Trong thời đại 4.0, tự động hóa các quy trình vận hành, kinh doanh là chìa khóa giúp các doanh nghiệp gia tăng cơ hội của bản thân trước khách hàng và đối thủ. Phần mềm gọi điện thoại tự động là một trong các hệ thống tự động hóa quy trình bán hàng của doanh nghiệp.
Ở bài viết này, UCALL sẽ giúp các bạn tìm hiểu về khái niệm cũng như những tiềm năng mà phần mềm gọi điện thoại tự động đem lại cho các doanh nghiệp trong thời đại số.
Mục lục bài viết
Phần mềm gọi điện thoại tự động là gì?
Phần mềm gọi điện thoại tự động là phần mềm sử dụng các công nghệ AI và tự động hóa để quản lý cũng như thực hiện các cuộc gọi điện thoại. Phần mềm gọi điện thoại tự động cho phép các doanh nghiệp và tổ chức thực hiện hàng trăm hoặc hàng nghìn cuộc gọi tự động cùng một lúc đến danh sách lớn khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng mà không cần sự hỗ trợ của nhân viên.
Phần mềm gọi điện thoại tự động hoạt động như thế nào?
Phần mềm gọi điện thoại tự động hoạt động bằng cách tự động hóa quá trình thực hiện cuộc gọi điện thoại. Phần mềm thường sẽ có danh sách các số điện thoại theo danh sách khách hàng, khi phần mềm gọi điện thoại tự động thực hiện cuộc gọi, nó sẽ thực hiện quay số tự động tới khách hàng và thực hiện cuộc hội thoại với khách hàng.
Sau quá trình quay số, phần mềm gọi điện thoại tự động sẽ giao tiếp với khách hàng thông qua kịch bản đã được cung cấp sẵn trước đó. Đây cũng là đầu vào mà nhân viên cần thiết lập giúp phần mềm gọi điện thoại tự động khởi tạo các cuộc hội thoại một cách mượt mà.
Việc tương tác với khách hàng được thực hiện dựa trên khả năng hiểu ngôn ngữ tự nhiên, phán đoán qua các từ khóa được cung cấp từ khách hàng nhằm đưa ra câu trả lời hợp lý theo từng tình huống.
Các phần mềm gọi điện thoại tự động khác nhau sẽ có thêm cách quy trình khác nhau. Ví dụ, tại UCALL, phần mềm gọi điện thoại tự động sau đó sẽ cho phép báo cáo lại trạng thái các cuộc hội thoại, thống kê báo cáo và có thể tích hợp với hệ thống CRM khác.
Các loại phần mềm gọi điện thoại tự động
Khách hàng thường tương tác với doanh nghiệp thông qua các cuộc gọi đến hoặc gọi đi, vì vậy phần mềm gọi điện thoại tự động cũng có 2 loại như sau:
Phần mềm gọi điện thoại tự động đến
Phần mềm gọi điện thoại tự động đến dùng để nhận các cuộc gọi từ khách hàng một cách tự động. Điều này thường được sử dụng trong các trung tâm hỗ trợ khách hàng (đường dây nóng) nhằm cung cấp thông tin nhanh chóng hoặc chuyển cuộc gọi đến đúng phòng ban.
Hệ thống có thể phát các bản ghi âm trước để cung cấp cho người gọi những thông tin cần thiết, hướng dẫn họ đến các kênh liên lạc khác hoặc cho phép họ giải quyết các thắc mắc cơ bản, chẳng hạn như kiểm tra trạng thái đơn hàng hoặc số dư tài khoản, đặt hoặc thay đổi mật khẩu, xử lý thanh toán hóa đơn, lên lịch hẹn…
Hệ thống gọi điện tự động đến cũng có thể định tuyến các cuộc gọi đến đến các phòng ban hoặc nhân viên phù hợp nhất dựa trên các quy tắc định tuyến cuộc gọi được xác định trước và thông tin đầu vào IVR từ người gọi. Do đó, khi được sử dụng trong môi trường trung tâm cuộc gọi đến, các giải pháp hệ thống gọi điện tự động giúp giảm khối lượng cuộc gọi đến, quản lý hàng đợi cuộc gọi và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
Phần mềm gọi điện thoại tự động đi
Phần mềm gọi điện thoại tự động đi cho phép gọi ra ngoài cho danh sách khách hàng được xác định trước. Sự tương tác với khách hàng có thể là bản ghi âm giọng nói có sẵn hoặc thông qua công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói của từng phần mềm
Phần mềm gọi điện thoại tự động có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm gửi thông báo sản phẩm mới/ dịch vụ mới, thông tin quan trọng, nhắc nhở cuộc hẹn cho khách hàng, đánh giá khách hàng tiềm năng, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, ưu đãi đặc biệt hoặc sự kiện mới, thu thập phản hồi, tiến hành khảo sát… Do đó, bất kỳ doanh nghiệp nào muốn gửi thông tin hàng loạt đến đối tượng mục tiêu đều có thể sử dụng phần mềm gọi điện thoại tự động này.
