Giai đoạn mùa tuyển sinh các chương trình hướng nghiệp, giáo dục là thời điểm nhiều doanh nghiệp cạnh tranh, chủ động tiếp cận học viên nhanh chóng. Nhiều doanh nghiệp trong đó có Học viện đào tạo hướng nghiệp X đã ứng dụng thành công Callbot AI tiếp cận học viên, cải thiện những rào cản về thời gian, nguồn lực và chi phí. Từ đó đạt được những hiệu quả đáng kể trước những đối thủ cùng thời điểm.
Hãy cùng UCALL tìm hiểu về cách học viện X đã đưa tự động hóa vào trung tâm cuộc gọi thông qua Callbot AI tiếp cận học viên hiệu quả ở bài viết dưới đây.
Thực trạng của học viên X trước khi ứng dụng Callbot AI tiếp cận học viên
Học viện X là nơi đào tạo và hướng nghiệp cho học viên chủ yếu là học sinh lớp 12 đang trong khoảng thời gian tìm hiểu về ngành nghề, định hướng và hình thành những mục tiêu mới của bản thân. Đây là giai đoạn được nhiều doanh nghiệp, trung tâm giáo dục, đào tạo nghề, trường Đại học, trung tâm dạy kỹ năng… tiếp cận một cách mạnh mẽ thông qua rất nhiều chiến dịch truyền thông, marketing phủ sóng từ online tới offline.
Thông qua những chương trình, sự kiện talkshow, workshop được tổ chức tại các trường THPT, Học viên X đã tiếp cận được một số lượng database lớn tuy nhiên việc chăm sóc để chuyển đổi thành công tệp đối tượng này là một thách thức rất lớn bởi nguồn lực có hạn, trong khi đó thời điểm cuối năm học cũng cần doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình tiếp cận học viên bởi số lượng đối thủ cạnh tranh rất lớn.
Áp lực về thời gian và nguồn lực đã khiến cho doanh nghiệp ít nhiều gặp khó khăn trong quá trình tạo ra hành trình khách hàng liền mạch và tối ưu khả năng chuyển đổi của học viện. Từ đó, việc bỏ lỡ học viên sẽ dễ dàng xảy ra, doanh số không như kỳ vọng và quy mô doanh nghiệp sẽ khó mở rộng trong những chiến dịch trong tương lai.
Đồng thời, chi phi gia tăng và khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng nguồn lực cũng là một trong những rào cản vô cùng lớn đối với mỗi doanh nghiệp không chỉ là học viện X. Ngoài ra, học viên thường có xu hướng chỉ rảnh vào những khung thời gian ngoài giờ hành chính bởi còn tham gia học tập, ôn luyện cho kỳ thi tốt nghiệp, điều này sẽ trái ngược rất nhiều với khung thời gian làm việc cố định của các tư vấn viên, gây khó khăn trong quá trình tiếp cận và thuyết phục có hiệu quả.
Từ những lý do trên, việc tìm kiếm một phương pháp mới giúp thúc đẩy chiến dịch tuyển sinh là một trong những bài toán đặt ra cho học viện X. Callbot AI tiếp cận học viên được coi là một trong những giải pháp hiệu quả, tối ưu nhất trông bối cảnh hiện tại.
Học viện X ứng dụng Callbot AI để tiếp cận học viên như thế nào?
Ứng dụng Callbot AI tiếp cận học viên hứa hẹn mang đến những bước ngoặt cho doanh nghiệp hiệu quả tuy nhiên học viện X đã có những chiến lược và yếu tố cụ thể giúp tối ưu những tiềm năng mà công cụ AI này có thể đem lại.
Xây dựng kịch bản Callbot tiếp cận học viên một cách tự nhiên, gần gũi
Hiểu rõ Callbot AI là công cụ tốt để hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các rào cản về thời gian và nguồn lực, những yếu tố khác như kịch bản là những yếu tố mà học viện X đã rất chú trọng nghiên cứu kịch bản phù hợp nhất với đối tượng mà doanh nghiệp đang hướng tới.
Với khách hàng mục tiêu và các bạn học sinh cuối cấp – lớp 12, học viện X đã ưu tiên lựa chọn kịch bản ngắn gọn, dễ hiểu, tạo cảm giác gần gũi, quen thuộc và thoải mái ngay từ những giây đầu tiên để khiến khách hàng nhanh chóng tin tưởng, kéo dài thời gian nghe máy và thuyết phục. Ngoài ra, với hai lựa chọn về giọng bot và giọng ghi âm, học viện cũng ưu tiên sử dụng ghi âm người thật để gia tăng sự thân thuộc với các bạn học sinh, đặc biệt phù hợp với việc giới thiệu khóa học, sự kiện mới.
