Xếp hạng 6 phần mềm tổng đài ảo miễn phí doanh nghiệp không nên bỏ lỡ

Phần mềm tổng đài ảo hiện nay đang được rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ quan tâm. Không chỉ bởi sự tối ưu chi phí và nguồn lực telesale đem lại, nhiều phần mềm tổng đài ảo còn tích hợp thống kê các thông số của cuộc gọi, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra điều chỉnh phù hợp.

Vậy phần mềm tổng đài ảo là gì? Cùng UCALL tìm hiểu khái niệm và xếp hạng các phần mềm tổng đài tự động miễn phí hàng đầu cho doanh nghiệp hiện nay nhé!

Phần mềm tổng đài ảo là gì?

Phần mềm tổng đài ảo là giải pháp gọi tự động giúp doanh nghiệp có thể thực hiện cuộc gọi số lượng lớn tới khách hàng trong cùng một khoảng thời gian nhất định. Phần mềm này ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và công nghệ xử lý giọng nói tự nhiên (NLP) để hiểu và nhận diện giọng nói của người gọi một cách thông minh, từ đó trả lời bằng kịch bản đã được ghi âm từ trước.

Phần mềm tổng đài ảo có thể ứng dụng trong nhiều trường hợp khác nhau: từ chăm sóc khách hàng đến lên lịch hẹn, gọi chào hàng… một cách tự động. Phần mềm này hỗ trợ tối đa cho nhân viên tổng đài, giúp giảm tải áp lực và khối lượng công việc mà họ phải làm.

Đọc thêm: Top 7 Lý Do Dịch Vụ Tổng Đài Ảo Nên Được Ứng Dụng Vào Doanh Nghiệp 2024

Doanh nghiệp nào cần sử dụng phần mềm tổng đài ảo

Có thể nói tất cả những doanh nghiệp đã, đang và chuẩn bị sử dụng giải pháp telesale nên dùng phần mềm tổng đài ảo bởi tính hữu ích của phần mềm này: với khả năng thực hiện hàng loạt cuộc gọi cùng lúc giúp tiết kiệm 2/3 chi phí và thời gian thay vì sử dụng đội ngũ telesale truyền thống tốn kém thời gian đào tạo và duy trì.

Các doanh nghiệp bất động sản, tài chính… với lượng data khách hàng lớn hàng ngày phải cần đến nhân viên telesales quay số gọi điện thủ công đều sẽ hiểu được tầm quan trọng của việc lọc lượng data lớn tốn kém thời gian và công sức như thế nào. Bởi vậy, việc tìm kiếm một phần mềm tổng đài ảo phù hợp sẽ là giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

Đọc thêm: Top 4 Lý Do Nên Lựa Chọn Phần Mềm Tổng Đài Ảo UCALL

Dưới đây là xếp hạng những phần mềm tổng đài ảo miễn phí mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Top 6 phần mềm tổng đài ảo miễn phí doanh nghiệp nên dùng

Mỗi nhà cung cấp phần mềm tổng đài ảo sẽ mang tới những tiện ích khác nhau cho mỗi doanh nghiệp, phụ thuộc vào nhu cầu của các doanh nghiệp mà lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

UCALL

UCALL là một đơn vị cung cấp phần mềm tổng đài ảo mà các doanh nghiệp cần tìm giải pháp telsales tại Việt Nam nên dùng. UCALL có các tính năng hữu ích giúp doanh nghiệp có thể kể đến như:

• Quay số tự động liên tục 2000 số chỉ trong 1 giờ – một con số mà các nhân viên telesale truyền thống không thể nào đạt được
• Đánh giá, phân loại kết quả chiến dịch nhanh chóng bằng biểu đồ, thống kê giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến dịch sao cho hiệu quả
• Phân quyền người dùng giúp các nhà quản trị dễ dàng quản lý nhân viên telesales, từ đó đánh giá được nhân viên nào hoạt động hiệu quả nhất

Bạn có thể dùng thử phần mềm tổng đài ảo UCALL miễn phí 7 ngày tại trang chủ của UCALL. Hoặc bạn có thể tìm hiểu thêm về UCALL – giải pháp Callbot AI Autocall hàng đầu tại Việt Nam ở đây.

Asterisk

Asterisk, được coi là một phần mềm tổng đài ảo tiên tiến, đã trở nên rất phổ biến trong những năm gần đây nhờ tính hiệu quả về chi phí, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống này giúp tăng năng suất thông qua loạt tính năng như hiển thị cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, phản hồi giọng nói tương tác, cài đặt thời gian và ngày, nhận cuộc gọi từ xa, quản lý quyền riêng tư, ghi âm cuộc gọi, hộp thư thoại, và giám sát cuộc gọi.

