Không chỉ dừng lại ở việc gọi điện tiếp cận khách hàng, tổng đài thông minh tích hợp CRM kết hợp các tính năng như cuộc gọi điện thoại, tổ chức thông tin khách hàng, ghi chú, lịch hẹn và ghi lại lịch sử tương tác khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên chăm sóc khách hàng trong việc tạo dựng mối quan hệ lâu dài và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Hãy cùng UCALL tìm hiểu kĩ hơn về sự cần thiết và các tính năng khi sử dụng tổng đài thông minh UCALL để tích hợp CRM nhé!
Mục lục bài viết
Tổng đài tích hợp CRM là gì?
CRM được viết tắt từ tên tiếng anh: “Customer Relationship Management” tạm dịch là quản lý quan hệ khách hàng. Có thể hiểu đơn giản là doanh nghiệp quản lý các hoạt động tương tác, chăm sóc với khách hàng của mình hình thành nên các mối quan hệ khách hàng trung thành trong doanh nghiệp.
Tổng đài thông minh tích hợp CRM là một công cụ quan trọng trong việc quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả. Với tính năng tích hợp giữa hệ thống tổng đài cho telesales và CRM, nó cho phép các doanh nghiệp tương tác, theo dõi và quản lý thông tin khách hàng một cách tổ chức và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Tổng đài thông minh UCALL là trung tâm quản lý và tiếp nhận các cuộc gọi vào hoặc gọi ra cho khách hàng của doanh nghiệp. Các chức năng chính của UCALL là cung cấp dịch vụ cho khách hàng, tiếp nhận các yêu cầu, hỗ trợ thông tin sản phẩm, giới thiệu sản phẩm hoặc nghiên cứu thị trường.
Tích hợp CRM với hệ thống tổng đài thông minh UCALL cho phép truy cập dữ liệu người gọi một cách tự động dựa vào thông tin số chủ gọi (CallerID) của người gọi từ cơ sở dữ liệu CRM.
Khi tổng đài tổng đài thông minh UCALL nhận cuộc gọi vào, nó sẽ thông báo cho phần mềm CRM tự động popup thông tin chi tiết về người gọi trên màn hình của nhân viên chăm sóc khách hàng. Nếu người gọi vào chưa có thông tin cập nhật trong cơ sở dữ liệu khách hàng của CRM, khi đó cửa sổ popup sẽ bật lên cho phép nhân viên ngay lập tức cập nhật thông tin chi tiết của người gọi vào CRM.
Tại sao cần tích hợp trực tiếp phần mềm CRM vào hệ thống tổng đài thông minh UCALL?
Tích hợp ứng dụng CRM với hệ thống tổng đài tổng đài thông minh UCALL có ý nghĩa cho phép truy cập dữ liệu người gọi một cách tự động dựa vào thông tin của người gọi từ cơ sở dữ liệu CRM. Khi tổng đài tổng đài thông minh UCALL nhận cuộc gọi vào, nó sẽ thông báo cho phần mềm CRM tự động hiển thị thông tin chi tiết về người gọi trên màn hình của agent.
Nếu người gọi vào chưa có thông tin cập nhật trong cơ sở dữ liệu khách hàng của CRM (ví dụ một đầu mối mới hoặc khách hàng tiềm năng mới), khi đó cửa sổ hiển thị sẽ bật lên cho phép agent ngay lập tức cập nhật thông tin chi tiết của người gọi vào cơ sở dữ liệu CRM.
- Tiếp cận thông tin nhanh chóng: tổng đài thông minh UCALL tích hợp CRM cho phép agent nắm bắt đầy đủ thông tin của khách hàng từ thông tin liên lạc cá nhân đến lịch sử mua hàng, khiếu nại. Điều này giúp agent giải quyết yêu cầu của khách hàng trong gian ngắn nhất và tạo ra 1 trải nghiệm “cá nhân hóa” khi giao tiếp với khách hàng.
- Tăng cường khả năng trao đổi thông tin nội bộ: CRM giúp mọi nhân viên trong công ty có thể chia sẻ những thông tin chính xác của khách hàng giữa các phòng ban và các chi nhánh khác nhau. Khi vấn đề của khách hàng có liên quan đến trách nhiệm của một phòng ban trong công ty, CRM sẽ thông báo đến phòng ban đó để giải quyết. Vì vậy, tiến trình giải quyết sẽ được cập nhật nhanh chóng, chính xác và đúng trách nhiệm của từng phòng ban.
- Tăng cơ hội bán hàng: Việc lưu giữ thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng đã sử dụng dịch vụ CRM tích hợp với tổng đài thông minh UCALL sẽ đem lại cơ sở dữ liệu vững chắc phục vụ phân tích hành vi mua hàng. Agent tăng cơ hội bán thêm được các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tương tự cho khách hàng trong những đợt khuyến mãi, sự kiện phù hợp. Marketing cũng có thể tận dụng cơ sở CRM để khắc họa chân dung khách hàng, hiểu về hành vi tiêu dùng sản phẩm/dịch vụ của công ty của mình từ đó đưa ra những chiến lược phù hợp và tạo ra doanh thu cao nhất.
