Trong thời đại chuyển đổi số, hệ thống gọi tự động đang có xu hướng được ứng dụng nhiều ở các doanh nghiệp lớn, nhỏ nhằm gia tăng hiệu quả trong việc quản lý và vận hành các hoạt động giao tiếp với khách hàng phải kể đến hệ thống gọi tự động.
Với cách thức hoạt động và vận hành của mình hệ thống gọi tự động tạo ra hiệu quả tăng gấp 3 lần so với các phương thức gọi truyền thống.
Trong bài viết này, UCALL sẽ giới thiệu chi tiết về hệ thống gọi tự động, cách thức hoạt động, các lợi ích vượt trội mà công nghệ này mang lại cũng như cách ứng dụng tối ưu trong hoạt động kinh doanh.
Mục lục bài viết
Hệ thống gọi tự động (Auto-call) là gì?
Sự xuất hiện của hệ thống gọi tự động Callbot Auto Call đã phần nào hỗ trợ doanh nghiệp giảm tải áp lực cho nhân viên, đồng thời nâng cao hiệu suất tương tác với khách hàng.
Thay vì nhân viên phải dành thời gian vào các cuộc gọi lặp đi lặp lại, giờ đây nhờ sự hỗ trợ của hệ thống gọi tự động, nhân viên có thể dành nhiều thời gian vào các công việc đòi hỏi tính sáng tạo cao hơn.
Định nghĩa
Hệ thống gọi tự động (auto-call) là một công cụ công nghệ hiện đại cho phép doanh nghiệp thực hiện hàng loạt các cuộc gọi tự động đến khách hàng dựa trên danh sách liên hệ có sẵn.
Khi ứng dụng hệ thống gọi tự động, tất cả nội dung cuộc gọi từ quảng cáo sản phẩm, thông báo khuyến mãi đến khảo sát ý kiến khách hàng đều được thiết lập trước và triển khai một cách hoàn toàn tự động.
Đặc biệt, hệ thống gọi tự động cho phép khách hàng tương tác hai chiều, tạo điều kiện để họ có thể phản hồi thông tin, trả lời các câu hỏi, hoặc đưa ra yêu cầu ngay trong cuộc gọi.
Nó được coi là “vũ khí chiến lược” để thực hiện các chiến dịch bán hàng và chăm sóc khách hàng hiệu quả mà không cần sự can thiệp của nhân viên Telesales. So với các phương pháp tiếp cận khách hàng thủ công thì hệ thống gọi tự động giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lến tới 80%.
Cách hoạt động của hệ thống gọi tự động
Hệ thống gọi tự động hoạt động thông qua việc kết nối với cơ sở dữ liệu khách hàng và sử dụng phần mềm tổng đài ảo thông minh. Sau khi cài đặt thời gian và nội dung gọi ra, hệ thống sẽ tự động thực hiện các cuộc gọi từ danh sách khách hàng có sẵn của bạn.
Ngay sau khi nhận được tín hiệu phản hồi từ khách hàng, hệ thống sẽ tự động tương tác lại theo từng trường hợp khách hàng một cách cá nhân hoá và tự nhiên nhất.
So với việc để nhận viên Telesale gọi điện cho hàng ngàn khách hàng với một nội dung nhất định thì việc ứng dụng hệ thống gọi tự động là cách giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và thời gian hơn rất nhiều.
Các tính năng vượt trội của hệ thống gọi tự động
Hệ thống gọi tự động mang đến nhiều tính năng vượt trội mà mọi doanh nghiệp đều có nhu cầu sử dụng. Hệ thống này không chỉ đơn thuần là một công cụ hỗ trợ giao tiếp, mà còn là một nền tảng toàn diện giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường hiệu quả kinh doanh và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Tính năng quản lý dữ liệu tập trung
Khi ứng dụng hệ thống gọi tự động thì các thông tin, dữ liệu khách hàng và hiệu quả của cuộc gọi đều được lưu lại và truy xuất dễ dàng bất cứ khi nào doanh nghiệp cần đến.
Hơn nữa, hệ thống gọi tự động giúp tối ưu hoá việc tìm kiếm và khai thác data khách hàng trở nên đơn giản hơn bao giờ hết, từ nền tảng Facebook đến các sàn giao dịch doanh nghiệp, tùy theo mục tiêu và yêu cầu cụ thể.
Tính năng tổng đài
Tính năng tổng đài gọi tự động giúp doanh nghiệp xử lý dễ dàng các cuộc gọi đến và đi, từ đó tối ưu hoá dịch vụ khách hàng và nâng cao năng suất làm việc.
