Phần mềm callbot đang là phần mềm công nghệ nổi bật trong thời gian gần đây với những tính năng có thể ứng dụng được trong nhiều ngành dịch vụ và doanh nghiệp khác nhau. Callbot đem tới hệ thống quản lý thông tin khách hàng tốt nhất từ trước tới nay. Cùng UCALL tìm hiểu về phần mềm này và ứng dụng cho doanh nghiệp của bạn nhé.
Mục lục bài viết
Quy trình triển khai chiến dịch Callbot
Callbot là phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng được thực hiện qua hệ thống tự động hoặc phần mềm quản lý dựa trên trí tuệ nhân tạo. Quy trình quản lý thông tin khách hàng bằng phần mềm Callbot thường trải qua các bước sau:
- Xác định mục tiêu của cuộc gọi telesales, ví dụ: xác nhận thông tin khách hàng, thu thập thông tin mới, cập nhật thông tin hiện có, khảo sát khách hàng, giải đáp thắc mắc,…
- Tạo và chuẩn bị cơ sở dữ liệu chứa thông tin khách hàng: Dữ liệu gồm tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, lịch sử mua hàng, thông tin tài khoản,…
- Xác định các bước và kịch bản cuộc gọi gồm thông điệp, câu hỏi, phản hồi và các quy tắc xử lý thông tin từ khách hàng.
- Sử dụng hệ thống gọi tự động hoặc phần mềm để máy gọi tự động đến các số điện thoại trong data khách hàng. Cuộc gọi được thực hiện bằng cách sử dụng voicebot hoặc ghi âm trước.
- Ghi lại thông tin trong quá trình gọi tới khách hàng như câu trả lời cho các câu hỏi, thông tin cập nhật, phản hồi, và bất kỳ thông tin quan trọng nào khác.
- Xử lý thông tin từ khách hàng nhờ tích hợp công nghệ tân tiến, ví dụ: cập nhật thông tin khách hàng trong cơ sở dữ liệu, gửi thông báo đến các bộ phận liên quan, tạo báo cáo về cuộc gọi, v.v.
- Xác định các tương tác tiếp theo với khách hàng, như gửi email, tin nhắn văn bản, cuộc gọi lại từ nhân viên dựa trên các thông tin thu thập được từ cuộc gọi tự động, v.v.
Quá trình quản lý thông tin khách hàng có thể điều chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp và lĩnh vực cụ thể.
Đọc thêm: 7 Lưu Ý Cho Phương Pháp Quản Lý Dữ Liệu Khách Hàng Mà Chủ Doanh Nghiệp Cần Biết
Phần mềm Callbot liệu có an toàn không?
Phần mềm callbot có thể đảm bảo an toàn nếu được thiết kế và triển khai đúng cách, tuân thủ các quy định về bảo mật và quyền riêng tư. Chọn đúng đơn vị cung cấp uy tín, hiệu quả, các đơn bị cung cấp phải đảm bảo được những điều sau:
Bảo mật dữ liệu và tuân thủ quyền riêng tư
Phần mềm callbot nên được thiết kế để bảo vệ dữ liệu khách hàng. Bao gồm việc mã hóa thông tin, quản lý quyền truy cập, và tuân thủ các quy định bảo mật thông tin cá nhân.
Ngoài ra, AI Callbot phải tuân thủ các quy định về quyền riêng tư và luật pháp liên quan, như tuân thủ các quy định GDPR (General Data Protection Regulation) ở châu Âu hoặc Nghị định số 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ: Bảo vệ dữ liệu cá nhân mới ban hành tháng 7 năm 2023.
Kiểm soát, phân quyền, ghi âm và theo dõi truy cập
Khi sử dụng voicebot nên có chế độ phân quyền, chỉ cho phép người có thẩm quyền truy cập thực hiện các hoạt động cần thiết, hạn chế các truy cập không cần thiết. Đặc biệt là dữ liệu về khách hàng, dữ liệu ghi âm phải được lưu trữ bảo mật mức độ cao. Khi có liên kết với các hệ thống khác, cần đảm bảo việc truyền dữ liệu giữa các hệ thống an toàn và bảo mật.
Độ bảo mật phần mềm gọi tự động của UCALL như thế nào?
Độ bảo mật của callbot tùy thuộc vào nhà cung cấp phần mềm này. Sau đây là một số biện pháp bảo mật được UCALL – công ty công nghệ cung cấp phần mềm gọi điện thoại tự động hàng đầu hiện nay ứng dụng.
- Đảm bảo dữ liệu được mã hóa khi truyền giữa hệ thống callbot và các bên liên quan. Sử dụng các thuật toán mã hóa mạnh mẽ như SSL/TLS để bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền.
