năng suất cho nhân viên telesale. Điều này giúp tăng cường hiệu suất bằng cách đảm bảo rằng nhân viên luôn sẵn sàng để tiếp nhận cuộc gọi quan trọng.
- Hỗ trợ trí tuệ nhân tạo (AI): Một số Tổng đài ảo được tích hợp trí tuệ nhân tạo để cải thiện trải nghiệm khách hàng. Chúng có khả năng phân tích giọng nói và tương tác tự động với khách hàng thông qua chatbot hoặc trả lời các câu hỏi phổ biến mà không cần can thiệp của con người.
- Tiết kiệm chi phí: doanh nghiệp sẽ giảm thiểu nhiều chi phí lắp đặt tổng đài truyền thống và nhân sự trong việc Telesale. Công cụ AI này sẽ giúp đảm nhận hết những vai trò trước đây của các nhân viên Telesale, bao gồm: giới thiệu sảm phâm, chăm sóc khách hàng, thống báo về những chương trình khuyến mãi mới, tư vấn. Qua đó giúp giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp nhưng vẫn tối ưu hiệu quả kinh doanh.
- Cung cấp báo cáo tổng quan và chi tiết: Sau khi chiến dịch chạy thành công, dịch vụ tổng đài ảo sẽ tự động thống kê hiệu quả chiến dịch. Bạn dễ dàng xem được báo cáo tổng quan của chiến dình gồm: phần trăm chạy chiến dịch, số cuộc gọi thành công, bị lỡ, thời gian cao điểm của chiến dịch. Với báo cáo chi tiết, bạn sẽ xem được những câu trả lời của khách hàng, file ghi âm cuộc gọi và những từ khóa mà khách hàng sử dụng.
Ứng dụng tổng đài ảo vào Telesale
Ứng dụng Tổng đài ảo vào Telesale đòi hỏi sự lập kế hoạch và triển khai một cách cẩn thận để đảm bảo rằng nó phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn. Dưới đây là các bước cụ thể để ứng dụng Tổng đài ảo vào Telesale:
Bước 1: Xác định mục tiêu và yêu cầu của Telesale
Đầu tiên, bạn cần xác định rõ mục tiêu kinh doanh của mình khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo. Điều này bao gòm bạn sử dụng dịch vụ với mục đích bán hàng, chăm sóc khách hàng hay thông báo về những chương trình khuyến mãi, và chúc mừng sinh nhật khách hàng. Điều này sẽ giúp bạn tạo ra một chiến lược Telesale cụ thể và xác định cách Tổng đài ảo có thể hỗ trợ trong quá trình này.
Bước 2: Chọn một hệ thống Tổng đài ảo phù hợp
Chọn công ty cung cấp hệ thốngTổng đài ảo phù hợp với nhu cầu của bạn. Điều này bao gồm việc xem xét các tính năng và khả năng của hệ thống, khả năng tích hợp với các hệ thống khác mà bạn sử dụng, và chi phí liên quan đến triển khai và duy trì.
Bước 3: Tích hợp Tổng đài ảo với hệ thống hiện có
Sau khi chọn hệ thống Tổng đài ảo, bạn cần tích hợp nó với hệ thống hiện có của bạn, chẳng hạn như hệ thống quản lý khách hàng (CRM) và cơ sở dữ liệu sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này giúp cho bạn tối ưu được chiến dịch tiếp thị cho doanh nghiệp.
Bước 4: Xây dựng kịch bản Telesale
Kịch bản Telesale là công cụ giúp cho phần mêm tổng đài ảo hoạt động. Bạn càng lên kịch bản kĩ thì công cụ càng hoạt động tối ưu và đem về lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đồng thời, bạn nên chọn những doanh nghiệp có cung cấp dịch vụ lên kịch bản.
Ở UCALL, chúng mình có hẳn một đội ngũ chuyên gia Telesale giúp bạn lên kịch bản cho mọi ngành nghề với nhiều mục đích khác nhau, giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả kinh doanh.