Tùy vào từng chiến dịch chuyển đổi cho workshop, khóa học đào tạo mà “call to action” của học viện là có những sự thay đổi phù hợp. Ngoài ra, việc nhắm vào tâm lý mong muốn tìm hiểu về nghề nghiệp trong tương lai mà doanh nghiệp cũng cung cấp những thông tin về diễn giả, giảng viên có kinh nghiệm hay những thông tin về trải nghiệm miễn phí, quà tặng khác giúp thu hút thêm sự quan tâm từ đối tượng này.
Lựa chọn khung thời gian triển khai chiến dịch Callbot AI tiếp cận học viên phù hợp
Một yếu tố quan trọng khác là lựa chọn khung thời gian phù hợp với đối tượng khách hàng, mà ở đây là học sinh lớp 12, với hầu hết thời gian tham gia học tập tại trường học.
Với thói quen và lịch trình như vậy, học viện thường ưu tiên thực hiện chiến dịch Callbot AI tiếp cận học viên trong các khoảng thời gian cuối buổi chiều và buổi tối từ 19h – 21h. Đây là khung thời gian rảnh sau thời gian học tập bận rộn và giúp học viên dễ dàng tiếp nhận, lắng nghe tư vấn.
Với khung giờ này, học viên cũng có thể lắng nghe kỹ những thông tin học viện X đề cập mà không bị phân tâm bởi các hoạt động khác tối ưu hóa chiến dịch Callbot Ai tiếp cận học viên và nâng cao tỷ lệ phản hồi, đồng thời giúp giảm thiểu các cuộc gọi không được tiếp nhận hoặc bị bỏ lỡ.
Đầu tư vào data có chất lượng
Ngoài những yếu tố về thời gian hay kịch bản, data là yếu tố quan trọng hàng đầu, quyết định nhiều tới sự thành công của chiến dịch Callbot tiếp cận học viên.
Mặc dù có số lượng dữ liệu khách hàng lớn, học viện X đã có những chiến lược thu thập rất hiệu quả thông qua nhiều hoạt động khác nhau vì vậy chất lượng của data gần như tương đồng với độ lớn của nó.
Tùy vào từng mục tiêu chiến dịch mà các doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện các chiến dịch truyền thông, marketing online, offline khác nhau để thực hiện thu thập thông tin khách hàng tiềm năng hiệu quả như chạy quảng cáo, thực hiện khảo sát offline, đặt booth, tổ chức sự kiện…
Chất lượng đầu vào đã tạo điều kiện cho Callbot AI tiếp cận học viên hiệu quả mà vẫn tối ưu được thời gian và nguồn lực để vận hành trong giai đoạn tuyển sinh mang tính cạnh tranh ngày nay.
Hiệu quả sau khi học viện X ứng dụng Callbot AI tiếp cận học viên
Chỉ với một click chuột, học viện X đã thực hiện được tới 2000 cuộc gọi từ Callbot AI tiếp cận học viên trong một giờ và đạt được những hiệu quả vượt kỳ vọng
Cải thiện số lượng học viên tiếp cận trong thời gian ngắn
Công nghệ AI đã giúp cho học viện X cải thiện đáng kể khả năng tiếp cận học viên trong một thời gian ngắn, Callbot AI thực hiện tới 2000 cuộc gọi chỉ trong một giờ. Điều mà trước khi ứng dụng Callbot AI tiếp cận học viên thì học viện khó có thể thực hiện được, đặc biệt trong khung thời gian ngoài giờ hành chính.
Công nghệ này giúp tự động hóa toàn bộ quy trình gọi điện, giúp trung tâm tiếp cận lượng lớn học viên tiềm năng trong thời gian ngắn mà không gặp phải những trở ngại của việc gọi thủ công.
Hơn 70% học viên tiếp nhận và tương tác Callbot AI tiếp cận học viên
Một kết quả đáng chú ý là hơn 70% học viên đã nhận và tham gia vào cuộc gọi tự động của Callbot AI tiếp cận học viên. Thành công này là nhờ vào khả năng tự động gọi lại vào các khung giờ khác nhau nếu học viên không bắt máy lần đầu tiên. Sự linh hoạt này đã giúp Học viện X gia tăng cơ hội tiếp cận và tương tác hiệu quả với học viên, mang lại gần 50% tỷ lệ chuyển đổi tham gia các sự kiện, khóa học thử mà học viện X cung cấp.
Kết quả là sự kết hợp từ chiến lược hiệu quả với công cụ Callbot AI tiếp cận học viên nhanh chóng, gạt bỏ những rào cản khó khăn từ trước, giúp học viện X gia tăng và đẩy nhanh quá trình chăm sóc học viên hiệu quả.
Những câu hỏi thường gặp về ứng dụng Callbot AI tiếp cận học viên
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp (FAQ) về ứng dụng Callbot AI tiếp cận học viên, giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động và lợi ích mà công nghệ AI Auto Call này mang lại.