Với vai trò là hệ thống chuyển mạch linh hoạt, Asterisk kết hợp cả công nghệ VoIP và truyền thông truyền thống TDM. Hệ thống liên tục giao tiếp với thiết bị VoIP, điện thoại analog tiêu chuẩn, mạng PSTN, và nhiều nhà cung cấp dịch vụ VoIP khác.

Asterisk được xem là cha đẻ của các giải pháp VoIP và tổng đài mã nguồn mở, luôn thiết lập tiêu chuẩn ngành. Danh sách tính năng của nó liên tục phát triển hàng năm và được sử dụng rộng rãi trên khắp thế giới, nhiều nhà cung cấp đang chuyển sang sử dụng nền tảng mã nguồn mở Asterisk.

Kết hợp một bộ tính năng chuẩn gồm phản hồi giọng nói tương tác, phân phối tự động cuộc gọi, cuộc họp thông thường và thư thoại, Asterisk có thể biến bất kỳ máy tính nào thành máy chủ liên lạc. Được hỗ trợ bởi Digium, phần mềm này hoàn toàn miễn phí và là mã nguồn mở.

Để giúp người dùng dễ dàng sử dụng hơn, Asterisk cung cấp các khóa học trực tuyến, đào tạo và cả hướng dẫn sử dụng Asterisk Definitive từ O’Reilly Press. Asterisk được định vị là nền tảng tiếp theo để phát triển hệ thống VoIP, PBX, hoặc UC với một gói tính năng liên tục được cập nhật theo tiêu chuẩn ngành.

Elastix

Elastix là một phần mềm tổng đài ảo dựa trên Asterisk, cung cấp giải pháp máy chủ liên lạc tích hợp, bao gồm nhiều tính năng từ các dự án nguồn mở khác như FreePBX, HylaFAX, Openfire và Postfix. Phần mềm này nhằm mục đích mang lại những tính năng tốt nhất của Asterisk và các dự án khác dưới một giao diện dễ sử dụng.

Elastix hỗ trợ nhiều loại phần cứng và tiếp tục cung cấp một giải pháp mạnh mẽ, và cũng được cung cấp miễn phí theo Giấy phép công cộng GNU.

Ngoài ra, Elastix có các tính năng như:

• Hỗ trợ giao tiếp với khách hàng qua giọng nói, video và trò chuyện trực tiếp từ mọi nơi.
• Định tuyến tổng đài Elastix với chi phí thấp nhất, sử dụng Trunk SIP để tiết kiệm chi phí cuộc gọi hàng tháng.
• Bảng điều khiển quản lý dựa trên web tự động hóa các tác vụ quản trị viên, có thể triển khai từ xa trong vài phút.
• Tin nhắn fax được chuyển đổi thành PDF và chuyển tiếp qua email cho người dùng mà không cần phần mềm máy chủ fax.
• Các công cụ cộng tác tích hợp của Elastix bao gồm tính năng trò chuyện của công ty, giải pháp trò chuyện trực tuyến và hội nghị video trực tuyến có sẵn trên Windows, Web, Android và iOS.

FreeSWITCH

FreeSWITCH từng là một trong những giải pháp phần mềm tổng đài ảo hàng đầu dành cho doanh nghiệp và cũng hoàn toàn miễn phí. Đây là một nền tảng mã nguồn mở kết hợp nhiều tính năng quan trọng để tạo ra giao tiếp thời gian thực, cung cấp giải pháp Thoại qua Giao thức Internet (VoIP).

Phần mềm FreeSWITCH có khả năng chạy trên nhiều hệ điều hành như Linux, macOS, Windows và FreeBSD. Nền tảng này cung cấp từng mô-đun, cho phép lựa chọn các tính năng phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể, tạo ra tính linh hoạt và mở rộng.

Ban đầu dựa trên nền tảng Asterisk và phát triển bởi ba trong số những nhà phát triển ban đầu của Asterisk, Anthony Minessale II, Brian West và Michael Jerris, FreeSWITCH tập trung vào việc điều tiết, hỗ trợ đa nền tảng, khả năng mở rộng và ổn định. Phần mềm cung cấp một nền tảng linh hoạt để xây dựng các bộ UC (Unified Communication) theo ý muốn.

FreeSWITCH hỗ trợ SIP, H.323 và cả WebRTC để tận dụng những tiến bộ mới nhất trong công nghệ, và có khả năng dễ dàng tích hợp với các nền tảng PBX nguồn mở phổ biến khác.