Bước 5: Đào tạo nhân viên
Hãy đảm bảo rằng nhân viên Telesale của bạn đã được đào tạo để sử dụng Tổng đài ảo một cách hiệu quả. Nhân viên cần biết cách tương tác với hệ thống, theo dõi thông tin quan trọng và sử dụng các tính năng của Tổng đài ảo để nâng cao hiệu suất làm việc.
Bước 6: Theo dõi và tối ưu hóa
Cuối cùng, hãy liên tục theo dõi hiệu suất của Telesale và Tổng đài ảo. Sử dụng dữ liệu thu thập từ Tổng đài ảo để đánh giá hiệu suất của nhân viên Telesale, đo lường hiệu quả của chiến lược Telesale và điều chỉnh quy tắc và quy trình khi cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh của bạn.
Ứng dụng Tổng đài ảo trong Telesale có thể cải thiện hiệu suất, tăng cường trải nghiệm khách hàng và giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả hơn.
Tiềm năng tương lai của Telesale với tổng đài ảo
Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI)
Trí tuệ nhân tạo (AI) đang được tích hợp vào tổng đài ảo để cải thiện khả năng phân loại cuộc gọi và cung cấp thông tin chi tiết hơn về khách hàng. Điều này giúp tăng cường khả năng tương tác và tư vấn của các nhân viên Telesale.
Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) trong Telesale thông qua tổng đài ảo đã thay đổi cách ngành này hoạt động và tương tác với khách hàng. AI giúp tương tác với khách hàng, tư vấn, giải đáp và giới thiệu về sản phẩm cho khách hàng.
Điều này tạo ra sự kết hợp mạnh mẽ giữa con người và công nghệ, cải thiện đáng kể hiệu suất và khả năng cá nhân hóa trong Telesale, đồng thời mở ra một tương lai đầy triển vọng cho ngành này.
Tích hợp đa nền tảng:
Trong tương lai, Tổng đài ảo sẽ phát triển tích hợp mạnh mẽ trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm ứng dụng di động và trang web. Điều này đồng nghĩa với việc khách hàng có thể tiếp cận dịch vụ Telesale bất kể họ ở đâu và bất kể thiết bị họ đang sử dụng. Điều này tạo ra tính linh hoạt và tiện lợi hơn cho khách hàng, giúp tăng cơ hội kết nối và tương tác.
Tự động hóa quá trình bán hàng
Tổng đài ảo có tiềm năng tối ưu hóa quá trình bán hàng từ đầu đến cuối. Nó có thể tự động thực hiện việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tạo danh sách gọi điện thoại, và thậm chí thực hiện cuộc gọi ban đầu, giúp đội ngũ Telesale tiết kiệm thời gian và năng lượng.
Tổng đài ảo sẽ không chỉ giới hạn ở việc tạo cuộc gọi. Nó cũng có tiềm năng tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho đội ngũ Telesale. Điều này giúp các bạn Telesale tập trung vào những việc quan trọng khác thay vì ngồi gọi điện liên tục cho các khách hàng.
Tổng đài ảo của UCALL
UCALL là doanh nghiệp cung cấp công cụ Callbot – tổng đài ảo với mong muốn giúp đỡ doanh nghiệp giảm thiểu chi phí vận hành và tối ưu hiệu quả kinh doanh. Với Callbot auto call, công cũ tích hợp sẵn công nghệ NLP (xử lý ngôn ngữ tự nhiên) giúp hiểu ngôn ngữ của khách hàng và tương tác với khách hàng như người thật đến 99%.
Công cụ được sử dụng với mục đích giúp đỡ các bạn Telesale trong việc tiếp cận khách hàng và kích thích mua hàng. Từ đó, nhân viên Telesale có thêm thời gian và công sức cho những công việc quan trọng khác.
Tạm kết:
Qua bài viết, UCALL đã giúp bạn hiểu hơn về dịch vụ tổng đài ảo và ảnh hưởng to lớn của nó đến với ngành Telesale, cũng như hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Callbot của UCALL giúp tiếp cận lượng khách hàng lớn, tiết kiệm thời gian và công sức cho các bạn Telesale.
Đăng ký trải nghiệm dùng thử giải pháp Auto callbot trong 7 ngày hoàn toàn miễn phí tại đây.