Callbot AI là gì và Callbot AI tiếp cận học viên như thế nào?
Callbot AI là một hệ thống tự động sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) để thực hiện các cuộc gọi thoại hoặc gửi tin nhắn đến học viên, nhằm cung cấp thông tin, giải đáp thắc mắc, thu thập ý kiến phản hồi, hoặc thực hiện các hoạt động chăm sóc học viên một cách hiệu quả.
Callbot AI có khả năng tương tác một cách tự nhiên và linh hoạt với học viên thông qua công nghệ (Natural Language Processing – NLP), giúp Callbot có thể hiểu, giao tiêp và thực hiện mô phỏng một cuộc trò chuyện với con người một cách liền mạch.
Nhờ đó, Callbot AI tiếp cận học viên thông qua việc tự động cung cấp thông tin về các khóa học, chương trình đào tạo, cũng như trả lời những câu hỏi thường gặp từ học viên mà không cần sự can thiệp trực tiếp của nhân viên tư vấn.
Callbot AI có thể xử lý những loại câu hỏi nào từ học viên?
Callbot AI có thể xử lý và trả lời đa dạng các câu hỏi mà học viên có thể gặp phải trong quá trình tìm hiểu về một khóa học hoặc dịch vụ giáo dục. Các câu hỏi phổ biến có thể bao gồm: thông tin về khóa học (mô tả khóa học, thời gian học, địa điểm tổ chức, yêu cầu đầu vào), giá cả và phương thức thanh toán, thông tin về giảng viên, các chính sách ưu đãi hay học bổng, hỗ trợ đăng ký khóa học, lịch trình học và các yêu cầu về tài liệu học theo kịch bản đã được xây dựng trên hệ thống.
Với khả năng nhận diện ngôn ngữ, Callbot AI hoàn toàn có thể tự bắt keyword trong quá trình giao tiếp với học viên, từ đó tự động phản hồi thông tin nhận được trong khả năng hoặc chuyển tiếp tới nhân viên có chuyên môn tiếp tục chăm sóc và tư vấn chuyên sâu hơn cho khách hàng.
Callbot AI có thể thay thế hoàn toàn nhân viên tư vấn không?
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể ứng dụng Callbot AI tiếp cận học viên trong việc giải đáp các câu hỏi đơn giản, hỗ trợ đăng ký khóa học, cung cấp thông tin và thực hiện các tác vụ hành chính, nhưng đối với các tình huống phức tạp, như giải quyết tranh chấp, hỗ trợ học viên có nhu cầu đặc biệt, hoặc tư vấn chuyên sâu về lựa chọn khóa học phù hợp, nhân viên tư vấn vẫn đóng vai trò rất quan trọng.
Callbot AI tại UCALL có cung cấp thêm các tính năng như cá nhân hóa, xen ngang… phù hợp tạo ra những trải nghiệm mới cho khách hàng, trong tương lai Callbot AI cũng hứa hẹn sẽ phát triển thêm những tính năng mới, xử lý được những câu trả lời phức tạp hơn, tuy nhiên sự tương tác và can thiệp con người hay chuyên viên tư vấn là điều cần thiết để đảm bảo chiều sâu của những thông tin truyền tải tới khách hàng.
Callbot AI sẽ giúp giảm tải công việc cho nhân viên, cho phép họ tập trung vào các vấn đề khó hơn và cần sự can thiệp trực tiếp của con người. Vì vậy, trong thực tế, Callbot AI và nhân viên tư vấn sẽ làm việc cùng nhau để tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng.
Sử dụng Callbot AI tiếp cận học viên có đảm bảo tính bảo mật không?
Khi sử dụng Callbot AI tiếp cận học viên, tất cả các cuộc trò chuyện và thông tin cá nhân của học viên được đảm bảo không bị rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích. Ngoài ra, UCALL cam kết có các điều khoản, biện pháp bảo vệ quyền riêng tư đều được tích hợp trong quá trình khách hàng vận hành Callbot, thực hiện những chiến dịch telesale hay sử dụng những giải pháp khác do UCALL cung cấp.
Những dữ liệu mà Callbot AI thu thập sẽ chỉ được sử dụng cho mục đích cung cấp dịch vụ, cải thiện trải nghiệm người dùng, và không được chia sẻ với bên thứ ba mà không có sự đồng ý của học viên.
Kết luận
Không chỉ thành công ứng dụng Callbot AI tiếp cận học viên mà học viện X cũng đã tạo ra trải nghiệm khách hàng mới, tối ưu hóa chi phí và gia tăng hiệu suất. Trong tương lai, công nghệ này hứa hẹn phát triển thêm nhiều tính năng mới, đóng vai trò thúc đẩy những chiến lược tiếp cận và chăm sóc khách hàng tự động, hiệu quả.
