Thêm khách hàng vào nhiều chiến dịch AI Call Agent: chia dữ liệu và xử lý trùng

Khi nhiều chiến dịch Callbot cùng cần nhận dữ liệu, việc mở từng chiến dịch rồi tải lại một file dễ khiến người vận hành khó theo dõi mình đã nạp đến đâu. Điểm cần kiểm soát không chỉ là số lượng liên hệ, mà còn là chiến dịch nhận dữ liệu, quy tắc chia và cách xử lý những số đã có lịch sử gọi.

Tính năng Thêm KH vào nhiều chiến dịch trên UCALL cho phép chọn một tệp khách hàng và phân bổ vào nhiều chiến dịch AI Call Agent trong cùng một màn hình. Bài viết hướng dẫn cách chuẩn bị, chọn nguồn file, cấu hình nhập và đối chiếu kết quả. Đây là hướng dẫn cho tính năng hiện có, không phải thông báo ra mắt hay cam kết hiệu quả kinh doanh.

Các tên nút và quy tắc sản phẩm trong bài được đối chiếu với tài liệu Chiến dịch AI Call Agent của UCALL, mục “Thêm Khách Hàng Vào Nhiều Chiến Dịch”. Những khuyến nghị về kiểm tra dữ liệu là cách tổ chức vận hành, không phải chức năng bổ sung của phần mềm.

Khi nào nên dùng cách nạp nhiều chiến dịch?

Cách này phù hợp khi bạn có một tệp nguồn và đã xác định rõ những chiến dịch sẽ nhận liên hệ. Thay vì lặp lại thao tác tải file tại từng nơi, bạn tập trung việc chọn nguồn và phân bổ trong một hộp thoại. Theo tài liệu UCALL, các đích nhận có thể là chiến dịch AI Call Agent đang chạy hoặc mới tạo.

Lợi ích trực tiếp là giảm số lần phải mở từng chiến dịch để nhập dữ liệu. Đồng thời, người phụ trách có thể xem lại danh sách đích và quy tắc chia trước khi xác nhận. Điều đó hỗ trợ việc kiểm soát thao tác; không có nghĩa hệ thống tự hiểu mục tiêu kinh doanh hay tự chọn chiến dịch thay bạn.

Nếu các nhóm khách cần kịch bản khác nhau, hãy xác định cách phân nhóm trước. Chẳng hạn, khách cần xác nhận lịch và khách cần tư vấn sản phẩm không nên bị gộp chỉ vì cùng xuất hiện trong một file. Việc chia số lượng không thay thế quyết định lựa chọn tệp khách phù hợp với nội dung cuộc gọi.

Chuẩn bị trước khi mở màn hình nạp dữ liệu

Đối với tệp mới, chức năng hỗ trợ Excel .xlsx, .xls, .csv và .txt. Ở phần hướng dẫn nạp nhiều chiến dịch, UCALL yêu cầu cột số điện thoại tên phone. Nên tải file mẫu ngay trong hộp thoại để đối chiếu, thay vì mang nguyên giả định về tên cột từ một phương thức nhập khác.

Trước khi tải lên, hãy kiểm tra số điện thoại, các dòng trống và cách lưu số trong bảng tính. Chốt một bản file dùng cho lượt nạp, giữ bản nguồn riêng để đối soát. Đây là bước chuẩn bị nội bộ: bài viết không khẳng định UCALL tự sửa mọi định dạng số hoặc tự phát hiện toàn bộ lỗi dữ liệu.

Bước 1: Mở chức năng và chọn nguồn file

Tại danh sách chiến dịch Callbot, tìm nút Thêm KH vào nhiều chiến dịch trên thanh công cụ, cạnh nút + Tạo chiến dịch. Mở hộp thoại này để làm việc với phần tải file, cấu hình nhập và danh sách chiến dịch nhận.

Nếu dùng file trên máy, mở phần Tải file mới, rồi kéo thả hoặc chọn tệp. Dùng nút Tải file mẫu nếu cần kiểm tra cấu trúc trước khi tiếp tục. Đối chiếu tên file được chọn với bản đã chuẩn bị; một tên gần giống chưa đủ bảo đảm đó là phiên bản cần dùng.

Nếu file đã nằm trong kho dữ liệu của doanh nghiệp, mở Chọn file từ thư viện. Nhập từ khóa vào ô Tìm tên file, tìm đúng tệp và bấm + Thêm. Theo hướng dẫn, tên tệp được chọn sẽ xuất hiện ở phần tóm tắt File đã tải lên bên dưới.

Bước 2: Rà soát cấu hình nhập và xử lý số trùng

Trong Cấu hình nhập dữ liệu, bạn có thể chọn lưu file mới tải lên vào thư viện để dùng lại. Chỉ chọn khi việc giữ tệp đó phù hợp với quy trình dữ liệu của doanh nghiệp. Tùy chọn này khác với việc quyết định khách hàng nào sẽ được phân bổ tới từng chiến dịch.