Báo cáo tổng quan: Cung cấp cái nhìn toàn diện về kết quả của một chiến dịch tổng hợp nhiều cuộc gọi tự động đã được thực hiện.
Báo cáo chi tiết: Cung cấp báo cáo chi tiết và thống kê toàn bộ thông tin và tình trạng cuộc gọi tự động đã thực hiện.
Ghi âm cuộc gọi tự động: Toàn bộ cuộc gọi kết nối giữa khách hàng với Callbot sẽ được ghi âm lại và dễ dàng kiểm soát chất lượng cuộc gọi.
Xây dựng hệ thống Call Center: Cho phép người dùng sử dụng đầu số chung 024, 05; đầu số chung di động 09; đầu số riêng tự chuẩn bị.
Tương tác tự nhiên: Tích hợp đa dạng giọng nói nam, nữ từng vùng miền, xây dựng kịch bản linh hoạt bằng giọng máy hoặc giọng người thật.
Nhận diện giọng nói, xưng hô linh hoạt anh/chị: Tự động nhận diện và phản hồi câu hỏi của khách hàng một cách linh hoạt, tương tác “chào anh” nếu khách hàng là nam, “chào chị” nếu khách hàng là nữ.
Tích hợp CRM: Tích hợp nền tảng quản lý data khách hàng CRM nhằm nâng cao hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí
Với hệ thống gọi tự động, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 80% chi phí nhân sự tổng đài.
Cước phí để thực hiện từ 180đ/cuộc gọi.
Hệ thống gọi tự động ứng dụng đa ngành nghề
Hệ thống gọi tự động mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích vì vậy việc thiết lập cho mình một hệ
thống tổng đài ảo gọi tự động sẽ tối ưu hoá hoạt động vận hành của doanh nghiệp hơn rất nhiều, từ đó tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất làm việc.
Hệ thống gọi tự động đóng vai trò tiếp cận và tương tác với khách hàng tiềm năng, vì vậy hệ thống này phù hợp với nhiều lĩnh vực khác nhau. Đặc biệt là những ngành cần ứng dụng quy trình tự động, bảo mật và tối ưu chi phí nhân lực.
Một số ngành nghề phổ biến hiện nay đã ứng dụng hệ thống gọi tự động vào quy trình làm việc của mình có thể kể đến như:
Gọi tự động trong ngành Bất động sản
Hệ thống gọi tự động được áp dụng cho các chủ đầu tư, các công ty, các sàn đầu tư bất động sản nhằm đẩy mạnh quảng cáo và tiếp thị những dự án đất tiềm năng đến với tệp khách hàng có nhu cầu.
Giải pháp này giúp các doanh nghiệp bất động sản tiết kiệm thời gian và công sức trong quy trình duy trì và phát triển của mình.
Tiếp cận nhanh chóng, dễ dàng tiếp cận và có khả năng thực hiện 5.000 cuộc gọi đến khách hàng tiềm năng trong vòng 1 giờ đồng hồ
Tìm kiếm data khách hàng quan tâm đầu tư bất động sản qua các hội nhóm Facebook
Tự động lọc và phân loại khách hàng có nhu cầu cho sales chăm sóc kỹ và chốt deals
Lưu trữ toàn bộ thông tin thành một báo cáo chung
Gọi tự động trong ngành Ngân hàng/ Tài chính
Trong lĩnh vực tài chính/ngân hàng yêu cầu doanh nghiệp phải dành thời gian thường xuyên thực hiện việc Telesales nhằm tìm kiếm những khách hàng tiềm năng thực thụ trong tẹp data lạnh “dày cộp”. Hệ thống gọi tự động sẽ dễ dàng giúp các doanh nghiệp tài chính/ngân hàng thực hiện hàng ngàn cuộc gọi tìm kiếm và lọc ra những khách hàng tiềm năng nhất.
Dễ dàng tiếp cận khách hàng và tự động giới thiệu về các chương trình gói vay
Nhắc hạn thanh toán cá nhân hoá thông tin từng khách hàng như tên khách hàng, số tiền cần thành, hạn thanh toán cuối cùng,…
Gọi tham chiếu người thân
Gọi hỗ trợ xác minh hồ sơ
Khảo sát mức độ hài lòng khách hàng về dịch vụ đã cung cấp
Gọi tự động trong ngành Giáo dục
Hiện nay, vấn nạn chung của các trung tâm giáo dục là mỗi ngày nhân viên phải xử lý hàng ngàn cuộc gọi những vẫn không thể đạt KPI đã đặt ra. Chưa kể việc phải đảm nhận và thực hiện nhiều đầu việc cùng lúc, khó đảm bảo chất lượng các đầu công việc đã đảm nhận.
