Tiết lộ chi phí sử dụng Callbot AI 2026: 3 tips giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành

Chi phí sử dụng Callbot AI đang trở thành bài toán then chốt với nhiều doanh nghiệp và đội ngũ Telesales khi bước sang năm 2026 – giai đoạn Callbot AI không còn là thử nghiệm, mà đã trực tiếp tham gia vào hoạt động chăm sóc và khai thác khách hàng ở quy mô lớn. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít doanh nghiệp vẫn để chi phí sử dụng Callbot AI vượt ngoài dự toán do triển khai và vận hành chưa được tối ưu.

Trong bài viết này, UCALL sẽ phân tích chi tiết các cấu phần chi phí sử dụng Callbot AI – từ thiết lập ban đầu đến vận hành thực tế – đồng thời chia sẻ 3 tips tối ưu chi phí sử dụng Callbot AI giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả, tránh các khoản phát sinh không cần thiết và triển khai đúng cách ngay từ đầu.

3 Mô hình tính chi phí Callbot AI phổ biến nhất hiện nay

Chi phí sử dụng Callbot AI hiện nay không có công thức chung cho mọi doanh nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô triển khai và mô hình kinh doanh của nhà cung cấp – từ các tập đoàn công nghệ lớn (Big Tech) với hạ tầng phức tạp đến các nền tảng Callbot AI linh hoạt như UCALL – doanh nghiệp sẽ đứng trước những lựa chọn khác nhau. 

Việc hiểu rõ từng mô hình tính phí ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp nhất, tối ưu ngân sách và tránh phát sinh chi phí trong quá trình vận hành.

Pay-as-you-go – Chi phí sử dụng Callbot AI tính theo lưu lượng cuộc gọi

Đây được coi là mô hình tính phí “quốc dân” trong giới công nghệ giọng nói, đặc biệt được ưa chuộng bởi sự minh bạch và tính linh hoạt tuyệt đối.

Cơ chế hoạt động của Pay-as-you-go

Thay vì phải trả một khoản phí cố định hàng tháng, doanh nghiệp chỉ cần nạp tiền vào tài khoản và hệ thống sẽ trừ dần dựa trên mức sử dụng thực tế. Đơn vị tính phổ biến nhất hiện nay là theo phút hoặc chia nhỏ hơn theo Block (6s + 1) – nghĩa là nếu cuộc gọi dài 7 giây, bạn sẽ chỉ bị tính tiền cho 7 giây đó thay vì tròn 1 phút. 

Hiện nay, mức giá trên thị trường đang dao động từ 150đ – 300đ/phút. Sự chênh lệch này tùy thuộc vào: 

• Chất lượng giọng đọc (Text-to-Speech): Giọng AI tự nhiên, có cảm xúc thường có giá cao hơn.
• Khả năng xử lý hội thoại (NLP): Độ thông minh khi hiểu ý định khách hàng.
• Nhà cung cấp: Các đơn vị có hạ tầng viễn thông sẵn thường có giá cạnh tranh hơn.

Cách tính chi phí sử dụng Callbot AI này phù hợp với:

• Doanh nghiệp mới bắt đầu: Những đơn vị lần đầu ứng dụng AI vào quy trình chăm sóc khách hàng hoặc Telesales.
• Nhu cầu gọi không ổn định: Các chiến dịch Marketing theo mùa vụ, không diễn ra liên tục quanh năm.
• Giai đoạn thử nghiệm (A/B Testing): Doanh nghiệp cần đo lường tỉ lệ chuyển đổi của Callbot so với nhân viên thật trước khi quyết định đầu tư quy mô lớn.

Nếu doanh nghiệp có danh sách khách hàng dưới 10.000 số/tháng hoặc nhu cầu không đều, đây là lựa chọn thông minh nhất để bảo toàn dòng tiền. Hiện tại, UCALL đang hỗ trợ các gói tính phí linh hoạt theo thực tế sử dụng, giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ dàng tiếp cận công nghệ AI mà không gặp áp lực về tài chính

Subscription – Chi phí sử dụng Callbot AI tính theo gói thuê bao tháng 

Nếu mô hình tính theo lưu lượng (Pay-as-you-go) mang lại sự linh hoạt thì thuê bao tháng (Subscription) lại là “bến đỗ” lý tưởng cho các doanh nghiệp đã xác định được nhu cầu sử dụng rõ ràng, mong muốn sự ổn định và tối ưu chi phí trên mỗi cuộc gọi.