Với mục tiêu giảm độ phức tạp của hệ thống, FreeSWITCH sử dụng các thư viện phần mềm miễn phí để thực hiện các chức năng cần thiết để hệ thống hoạt động. FreeSWITCH cũng cung cấp các tính năng gọi điện thông thường và thậm chí bổ sung với khả năng nhận dạng và tổng hợp giọng nói cùng khả năng giao diện với PSTN cho cả mạch tương tự và kỹ thuật số.

OpenSIP

OpenSIP là một giải pháp máy chủ SIP có sự tập trung mạnh mẽ vào triển khai nguồn mở, cho phép thiết lập gói truyền thông tự do và tự doanh của bạn cũng như một tổng đài ảo. Nền tảng này hỗ trợ dịch vụ thoại, video, IM và hiện diện, với thiết kế có khả năng mở rộng và mô-đun, giúp tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu cụ thể của bạn.

Được đánh giá là một trong những máy chủ SIP có tốc độ nhanh nhất, OpenSIP cung cấp giải pháp mạnh mẽ phù hợp với doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp.

Ngoài ra, OpenSIP cung cấp danh sách liên tục các điểm chuẩn và kiểm tra hiệu suất để đảm bảo sự ổn định và chất lượng dịch vụ. Tương tự như Asterisk, OpenSIP cung cấp các hội thảo trực tuyến và hướng dẫn sâu rộng cho mọi phiên bản và cấu hình của nền tảng.

Giao diện cấu hình dựa trên web giúp đơn giản hóa việc thu thập dữ liệu và thống kê về dịch vụ cũng như cấu hình của bạn.

SIPFoundry

Phần mềm tổng đài SIPFoundry, thường được coi là một trong những đối thủ chính của nền tảng Asterisk, đã được thành lập vào năm 2004 và cung cấp nhiều giải pháp tương tự như Asterisk. SIPFoundry cho phép xây dựng các cuộc gọi thoại và video call, cuộc họp trực tuyến, tin nhắn tức thời.

Hơn nữa, SIPFoundry cung cấp giải pháp ứng dụng cho di động (mobile client). Giống với Asterisk, nền tảng mã nguồn mở của SIPFoundry cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để xây dựng một giải pháp truyền thông tích hợp theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, có một khác biệt quan trọng, trong khi phần mềm tổng đài Asterisk là hoàn toàn miễn phí và mã nguồn mở, SIPFoundry có một mô hình tài chính khác và cung cấp dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp dựa trên các mức giá khác nhau. Giá trọn gói bắt đầu từ $495 mỗi tháng cho 100 người dùng, và có phiên bản dành cho các doanh nghiệp lớn với lên đến 20.000 người dùng phải trả phí theo từng trường hợp.

Mặc dù có chi phí đi kèm, việc sử dụng một nhóm hỗ trợ chuyên nghiệp có thể là một bước quan trọng đối với một số doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống của họ với độ tin cậy và hỗ trợ tốt.

Những câu hỏi thường gặp về phần mềm tổng đài ảo

Phần mềm tổng đài ảo là một giải pháp mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng, giảm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả giao tiếp. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về phần mềm tổng đài ảo và cách nó có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Phần mềm tổng đài ảo là gì và hoạt động như thế nào?

Phần mềm tổng đài ảo là một hệ thống quản lý cuộc gọi được vận hành trên nền tảng đám mây (cloud), cho phép doanh nghiệp thực hiện và nhận cuộc gọi mà không cần phải sử dụng phần cứng truyền thống. Hệ thống này hoạt động thông qua internet và giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể so với tổng đài truyền thống. Các tính năng cơ bản của phần mềm tổng đài ảo bao gồm:

• Quản lý cuộc gọi đi và đến.
• Chuyển tiếp cuộc gọi giữa các phòng ban hoặc bộ phận.
• Ghi âm cuộc gọi và cung cấp báo cáo chi tiết.
• Tích hợp với các công cụ CRM để theo dõi lịch sử khách hàng.

Phần mềm tổng đài ảo giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ vào khả năng tự động hóa và tích hợp công nghệ tiên tiến.

Phần mềm tổng đài ảo có thể thay thế hoàn toàn tổng đài truyền thống không?

Phần mềm tổng đài ảo có thể thay thế hoàn toàn tổng đài truyền thống trong hầu hết các tình huống, đặc biệt là với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tuy nhiên, tổng đài truyền thống vẫn có thể phù hợp với một số doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật hoặc cần phần cứng đặc thù. Dưới đây là một số lý do tại sao phần mềm tổng đài ảo có thể thay thế tổng đài truyền thống:

• Tiết kiệm chi phí: Không cần mua phần cứng đắt tiền hay chi phí bảo trì.
• Linh hoạt và dễ mở rộng: Có thể dễ dàng thêm vào các tính năng hoặc mở rộng quy mô mà không cần thay đổi cấu trúc phần cứng.
• Hoạt động 24/7: Phần mềm tổng đài ảo có thể hoạt động liên tục mà không cần nghỉ ngơi, giúp hỗ trợ khách hàng mọi lúc.