Tại UCALL, phần mềm gọi điện thoại tự động còn có thể tích hợp với hệ thông CRM giúp tối ưu quy trình quản lý khách hàng, dễ dàng theo dõi trạng thái khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể nắm rõ được nên ưu tiên cho các khách hàng có sự quan tâm tới sản phẩm hay dành thời gian cho các công việc khác phức tạp hơn.
Các tính năng chính của phần mềm gọi điện thoại tự động
Để làm tốt vai trò của mình, phần mềm gọi điện thoại tự động tích hợp những tính năng giúp cho các tổng đài được thực hiện một cách trơn tru hơn.
Quay số hàng loạt
Phần mềm cho phép quay số tự động với danh sách số điện thoại được nhập trước, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao suất cho doanh nghiệp. Phần mềm gọi điện thoại tự động tại UCALL cho phép doanh nghiệp tạo tới 2000 cuộc gọi trong khoảng 1 giờ đồng hồ chạy phần mềm.
Trước khi thực hiện quay số tự động, đầu vào của phần mềm gọi điện thoại tự động là danh sách khách hàng tiềm năng từ doanh nghiệp. Danh sách khách hàng càng chất lượng thì tỷ lệ cuộc gọi thành công để có thể chuyển đổi càng tăng.
Gọi điện tự động theo lịch trình
Hệ thống hỗ trợ đặt lịch cuộc gọi tự động dựa trên ngày giờ được xác định trước, đảm bảo cuộc gọi được thực hiện đúng thời điểm cần thiết.
Điều này cũng cho phép doanh nghiệp có thể kiểm soát các cuộc gọi một cách dễ dàng. Đặc biệt với các doanh nghiệp cần chạy các chiến dịch ở nhiều địa phương, khu vực với nhiều múi giờ khác nhau.
Chuyển văn bản thành giọng nói và phản hồi tương tác
Công nghệ chuyển đổi văn bản thành giọng nói (Text-to-Speech) giúp truyền tải thông điệp một cách tự nhiên và chuyên nghiệp. Từ đó, phần mềm gọi điện thoại tự động sẽ có khả năng phản hồi từ khách hàng thông qua giọng nói.
Giọng nói này có thể là bản ghi âm từ trước hoặc do công nghệ AI của phần mềm gọi điện thoại tự động chuyển đổi sang. Đối với các phản hồi, phần mềm gọi điện thoại tự động ghi nhận câu hỏi từ khách hàng và phán đoán dựa trên các từ khóa được cung cấp sẵn cùng công nghệ nhận diện giọng nói trước đó và đưa ra câu trả lời phù hợp.
Báo cáo và phân tích
Phần mềm gọi điện thoại tự động cho phép công nghệ AI có thể tự động báo cáo và phân tích các cuộc hội thoại. Dán nhãn trạng thái cuộc gọi cho từng khách hàng.
Thông qua các bản cáo cáo và phân tích, doanh nghiệp có thể lưu trữ được nhiều số liệu khác nhau, hoặc có thể ghi nhận được các insights hữu ích từ khách hàng. Ngoài ra, kết quả từ nhãn dán khách hàng cho phép doanh nghiệp phân loại khách hàng tiềm năng và dành thời gian chăm sóc, tăng khả năng chuyển đổi khách hàng.
Đồng thời, phần mềm gọi điện thoại tự động cũng giúp doanh nghiệp có những thông tin để điều chỉnh cài đặt các chiến dịch sau đó được thực hiện một cách hiệu quả hơn.
Tích hợp CRM
Phần mềm gọi điện thoại tự động tại UCALL có thể tích hợp với CRM, từ đó thuận tiện quản lý các cơ sở dữ liệu và các công cụ kinh doanh khác nhau.
Doanh nghiệp có thể đồng bộ hóa dữ liệu một cách liền mạch và tối ưu được quy trình quản lý danh sách khách hàng đơn giản hơn.
Việc tự động hóa quy trình làm việc này cũng giúp doanh nghiệp đơn giản hóa vận hành, gia tăng nâng suất cho nhân viên và giảm chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp.
Phần mềm gọi điện thoại tự động được sử dụng như thế nào?