Cơ chế hoạt động của Subscription

Với mô hình này, doanh nghiệp sẽ thanh toán một khoản phí cố định theo chu kỳ hàng tháng hoặc hàng năm để duy trì dịch vụ. Đổi lại cho cam kết dài hạn này, nhà cung cấp sẽ dành riêng cho bạn một ‘hạn mức’ tài nguyên ưu tiên, bao gồm: số phút gọi, số cuộc gọi thành công hoặc số lượng kịch bản AI được thiết lập sẵn.

Ngay cả khi không sử dụng hết hạn mức trong tháng, doanh nghiệp vẫn thanh toán mức phí gói đã đăng ký. Tuy nhiên, bù lại bạn sẽ nhận được đơn giá trên mỗi cuộc gọi rẻ hơn đáng kể và hưởng các quyền lợi ưu tiên về hạ tầng mà các gói dùng lẻ không có được.

Hiện nay, các gói thuê bao Subscription thường dao động từ 2.000.000đ – 10.000.000đ/tháng. Sự thay đổi này phụ thuộc vào:

• Hạn mức tài nguyên: Số lượng phút gọi bao gồm trong gói (gói càng lớn, đơn giá mỗi phút càng rẻ).
• Tính năng đi kèm: Khả năng tích hợp sâu với CRM, báo cáo phân tích nâng cao, hoặc hỗ trợ kỹ thuật ưu tiên.
• Số lượng nhân sự ảo (Concurrent calls): Số lượng cuộc gọi AI có thể thực hiện đồng thời trong cùng một thời điểm.

Cách tính chi phí sử dụng Callbot AI này là lựa chọn tối ưu cho:

• Doanh nghiệp đã vận hành Callbot ổn định: Đã nắm rõ trung bình mỗi tháng cần xử lý bao nhiêu lượng data khách hàng.
• Phòng Telesales/CSKH có dữ liệu đều đặn: Cần một công cụ hỗ trợ liên tục để nhắc lịch thanh toán, khảo sát hài lòng hoặc gia hạn dịch vụ hàng tháng.
• Ưu tiên quản trị rủi ro: Phù hợp với các doanh nghiệp lớn, quy trình kế toán chặt chẽ, muốn kiểm soát tuyệt đối chi phí và tránh mọi khoản phát sinh ngoài kế hoạch.

Khi lựa chọn mô hình này, doanh nghiệp nên thống kê lưu lượng cuộc gọi của 3 tháng gần nhất. Nếu con số biến động không quá 20%, việc chuyển sang gói thuê bao sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể so với việc trả phí theo từng phút đơn lẻ.

On-premise / Custom – Chi phí sử dụng Callbot AI tính theo gói tùy chỉnh 

Trái ngược với các gói dịch vụ có sẵn ở trên, mô hình dự án tùy chỉnh là giải pháp “may đo” dành riêng cho các doanh nghiệp có hạ tầng công nghệ phức tạp hoặc yêu cầu khắt khe về tính riêng tư của dữ liệu.

Cơ chế hoạt động của On-premise / Custom

Thay vì sử dụng chung hạ tầng trên đám mây (Cloud) của nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ đầu tư xây dựng một hệ thống Callbot AI riêng biệt. Hệ thống này có thể được triển khai theo dạng On-premise (cài đặt trực tiếp trên máy chủ nội bộ của doanh nghiệp) hoặc thiết kế tùy chỉnh hoàn toàn để tích hợp sâu vào các phần mềm quản trị sẵn có như CRM, ERP.

Do tính chất đặc thù, chi phí triển khai cho mô hình này không tính theo phút gọi mà tính theo quy mô dự án. Mức đầu tư ban đầu thường dao động từ 100 triệu đồng đến hàng tỷ đồng, bao gồm:

• Phí bản quyền (License): Sở hữu công nghệ lõi.
• Phí tùy chỉnh (Customization): Thiết kế kịch bản chuyên sâu và giọng đọc độc quyền thương hiệu.
• Phí tích hợp: Kết nối Callbot với hệ thống bảo mật và dữ liệu nội bộ.
• Phí bảo trì & vận hành: Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định 24/7.

Cách tính chi phí sử dụng Callbot AI này đặc biệt phù hợp với:

• Các tập đoàn đa quốc gia: Cần sự đồng bộ và quy chuẩn cao trong vận hành.
• Ngân hàng, Tài chính, Bảo hiểm: Những lĩnh vực coi bảo mật dữ liệu khách hàng là ưu tiên sống còn.
• Doanh nghiệp Bất động sản quy mô lớn: Cần xử lý lượng dữ liệu khổng lồ với các kịch bản cá nhân hóa chuyên sâu.