- Giảm chi phí & tăng hiệu suất vận hành: Ứng dụng CRM trong tổng đài thông minh UCALL giúp agent giải quyết vấn đề của khách hàng nhanh hơn, giảm thời gian xử lý cuộc gọi trung bình, giảm chi phí cho 1 cuộc gọi và tăng khả năng tiếp nhận thêm các cuộc gọi khác. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể cắt giảm một cơ số nhân sự thừa.
Các tính năng của tổng đài thông minh UCALL được tích hợp CRM
Còn gì tuyệt vời hơn khi bạn vừa có thể gọi điện chăm sóc khách hàng, vừa có thể cập nhật thông tin khách hàng yêu cầu và xem thông tin của khách hàng ngay trên phần mềm CRM. Đó cũng chính là lý do bạn nên tích hợp CRM với tổng đài thông minh UCALL.
- Nhận diện thông tin khách hàng khi có cuộc gọi đến
Khi có khách hàng gọi đến số tổng đài, phần mềm sẽ tự động đổ chuông thông báo. Nếu khách hàng này đã có dữ liệu và được lưu trữ trên hệ thống CRM thì toàn bộ thông tin chi tiết về khách hàng sẽ được hiển thị giúp agent có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin khách hàng, lịch sử làm việc trước đó với khách hàng.
- “Click to call” trực tiếp trên phần mềm bên thứ ba
Ngay tại màn hình CRM, hệ thống cho phép “Click-to-Call” trực tiếp từ phần mềm CRM đó giúp nhân viên chăm sóc khách hàng không còn phải bấm số khi thực hiện cuộc gọi mà chỉ cần nhấp chuột trực tiếp vào một số điện thoại của khách hàng cần gọi. Khi đó hệ thống tổng đài thông minh UCALL sẽ tự động kết nối cuộc gọi tới số điện thoại của khách hàng cần gọi đó.
- Ghi âm và lưu trữ thông tin cuộc gọi
Hỗ trợ tích hợp với tổng đài lưu trữ các file ghi âm nội dung cuộc gọi và quản lý file ghi âm để có thể nghe lại nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Đồng thời, hỗ trợ ghi cước chi tiết cho mỗi cuộc gọi, bao gồm: ngày giờ gọi, kênh gọi vào, số máy nhánh, thời gian kết nối, thời gian đàm thọai,..
Hệ thống phần mềm CRM còn hỗ trợ nhân viên chăm sóc khách hàng có thể “Note” hoặc “keyword” nhanh các thông tin ngay khi nghe điện thoại đồng thời có thể tra nhanh các thông tin cần trao đổi với khách hàng ngay tại 1 màn hình.
Đơn vị cung cấp giải pháp tổng đài tích hợp CRM uy tín cho doanh nghiệp
UCALL là một nền tảng tổng đài thông minh callbot 4.0 hiện đại được thiết kế để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng và tăng cường trải nghiệm khách hàng. Với UCALL, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo ra các cuộc gọi tự động đa kênh, kết hợp với trí tuệ nhân tạo, để phục vụ và chăm sóc khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp.
UCALL có đầy đủ tính năng và công nghệ tiên tiến, bao gồm:
- Thiết kế kịch bản linh hoạt: cho phép doanh nghiệp thiết kế các kịch bản gọi điện tự động một cách dễ dàng và tùy chỉnh theo nhu cầu của từng chiến dịch bán hàng.
- Xây dựng và cấu hình tổng đài thông minh nhanh chóng: cho phép doanh nghiệp tạo ra một tổng đài thông minh chỉ trong vài phút, với các tính năng và chức năng tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu của từng chiến dịch.
- Tích hợp các công cụ khác để tối ưu hóa quy trình bán hàng: có thể tích hợp với các công cụ CRM, email marketing và sms marketing để tăng cường hiệu quả kinh doanh và tối ưu hóa quy trình bán hàng.
- Tích hợp trí tuệ nhân tạo: được tích hợp trí tuệ nhân tạo, giúp tự động phân loại khách hàng và cung cấp dữ liệu khách hàng chính xác để tối ưu hóa quy trình bán hàng.
- Cung cấp báo cáo và phân tích hiệu quả chiến dịch: cung cấp các báo cáo và số liệu của tổng đài ảo từ đó doanh nghiệp có thể phân tích chi tiết về hiệu quả của các cuộc gọi tự động và các chiến dịch bán hàng, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác.