Phần mềm gọi điện thoại tự động thường được sử dụng giúp tự động hóa dịch vụ khách hàng trong các ngành như bán lẻ, dịch vụ khách hàng, y tế, và tài chính. Để thực hiện các cuộc gọi dưới đây:
– Thông báo chủ động
Các doanh nghiệp và tổ chức trong nhiều ngành nghề khác nhau có thể tận dụng phần mềm gọi điện thoại tự động khi họ cần nhanh chóng gửi thông báo chủ động đến khách hàng của mình. Ví dụ: có thể là thông báo khẩn cấp, thông báo dịch vụ khách hàng để chủ động thông báo cho khách hàng về các vấn đề dịch vụ, cập nhật dịch vụ theo lịch trình, sự chậm trễ, thời hạn gia hạn…
– Bán hàng và tiếp thị qua điện thoại
Bên cạnh dịch vụ khách hàng, các cuộc gọi điện thoại tự động có thể được các doanh nghiệp sử dụng cho mục đích bán hàng và tiếp thị. Các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm gọi điện thoại tự động để gửi cuộc gọi hàng loạt nhằm quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ mới cho khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện tại.
– Nhắc nhở lịch hẹn
Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và các doanh nghiệp dịch vụ khác thường sử dụng phần mềm gọi điện thoại tự động để gửi lời nhắc nhở cho khách hàng về các cuộc hẹn sắp tới, có thể là tin nhắn thoại hoặc tin nhắn văn bản được ghi âm trước. Từ đó, họ có thể giảm tình trạng không đến mà không cần phải phân bổ nhân viên để gọi điện trực tiếp cho khách hàng.
– Khảo sát và nghiên cứu
Một trường hợp sử dụng phổ biến khác của phần mềm gọi điện thoại tự động là thu thập phản hồi của khách hàng và tiến hành khảo sát và nghiên cứu khách hàng. Với phần mềm gọi điện thoại tự động, doanh nghiệp có thể thu thập phản hồi có giá trị từ khách hàng và sử dụng dữ liệu này để cải thiện hỗ trợ khách hàng, sản phẩm, chiến lược tiếp thị tiếp theo…
– Nhắc khoản vay tài chính
Các tổ chức tài chính, ngân hàng, nhà cung cấp dịch vụ cho vay có thể sử dụng phần mềm gọi điện thoại tự động để thu nợ nhằm nhắc nhở khách hàng về các khoản thanh toán đến hạn. Tự động hóa thu nợ như vậy có thể giúp họ hợp lý hóa và tối ưu hóa quy trình thu các khoản nợ của mình.
Lợi ích của phần mềm gọi điện thoại tự động với các doanh nghiệp
Việc sử dụng phần mềm gọi điện thoại tự động của các doanh nghiệp sẽ đem lại các lợi ích sau:
– Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian cho các nhiệm vụ lặp lại. Nhân viên kinh doah có thể dành thời gian cho các tác vụ quan trọng, phức tạp hơn.
– Tăng hiệu suất: Giúp doanh nghiệp kết nối với nhiều khách hàng hơn trong thời gian ngắn. Từ đó, nhân viên có thể phân loại nhanh chóng khách hàng mục tiêu cho doanh nghiệp.
– Cải thiện tương tác khách hàng: Cung cấp phản hồi nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu thời gian chờ của khách hàng.
– Tự động hóa quy trình: Phần mềm gọi điện thoại tự động giúp quy trình vận hành được thực hiện một cách tự động hóa. Giảm bớt công việc thủ công cho nhân viên và doanh nghiệp.
UCALL cung cấp giải pháp phần mềm gọi điện thoại tự động, giúp các doanh nghiệp tự động hóa quy trình gọi điện thủ công. Tiếp cận tới hàng ngàn khách hàng tiềm năng chỉ với 1 cú click đơn giản.
UCALL cũng cung cấp phần mềm gọi điện thoại tự động với các tính năng mới mẻ, hữu ích cho doanh nghiệp như cảm ứng giọng nói chen ngang, phân biệt giọng nam/ nữ, cá nhân hóa cho khách hàng.
Ngoài ra, UCALL còn cung cấp các dịch vụ tích hợp cùng phần mềm gọi điện thoại tự động như CRM, tổng đài ảo, Ulead… giúp tăng khả năng tiếp cận với khách hàng tiềm năng, gia tăng tỷ lệ chuyển đổi cho doanh nghiệp.
Tạm kết
Việc ứng dụng phần mềm gọi điện thoại tự động vào hệ thống trung tâm cuộc gọi của các doanh nghiệp là những bước quan trọng để doanh nghiệp tiến gần hơn tới khách hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh mà vẫn đảm bảo trải nghiệm cho cả nhân viên và khách hàng của mình.
Trải nghiệm ngay 15 ngày dùng thử miễn phí phần mềm UCALL không giới hạn tính năng tại đây!
Thông tin liên hệ
Phòng Kinh doanh: 0249 9999 468
Website: https://ucall.vn
Email: contact@ucall.asia