Đây là lựa chọn dành cho doanh nghiệp có tầm nhìn dài hạn và tiềm lực tài chính mạnh. Với các doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh và cần làm chủ hoàn toàn công nghệ để tạo lợi thế cạnh tranh, giải pháp Callbot AI tùy chỉnh là khoản đầu tư xứng đáng. UCALL sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp lớn để xây dựng trợ lý ảo chuyên biệt, đáp ứng những yêu cầu kỹ thuật khắt khe nhất.

3 tips giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí sử dụng Callbot AI trong năm 2026

Hiểu về các mô hình tính chi phí sử dụng Callbot AI mới chỉ là bước khởi đầu. Để thực sự tiết kiệm ngân sách mà vẫn đảm bảo hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng 3 chiến thuật “vàng” sau đây:

Tối ưu kịch bản để rút ngắn thời gian hội thoại

Chi phí sử dụng Callbot AI phần lớn được tính dựa trên thời lượng cuộc gọi, vì vậy một kịch bản rườm rà không chỉ làm giảm trải nghiệm khách hàng mà còn khiến doanh nghiệp nhanh chóng “đốt” ngân sách. 

Thay vì dẫn dắt dài dòng, doanh nghiệp nên thiết kế kịch bản đi thẳng vào mục tiêu trong 10-15 giây đầu, ưu tiên các câu hỏi đơn giản để khách hàng chỉ cần trả lời “Có” hoặc “Không”, chẳng hạn: “Em xin phép gửi thêm thông tin qua Zalo để anh/chị tham khảo thêm nha ạ?”. Cách tiếp cận này giúp Callbot xử lý nhanh và chính xác hơn. 

Trên thực tế, chỉ cần rút ngắn mỗi cuộc gọi 5-10 giây, doanh nghiệp đã có thể tiết kiệm khoảng 15-20% chi phí sử dụng Callbot AI.

Lựa chọn khung giờ gọi “vàng” để tăng tỷ lệ bắt máy

Trong các mô hình tính chi phí sử dụng Callbot AI theo cuộc gọi thành công hoặc khi doanh nghiệp muốn tối ưu hiệu suất trên từng phút gọi, khung giờ gọi đóng vai trò quyết định. Việc triển khai Callbot gọi tự động vào những thời điểm khách hàng ít nghe máy như giờ nghỉ trưa hoặc quá muộn vào buổi tối không chỉ làm giảm hiệu quả tiếp cận mà còn gây lãng phí ngân sách. 

Thay vào đó, doanh nghiệp nên tận dụng dữ liệu phân tích từ hệ thống của UCALL để xác định các khung giờ mà tệp khách hàng mục tiêu có tỷ lệ bắt máy cao nhất. Khi tỷ lệ bắt máy được cải thiện, doanh nghiệp sẽ hạn chế đáng kể các cuộc gọi rơi vào hộp thư thoại hoặc bị từ chối ngay từ đầu, qua đó tối ưu chi phí sử dụng Callbot AI và nâng cao hiệu quả.

Sử dụng tính năng “Phân loại khách hàng tự động” ngay từ đầu

Doanh nghiệp không nên sử dụng Callbot AI một cách dàn trải cho tất cả khách hàng, bởi điều này vừa làm hệ thống vận hành cồng kềnh, vừa lãng phí thời lượng hội thoại cho những tệp khách hàng không có nhu cầu. 

Thay vào đó, Callbot cần được thiết kế để sàng lọc khách hàng ngay từ câu chào đầu tiên, nhanh chóng xác định mức độ quan tâm và ngắt cuộc gọi sớm với những khách hàng không phù hợp. Cách làm này giúp doanh nghiệp tập trung tài nguyên và thời lượng gọi cho các khách hàng thực sự có nhu cầu (Hot Leads), từ đó tối ưu chi phí sử dụng Callbot AI và nâng cao hiệu quả chuyển đổi.

Bảng giá tổng quan về chi phí sử dụng Callbot AI

Tại sao mô hình chi phí sử dụng Callbot AI của UCALL lại tối ưu nhất cho doanh nghiệp?

Từ bảng so sánh trên, có thể thấy UCALL đã chủ động loại bỏ các rào cản tài chính “cứng” – những chi phí vốn thường làm doanh nghiệp do dự khi tiếp cận công nghệ. Thay vào đó, chúng tôi tập trung tối đa hóa nguồn lực của bạn vào kết quả thực tế thông qua 4 giá trị cốt lõi:

Tối giản hóa cấu trúc tài chính

Điểm khác biệt lớn nhất tại UCALL là sự minh bạch. Doanh nghiệp không còn phải đau đầu tính toán các loại phí rời rạc như: phí thiết lập, phí duy trì hàng tháng hay cước viễn thông từ nhà mạng. Tất cả được gói gọn trong một đơn giá Callbot duy nhất, giúp quy trình quản lý dòng tiền trở nên đơn giản và gọn nhẹ hơn bao giờ hết.