Với những tính năng và công nghệ tiên tiến này, tích hợp CRM vào tổng đài thông minh UCALLsẽ là một giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Những câu hỏi thường gặp về tổng đài thông minh tích hợp CRM
Tổng đài thông minh đang trở thành giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trong việc cải thiện hiệu suất công việc và chăm sóc khách hàng. Khi tích hợp CRM, tổng đài thông minh không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình tiếp nhận cuộc gọi mà còn gia tăng hiệu quả chăm sóc khách hàng lên đến 200%. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về việc tích hợp CRM vào tổng đài thông minh.
Tổng đài thông minh là gì và làm thế nào để tăng hiệu suất với CRM?
Tổng đài thông minh là một giải pháp tổng đài tự động hóa, giúp doanh nghiệp quản lý và xử lý cuộc gọi một cách hiệu quả. Khi tích hợp với hệ thống CRM, tổng đài thông minh có thể tự động đồng bộ hóa thông tin khách hàng từ CRM, giúp tổng đài viên nắm bắt lịch sử tương tác của khách hàng ngay lập tức, từ đó cải thiện khả năng xử lý và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Tích hợp CRM vào tổng đài thông minh giúp tự động hóa quá trình ghi nhận, theo dõi và phân tích cuộc gọi, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng hiệu suất công việc lên đến 200%, giải phóng nguồn lực của doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí vận hành.
Lợi ích của việc tích hợp CRM với tổng đài thông minh là gì?
Việc tích hợp CRM với tổng đài tổng đài thông minh mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc tự động hóa việc lưu trữ và truy xuất thông tin khách hàng, giúp tổng đài viên dễ dàng nắm bắt lịch sử giao dịch và tương tác của khách hàng.
Điều này giúp giảm thời gian chờ đợi của khách hàng, tăng tốc độ phản hồi và giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, việc đồng bộ hóa dữ liệu giữa tổng đài thông minh và CRM cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích và đưa ra các chiến lược chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
Làm thế nào việc tích hợp CRM có thể giúp nâng cao hiệu suất của tổng đài thông minh?
Tích hợp CRM với tổng đài thông minh giúp tổng đài viên có thể truy cập ngay lập tức thông tin chi tiết của khách hàng mà không cần phải tìm kiếm thủ công, từ đó giảm thời gian xử lý cuộc gọi.
Thêm vào đó, CRM cung cấp thông tin về các cuộc gọi trước đó, các vấn đề mà khách hàng đã gặp phải, và lịch sử giao dịch, giúp tổng đài viên đưa ra giải pháp nhanh chóng và chính xác.
Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả công việc mà còn tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng, từ đó tăng tỷ lệ hài lòng và trung thành.
Việc tích hợp CRM vào tổng đài thông minh có dễ thực hiện không?
Việc tích hợp CRM là một quy trình khá đơn giản và có thể được thực hiện nhanh chóng nhờ vào các công cụ và API hỗ trợ. Hệ thống tổng đài thông minh hỗ trợ tích hợp với nhiều phần mềm CRM phổ biến hiện nay, giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối và đồng bộ hóa dữ liệu mà không cần quá nhiều thời gian và chi phí. Các giải pháp này thường được thiết kế linh hoạt và có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
Chi phí tích hợp CRM vào tổng đài thông minh là bao nhiêu?
Chi phí tích hợp CRM vào tổng đài thông minh tại UCALL phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và các tính năng mà doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, chi phí này thường khá hợp lý và có thể mang lại lợi ích vượt trội về hiệu suất công việc và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Các gói dịch vụ tích hợp thường được cung cấp với mức giá linh hoạt, giúp doanh nghiệp lựa chọn gói phù hợp với ngân sách và nhu cầu sử dụng.
Tạm kết
Hiện nay UCALL đang hỗ trợ dịch vụ tích hợp Pancake và Larksuite cùng với hệ thống tổng đài của UCALL, giúp đại lý agent chỉ cần tập trung làm việc duy nhất trên một phần mềm CRM, không cần mất thời gian mở nhiều phần mềm khác nhau hay phải thao tác thủ công.
Ngoài ra, UCALL còn được tích hợp sẵn hệ thống Mini CRM giúp doanh nghiệp có thể sử dụng ngay các tính năng cơ bản của CRM như nhập, xuất thông tin khách hàng, quản lý lịch hẹn và giao dịch, bộ lọc tìm kiếm thông tin khách hàng, báo cáo & thống kê thời gian thực,… mà không cần phải mua thêm phần mềm từ các bên thứ ba.
Đăng ký trải nghiệm giải pháp UCALL tích hợp mini CRM tại đây.
Hoài Phương là chuyên gia tư vấn giải pháp gọi tự động Callot AI Auto Call. Với kinh nghiệm của mình, Hoài Phương đã hỗ trợ nhiều khách hàng ứng dụng Callbot AI thành công trong đa dạng ngành nghề như Bất động sản, Tài chính, Ngân hàng, Bán lẻ, Dịch vụ, B2B,…