Nhìn chung, phần mềm tổng đài ảo có thể thay thế tổng đài truyền thống trong hầu hết các trường hợp, giúp tối ưu hóa chi phí và tăng tính linh hoạt.

Phần mềm tổng đài ảo có thể tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp không?

Một trong những ưu điểm lớn của phần mềm tổng đài ảo là khả năng tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng, chẳng hạn như CRM, hệ thống quản lý bán hàng, và phần mềm marketing automation. Việc tích hợp giúp:

• Đồng bộ hóa dữ liệu khách hàng: Thông tin từ các cuộc gọi được ghi nhận và lưu trữ trong hệ thống CRM, giúp nhân viên dễ dàng theo dõi lịch sử khách hàng và các cuộc gọi trước đó.
• Cải thiện hiệu quả chăm sóc khách hàng: Các cuộc gọi có thể được chuyển đến đúng bộ phận hoặc nhân viên có chuyên môn phù hợp mà không mất thời gian chuyển tiếp.
• Cung cấp báo cáo chi tiết: Doanh nghiệp có thể theo dõi và phân tích hiệu suất của tổng đài ảo thông qua các báo cáo tổng hợp từ các hệ thống tích hợp.

Việc tích hợp phần mềm tổng đài ảo với các công cụ khác trong doanh nghiệp sẽ giúp tối ưu hóa quy trình công việc và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

Phần mềm tổng đài ảo có thể hoạt động 24/7 không?

Phần mềm tổng đài ảo có khả năng hoạt động liên tục 24/7 mà không cần dừng nghỉ. Điều này rất hữu ích cho các doanh nghiệp có nhu cầu hỗ trợ khách hàng suốt cả ngày đêm hoặc các doanh nghiệp hoạt động toàn cầu. Các tính năng của phần mềm tổng đài ảo có thể hoạt động ngay cả ngoài giờ hành chính, bao gồm:

• Tự động trả lời cuộc gọi: Cung cấp thông tin cơ bản hoặc hướng dẫn khách hàng khi không có nhân viên trực.
• Chuyển cuộc gọi: Nếu cần, hệ thống có thể chuyển cuộc gọi đến tổng đài viên trong giờ làm việc hoặc theo yêu cầu của khách hàng.
• Ghi âm cuộc gọi: Mọi cuộc gọi đều có thể được ghi âm và lưu trữ để sử dụng cho mục đích đào tạo hoặc theo dõi chất lượng dịch vụ.

Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng tiếp cận khách hàng và cung cấp dịch vụ không gián đoạn.

Chi phí sử dụng phần mềm tổng đài ảo có cao không?

Chi phí sử dụng phần mềm tổng đài ảo thường rẻ hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống. Do không yêu cầu phần cứng đắt tiền và chi phí duy trì thấp, doanh nghiệp chỉ cần thanh toán theo gói dịch vụ, phù hợp với quy mô và nhu cầu của mình.

Phần mềm tổng đài ảo thường có các gói dịch vụ linh hoạt, từ gói cơ bản cho doanh nghiệp nhỏ đến gói nâng cao cho doanh nghiệp lớn, với mức giá phụ thuộc vào các tính năng, số lượng người dùng, và số lượng cuộc gọi.

Với mức chi phí hợp lý và tính linh hoạt cao, phần mềm tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo hiệu quả giao tiếp và chăm sóc khách hàng.

Đọc thêm: 5 Lý Do Doanh Nghiệp Nên Sử Dụng Giải Pháp Gọi Tự Động Thay Thế Cho Telesale

Kết luận

Trên đây là xếp hạng 6 phần mềm tổng đài ảo miễn phí mà doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm kiếm một giải pháp telesales ai có thể tham khảo.

Tại Việt Nam, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm tổng đài ảo có uy tín và có trụ sở tại Việt Nam để có thể thiết lập số điện thoại, cước phí và hỗ trợ bằng tiếng Việt để tối ưu chi phí và dễ dàng nhận được hỗ trợ.

UCALL, với giải pháp phân mềm tổng đài ảo đã có uy tín trên thị trường Việt Nam, đã được nhiều doanh nghiệp tin dùng và đem lại hiệu quả thực tế rõ rệt. Liên hệ ngay UCALL tại số điện thoại 0249.9999.468 để được nhận tư vấn. Bạn cũng có thể đăng kí dùng thử UCALL miễn phí tại đây.