Hệ thống gọi tự động Callbot AI dễ dàng giải quyết tình trạng này bằng cách:
Gọi tự động giới thiệu các khoá học mới, các chương trình ưu đãi, sau đó sẽ tự động xác định mức độ quan tâm của khách hàng và phân loại riêng thành từng nhóm
Khảo sát mức độ hài lòng và đánh giá chất lượng của học viên
Tư vấn, mời tham gia buổi học thử miễng phí
Tự động nhắc hạn học phí, số tiền phải đóng, lịch học,…
Gọi tự động trong các ngành dịch vụ khác
Việc ứng dụng hệ thống gọi tự động trong các ngành dịch vụ có xu hướng cần phải tiếp cận và đưa những dịch vụ đến với khách hàng tiềm năng là rất cần thiết.
Với hệ thống gọi tự động Callbot AI, doanh nghiệp dễ dàng:
Tự động hoá các cuộc gọi: Gửi nhắc lịch thanh toán, lịch hẹn buổi học miến phí, khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ,…
Cá nhân hoá trải nghiệm khách hàng: Tự động tương tác cá nhận hoá với khách hàng dựa trên những dữ liệu có sẵn.
Dễ dàng đo lường hiệu quả: Thu thập và phân tích báo cáo tổng quan và chi tiết trên hệ thống, tổng hợp toàn bộ thông tin khách hàng qua các cuộc gọi tự động.
Câu hỏi thường gặp
1. Hệ thống gọi tự động (Auto-call) là gì và có thể làm được gì?
Hệ thống gọi tự động là một công cụ công nghệ cho phép doanh nghiệp thực hiện hàng loạt cuộc gọi đến khách hàng theo kịch bản được thiết lập sẵn. Nó có thể quảng bá sản phẩm, khảo sát ý kiến, gửi thông báo khuyến mãi, nhắc hạn thanh toán, và thậm chí hỗ trợ khách hàng tương tác hai chiều mà không cần nhân viên gọi thủ công.
2. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm bao nhiêu chi phí khi sử dụng hệ thống gọi tự động?
Doanh nghiệp có thể tiết kiệm lên đến 80% chi phí nhân sự tổng đài, đồng thời giảm thiểu chi phí vận hành nhờ khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình gọi điện cho hàng ngàn khách hàng cùng lúc.
3. Hệ thống gọi tự động hoạt động như thế nào?
Sau khi kết nối với danh sách khách hàng và cài đặt nội dung, hệ thống sẽ sử dụng phần mềm tổng đài ảo để tự động thực hiện các cuộc gọi. Khi khách hàng phản hồi, hệ thống sẽ tự động tương tác theo ngữ cảnh, mang lại cảm giác tự nhiên và cá nhân hóa.
4. Những ngành nghề nào phù hợp để ứng dụng hệ thống gọi tự động?
Hệ thống gọi tự động phù hợp với nhiều ngành như:
- Bất động sản (quảng bá dự án, lọc data)
- Ngân hàng/Tài chính (nhắc hạn vay, xác minh hồ sơ)
- Giáo dục (mời học thử, khảo sát hài lòng)
- Dịch vụ (nhắc lịch hẹn, đo lường phản hồi khách hàng)
UCALL – Đơn vị cung cấp hệ thống gọi điện tự động số 1
UCALL hiện đang là phần mềm gọi tự động hiệu quả số 1. Không chỉ mang trong mình các tính năng cơ bản của một hệ thống tổng đài cơ bản, UCALL còn tích hợp với các tính năng vượt trội hơn nhằm tăng hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.
Và hiện nay, UCALL dễ dàng tích hợp với hệ thống quản lý khách hàng CRM, giúp người dùng và các doanh nghiệp đang ứng dụng đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn X3.
Hy vọng bài viết từ UCALL sẽ giúp bạn có thêm tầm nhìn mới về cơ hội tiềm năng mà hệ thống gọi tự động mang đến cho doanh nghiệp.
Liên hệ ngay với UCALL để nhận tư vấn 1:1 từ chuyên gia.
Dương Ngọc, là một chuyên gia Công nghệ AI và Automation với 10 năm kinh nghiệm, chuyên sâu về tự động hóa và ứng dụng AI trong Marketing và Bán hàng. Không dừng tại Ai & Automation, Ngọc còn nghiên cứu về tổng đài gọi điện, Callbot AI và tối ưu quy trình bán hàng trong doanh nghiệp.