- Quản lý quyền truy cập vào hệ thống Callbot nghiêm ngặt. Chỉ những người có quyền truy cập cần thiết mới được phép truy cập vào dữ liệu khách hàng và thực hiện các hoạt động liên quan.
- Sử dụng các biện pháp bảo vệ như bộ tường lửa (firewall), giám sát hệ thống, phát hiện xâm nhập (IDS/IPS) và các công nghệ phòng thủ khác để ngăn chặn và phát hiện các cuộc tấn công từ bên ngoài.
- Tích hợp các danh sách đen để ngăn chặn cuộc gọi từ các số điện thoại đáng ngờ hoặc có liên quan đến hoạt động gian lận hoặc spam.
- Đảo dữ liệu ghi âm được bảo vệ an toàn và chỉ có những người có quyền truy cập mới có thể tiếp cận. Áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu ghi âm như mã hóa và quản lý quyền truy cập.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và quyền riêng tư liên quan đến việc thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin khách hàng. Áp dụng đầy đủ các quy định như GDPR (General Data Protection Regulation) hoặc các quy định bảo vệ thông tin cá nhân của Việt Nam.
- Hỗ trợ đào tạo nhân viên của bạn về các quy tắc bảo mật, quy trình và biện pháp an ninh liên quan đến việc sử dụng hệ thống callbot và xử lý thông tin khách hàng.
Tuỳ thuộc vào công ty và lĩnh vực cụ thể, callbot sẽ có những cách thức khác nhau để bảo mật thông tin khi doanh nghiệp của bạn sử dụng sản phẩm và dịch vụ.
Khuyến nghị khi sử dụng Callbot để bảo mật dữ liệu một cách tốt nhất
Lựa chọn nhà cung cấp uy tín
Để đảm bảo an toàn bảo mật thông tin một cách tối đa, bạn nên lựa chọn nhưng đơn vị cung cấp dịch vụ Callbot uy tín như UCALL. Không chỉ đem tới khả năng bảo mật dữ liệu ở mức độ cao, khi bạn lựa chọn nhà cung cấp uy tín sẽ nhận được những dịch vụ chất lượng, tỷ lệ thành công của chiến dịch cũng tăng cao hơn.
Ký hợp đồng NDA với đơn vị cung cấp phần mềm
Hợp đồng NDA là một thỏa thuận không tiết lộ giữa hai hay nhiều bên dưới dạng văn bản pháp lý. Các bên liên quan khi lý vào hợp đồng sẽ chấp thuận việc không tiết lộ bất kỳ thông tin nhạy cảm nào trong quá trình hợp tác kinh doanh giữa các doanh nghiệp và thậm chí sau khi hợp tác.
Hợp đồng NDA thường được các bác sĩ – bệnh nhân, luật sư – khách hàng, giám đốc – nhân viên và các doanh nghiệp, công ty sử dụng để bảo mật thông tin.
Phần mềm có tính năng phân quyền rõ ràng
Tính năng phân quyền giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát người truy cập và những thông tin được phép truy cập. Điều này giúp bảo mật an toàn thông tin, tránh việc thông tin nội bộ bị lọt ra ngoài gây ảnh hưởng tới chiến dịch cũng như doanh nghiệp.
Phần mềm có cơ chế ẩn & mã hoá thông tin khách hàng
Khi sử dụng Callbot, thông tin của khách hàng sẽ được mã hóa bằng một hoặc nhiều thuật toán phức tạp nhằm ngăn chặn các truy cập trái phép. Được bảo vệ bởi hệ thống tường lửa đặc biệt với nhiều biện pháp bảo mật khác giúp ẩn thông tin quan trọng của khách hàng khi cần thiết.
Tạm kết:
Trên đây là cách thức quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp bằng phần mềm Callbot và những cách thức, công cụ bảo mật được cung cấp bởi UCALL đem tới sự an toàn cho thông tin của khách hàng và của chính doanh nghiệp. Để đảm bảo an toàn thông tin khách hàng, bạn nên lựa chọn một phần mềm callbot đáng tin cậy từ nhà cung cấp uy tín như UCALL.
UCALL cung cấp dịch vụ gọi tự động Callbot phiên bản cải tiến 4.0 đời mới đem tới những tiện ích vượt trội dành cho bạn. Đây là một doanh nghiệp trẻ với đội ngũ nhân viên năng động, đem tới những giải pháp thông minh, vượt trội và hàng trăm ngàn kịch bản gọi tự động dành cho doanh nghiệp của bạn.
Đăng ký trải nghiệm ngay phần mềm Callbot hoàn toàn miễn phí trong 15 ngày tại UCALL