Cơ chế giá linh hoạt – Càng dùng càng rẻ 

Với mô hình Pay-as-you-go, bạn nắm toàn quyền chủ động trong việc điều tiết ngân sách theo từng chiến dịch. Đặc biệt, UCALL áp dụng chính sách chiết khấu bậc thang theo sản lượng: Khi quy mô cuộc gọi tăng lên, đơn giá trên mỗi phút gọi sẽ giảm sâu. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu được “chi phí trên mỗi đơn vị thành công” khi mở rộng quy mô kinh doanh.

Triệt tiêu hoàn toàn chi phí “ẩn”

Cước viễn thông nhà mạng thường là biến số khó lường nhất trong mỗi chiến dịch Telesales. Tại UCALL, chỉ thanh toán duy nhất chi phí sử dụng Callbot, giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác 100% ngân sách ngay từ khâu lập kế hoạch. Bạn sẽ không bao giờ phải đối mặt với tình trạng hóa đơn điện thoại “nhảy vọt” ngoài tầm kiểm soát vào cuối tháng.

Nâng tầm trải nghiệm bằng giá trị cộng thêm 

Để giải quyết bài toán “làm sao để khách hàng không cúp máy”, UCALL cung cấp dịch vụ hỗ trợ ghi âm giọng người thật miễn phí (tuỳ theo gói cước Callbot). Callbot sẽ sở hữu những cuộc gọi có ngữ điệu tự nhiên, chân thực. Điều này không chỉ giúp tăng tỷ lệ lắng nghe lên gấp 3 lần mà còn xây dựng sự tin tưởng vững chắc cho thương hiệu.

Câu hỏi thường gặp

Chi phí sử dụng Callbot AI trung bình mỗi tháng là bao nhiêu?

Chi phí sử dụng Callbot AI không có con số cố định cho mọi doanh nghiệp. Với mô hình Pay-as-you-go, ngân sách có thể chỉ từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng/tháng tùy lưu lượng cuộc gọi. Doanh nghiệp càng tối ưu kịch bản và khung giờ gọi tốt thì chi phí trên mỗi khách hàng càng thấp.

Doanh nghiệp nhỏ hoặc mới triển khai nên dùng Callbot AI không? 

Có. Với doanh nghiệp nhỏ hoặc mới triển khai, Callbot AI không phải khoản đầu tư rủi ro nếu chọn đúng mô hình. Hình thức tính phí theo lưu lượng (Pay-as-you-go) cho phép doanh nghiệp chỉ trả tiền khi có cuộc gọi phát sinh, không cần cam kết phí cố định hàng tháng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể triển khai thử – đo hiệu quả thực tế – tối ưu kịch bản, rồi mới quyết định có mở rộng quy mô hay không, mà vẫn kiểm soát chặt ngân sách ngay từ đầu.

Điều gì khiến chi phí sử dụng Callbot AI bị độn lên ngoài dự toán?

Ba nguyên nhân phổ biến nhất khiến chi phí sử dụng Callbot AI bị độn giá lên là:

• Kịch bản hội thoại quá dài, lan man
• Gọi sai khung giờ khiến tỷ lệ bắt máy thấp
• Không phân loại khách hàng, gọi dàn trải cả tệp không có nhu cầu

Nếu không kiểm soát tốt các yếu tố này, chi phí có thể tăng 20–30% so với kế hoạch ban đầu.

Mô hình chi phí sử dụng Callbot AI của UCALL có gì khác so với các bên khác?

UCALL hiện loại bỏ hầu hết các chi phí “cứng” như phí setup, phí duy trì, cước viễn thông và chỉ tập trung vào chi phí sử dụng Callbot AI thực tế. Doanh nghiệp trả tiền cho kết quả, không trả tiền cho rào cản, nhờ đó kiểm soát ngân sách tốt hơn và dễ mở rộng quy mô khi cần.

Kết luận

Bước sang năm 2026, câu hỏi không còn là “Có nên dùng Callbot AI hay không?” mà là “Làm thế nào để chi phí sử dụng Callbot AI tối ưu nhất?”. Việc nắm vững các mô hình tính phí và áp dụng các tips tối ưu kịch bản, khung giờ gọi sẽ giúp doanh nghiệp biến Callbot từ một khoản chi phí vận hành thành một “cỗ máy” tăng trưởng doanh thu bền vững. Bạn đã sẵn sàng để tối ưu hóa 20% – 30% chi phí vận hành ngay hôm nay?