Phần Ghi đè lên danh sách hiện tại cần được đọc kỹ trước khi bật. Theo tài liệu UCALL, dữ liệu trùng được xử lý dựa trên trạng thái cuộc gọi hiện có. Không nên diễn giải “ghi đè” thành thay mới toàn bộ lịch sử hoặc hiểu rằng mọi dòng đều có cùng kết quả.

• Với liên hệ đã gọi thành công, hệ thống giữ kết quả và lịch sử, không nhập trùng để ghi đè.
• Với liên hệ đã gọi thất bại, dữ liệu có thể được nạp lại để tiếp tục gọi theo cấu hình chiến dịch.
• Với liên hệ chưa gọi, dữ liệu cũ bị thay thế bằng dữ liệu mới.
• Với liên hệ đang chờ gọi lại, hệ thống không nhập trùng để bảo toàn lịch hẹn.

Bốn trạng thái trên cho thấy cùng một tệp nạp lại có thể tạo ra các kết quả khác nhau. Trước khi xác nhận, hãy chọn một vài hồ sơ đại diện trong quy trình kiểm tra nội bộ để biết mình đang bổ sung mới, nạp lại sau thất bại hay cập nhật nhóm chưa gọi.

Bạn cũng cần kiểm tra các lựa chọn khi một ô hoặc một dòng chứa nhiều số điện thoại. Giao diện có lựa chọn ưu tiên như Chỉ gọi số đầu tiên. Đọc đúng lựa chọn đang hiển thị, không suy ra rằng mọi số trong ô đều sẽ được xử lý theo cùng cách.

Cuối cùng là mục SĐT trùng với chiến dịch khác. Tài liệu mô tả lựa chọn gọi tất cả kể cả số trùng hoặc loại bỏ số trùng để tránh gọi lặp. Đây là quyết định giữa các chiến dịch, khác với quy tắc giữ lịch sử trong một chiến dịch. Cần thống nhất mục tiêu trước khi chọn.

Bước 3: Chọn chiến dịch và phương thức phân bổ

Mở phần Chọn chiến dịch, sau đó dùng Thêm chiến dịch để chọn các chiến dịch AI Call Agent cần nhận dữ liệu. Rà soát từng tên trong danh sách đích. Nếu chọn nhầm một chiến dịch có tên tương tự, việc cấu hình quy tắc chia đúng vẫn không giải quyết được lỗi chọn đích.

Chia đều (thứ tự ngẫu nhiên): Hệ thống xáo trộn danh sách khách hàng hợp lệ rồi phân bổ đều cho các chiến dịch đã chọn. Chọn cách này khi bạn muốn mỗi chiến dịch nhận số lượng khách tương đương nhau.

Cách chia này cân bằng số lượng liên hệ, nhưng không bảo đảm các nhóm khách có cùng nhu cầu. Nếu mỗi chiến dịch phục vụ một nhóm khách hoặc mục tiêu khác nhau, bạn nên phân nhóm dữ liệu trước khi nạp.

Chia theo số lượng: Bạn nhập số khách hàng muốn phân bổ cho từng chiến dịch. Cách này phù hợp khi các chiến dịch có nhu cầu hoặc khả năng xử lý khác nhau. Để bỏ một chiến dịch khỏi lượt phân bổ, bấm biểu tượng thùng rác cạnh chiến dịch đó.

Trước khi tiếp tục, đối chiếu các con số đã nhập với số dòng hợp lệ được ước tính trong khung bên trái. Tài liệu không nêu đầy đủ cách giải quyết mọi trường hợp dư hoặc thiếu hạn mức. Nếu số lượng không khớp, hãy kiểm tra giao diện và làm rõ trước khi nạp, thay vì đoán hệ thống sẽ tự phân bổ phần còn lại.

Bước 4: Xác nhận nạp và kiểm tra tiến độ

Khi nguồn file, cấu hình và danh sách đích đã đúng, bấm Thêm liên hệ vào chiến dịch →. Theo dõi khung Tiến độ ở bên phải hộp thoại. Khi tác vụ hoàn tất, bấm Thoát. Đây là trình tự được hướng dẫn trong tài liệu chính thức.

Không nên chỉ nhìn số dòng trong file gốc rồi kết luận tất cả đã được đưa vào chiến dịch. Số dòng hợp lệ, quy tắc trùng và trạng thái sẵn có đều có thể ảnh hưởng cách dữ liệu được xử lý. Hãy kiểm tra kết quả nhập trước khi quyết định các bước vận hành tiếp theo.

Việc nạp dữ liệu cũng cần được phân biệt với kết quả gọi. Một liên hệ xuất hiện trong danh sách chưa chứng minh khách đã nhận cuộc gọi, nghe máy hay đạt mục tiêu. Để theo dõi cuộc gọi sau đó, dùng hướng dẫn Báo cáo Chiến dịch AI Call Agent và đối chiếu đúng chiến dịch.

Ví dụ giả định: một tệp, hai chiến dịch nhận dữ liệu

Giả sử đội vận hành có một tệp đã kiểm tra với 120 liên hệ hợp lệ và hai chiến dịch phù hợp cùng mục đích. Nếu muốn chủ động cấp 70 liên hệ cho chiến dịch A và 50 cho chiến dịch B, đội có thể chọn cách chia theo số lượng và nhập hạn mức tương ứng.

Những nhầm lẫn thường gặp và cách kiểm tra

Không tìm thấy file trong thư viện: kiểm tra lại từ khóa và tên tệp, sau đó xác nhận file đã thực sự được lưu vào kho. Tài liệu có tùy chọn lưu file mới vào thư viện; không nên mặc định mọi file từng tải lên đều đã được giữ để tái sử dụng.

Dữ liệu nhập không như mong đợi: đối chiếu cột phone, định dạng tệp và phần ước tính dòng hợp lệ. Nếu file có nhiều số trong một ô hoặc một dòng, kiểm tra tùy chọn ưu tiên trước. Không sửa dữ liệu hàng loạt chỉ dựa trên một giả định chưa được xác nhận.

Số trùng vẫn xuất hiện trong kế hoạch gọi: phân biệt trùng với chiến dịch khác và dữ liệu trùng trong chiến dịch hiện tại. Hai nhóm tùy chọn có mục đích khác nhau. Xem lại cả lựa chọn xử lý trùng lẫn trạng thái liên hệ, thay vì chỉ bật một ô ghi đè.

Đã nạp nhưng chưa thấy cuộc gọi: kiểm tra riêng trạng thái, khung giờ và điều kiện vận hành của chiến dịch theo tài liệu UCALL. Không dùng thao tác nạp lại như cách khắc phục mặc định. Nếu tiến độ nhập chưa rõ, lưu thông tin đang hiển thị và nhờ bộ phận hỗ trợ kiểm tra.

Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc tải lại file từ máy mỗi lần không?

Không. Tài liệu cho phép chọn file đã lưu từ thư viện. Mở mục tương ứng, tìm tên tệp và bấm + Thêm, rồi kiểm tra phần tóm tắt trước khi nạp. Bạn vẫn cần xác nhận đó là phiên bản dữ liệu muốn sử dụng.

Chia đều có nghĩa mỗi chiến dịch nhận tệp khách giống nhau không?

Không nên hiểu như vậy. Tài liệu mô tả việc xáo trộn và phân bổ số lượng khách hợp lệ giữa các chiến dịch. Chia số lượng không bảo đảm mọi nhóm có đặc điểm tương đương; cần tự kiểm tra mức phù hợp với mục tiêu gọi.

Ghi đè có làm mất lịch hẹn gọi lại không?

Theo quy tắc được UCALL mô tả, liên hệ đang chờ gọi lại không được nhập trùng để bảo toàn lịch hẹn. Hãy phân biệt trạng thái này với nhóm chưa gọi, vì nhóm chưa gọi có quy tắc thay thế dữ liệu khác.

Có thể chọn số lượng khác nhau cho từng chiến dịch không?

Có. Chọn Chia theo số lượng và điền hạn mức tại từng đích. Đối chiếu với số dòng hợp lệ trước khi xác nhận. Với tình huống tổng hạn mức không khớp nguồn, kiểm tra hướng dẫn trên giao diện hoặc liên hệ hỗ trợ thay vì tự suy đoán.

Có nên thử ngay trên toàn bộ dữ liệu thật không?

Nên bắt đầu bằng một tập nhỏ đã được phép dùng và kiểm tra kết quả nhập. Đây là khuyến nghị vận hành để dễ đối soát. Việc chọn dữ liệu, mục tiêu và thời điểm liên hệ vẫn cần tuân theo quy trình doanh nghiệp đã thống nhất.

Bắt đầu bằng một lượt nạp dễ đối soát

Trước lượt nạp tiếp theo, hãy thống nhất ba việc: file nguồn nào được dùng, chiến dịch nào nhận dữ liệu và quy tắc trùng nào được áp dụng. Sau đó thực hiện đúng trình tự chọn file, cấu hình nhập, chọn phương thức chia và theo dõi tiến độ.

Nếu cần xác nhận giao diện hoặc cách phân bổ cho tình huống của đội ngũ, hãy gửi yêu cầu tư vấn qua website UCALL, kèm mô tả mục tiêu và cấu hình cần kiểm tra. Không gửi tệp khách hàng thật qua kênh chưa được doanh nghiệp cho phép.