Tự động hoá ngày càng trở thành một yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa doanh số bán hàng. Cùng với sự phát triển của trí tuệ nhân tạo và công nghệ, các doanh nghiệp đang tìm cách áp dụng Sales Automation để nâng cao hiệu suất kinh doanh và tăng doanh số bán hàng một cách nhanh nhất. hãy cùng UCALL tìm hiểu về Sales Automation và cách hoạt động của Sales Automation.
Mục lục bài viết
Sales Automation là gì?
Sales Automation là phần mềm tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại trong bán hàng, rất quan trọng để xây dựng hành trình khách hàng đơn giản và gia tăng biên lợi nhuận. Một công cụ Sales Automation thường là một vài tính năng trong phần mềm CRM, phần mềm tạo khách hàng tiềm năng, và phần mềm tiếp thị qua email.
Mỗi doanh nghiệp đều muốn tăng số lượng khách hàng tiềm năng trong phễu bán hàng của họ, vì nhiều khách hàng tiềm năng sẽ chuyển thành nhiều khách hàng mua hàng hơn. Nhưng doanh nghiệp cần nhiều hơn một bảng tính Excel hay Gmail để quản lý số lượng khách hàng lớn này và xử lý các công việc cần thiết để chuyển đổi khách hàng từ tiềm năng thành khách hàng mua hàng.
Sử dụng các công cụ Sales Automation giúp doanh nghiệp quản lý số lượng khách hàng tiềm năng lớn. Sau đó, doanh nghiệp có thể tạo ra một quy trình bán hàng chuẩn hoá để đạt hiệu quả cao và mang lại doanh số bán hàng lớn hơn.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều công cụ Sales Automation, mỗi công cụ tự động hoá các giai đoạn khác nhau trong quy trình bán hàng. Sales Automation không chỉ tự động tìm kiếm khách hàng tiềm năng mà còn có thể gửi email tự động, gọi điện tự động, chăm sóc khách hàng tự động, đánh giá tiềm năng của khách hàng tự động. Từ đó, các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm nhiều thời gian và phân bổ thời gian đó cho các công việc tạo ra doanh thu ngay.
Sales Automation thực sự hoạt động như thế nào?
Sales Automation thực sự là câu chuyện về dữ liệu. Ở cấp độ cơ bản nhất, Sales Automation bao gồm tự động lưu vết các cuộc gọi, email, cuộc trò chuyện, cuộc họp với khách hàng. Nhờ sự trợ giúp của AI, Sales Automation tiến xa hơn một bước, có thể quản lý data khách hàng, phân tích dữ liệu kênh bán hàng và đưa ra các dự đoán về những hành động tốt nhất cần thực hiện để thúc đẩy khách hàng mua hàng và giữ mối quan hệ với khách hàng. Thêm vào đó, Sales Automation có thể gửi email tự động, gọi điện tự động giúp bạn tăng tốc quy trình bán hàng.
Dưới đây là cái nhìn chi tiết hơn về cách Sales Automation hoạt động:
Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo không bỏ lỡ cơ hội nào
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là bước đầu tiên cho tự động hóa bán hàng vì nó lưu trữ, tổ chức dữ liệu khách hàng của bạn. Mỗi tương tác với khách hàng để lại một dấu vết dữ liệu: email bạn đã gửi, cuộc trò chuyện và cuộc họp bạn đã có, báo giá và hợp đồng đang chờ được ký kết.
Thay vì ghi chép dữ liệu này thủ công, tự động hóa bán hàng có thể thu thập thông tin liên quan — như thời gian họp, nội dung trao đổi, chi tiết đơn hàng. Bằng cách đó, mỗi khi bạn truy cập hồ sơ khách hàng, thông tin bạn xem được là thông tin cập nhật nhất.
Nếu dữ liệu của bạn được lưu trữ trong các phần mềm khác nhau thì sao? Tự động hóa bán hàng có thể đồng bộ dữ liệu qua các công cụ ngay lập tức để nhân viên bán hàng không phải cập nhật thủ công mọi thứ trong hệ thống phần mềm. Thậm chí, nếu một khách hàng tương tác với bạn trên một nền tảng, thông tin của họ sẽ được cập nhật trên tất cả các nền tảng khác — không bỏ lỡ kết nối nào.
Dữ liệu được phân tích, cung cấp thông tin chi tiết giúp đẩy nhanh quá trình bán hàng
Ngày nay, các công cụ quản lý bán hàng được trang bị AI có thể tự động phân tích các kênh bán hàng và dự đoán khi nào một giao dịch có nguy cơ bị đình trệ để giúp các lãnh đạo bán hàng can thiệp và đưa ra hành động kịp thời. Ví dụ, đội ngũ bán hàng — thường là quản lý và vận hành — đặt các chỉ số mục tiêu trong CRM để kích hoạt cảnh báo. Ví dụ, họ có thể đặt một thông báo cho bất kỳ giao dịch nào kéo dài hơn 10 ngày ở một giai đoạn nào của quy trình bán hàng.AI cũng có thể thu thập dữ liệu cuộc trò chuyện từ các cuộc gọi bán hàng để tự động đưa ra các từ khóa, xu hướng và cảnh báo kịp thời.
Dữ liệu được sử dụng trong công cụ Sales Automation để tự động hóa nhiều tác vụ
Trong những năm gần đây, Sales Automation đã thực hiện một bước nhảy vọt với AI tạo sinh. AI này không chỉ dừng lại ở việc đề xuất hành động như đề xuất nội dung tin nhắn với khách hàng, đề xuất nội dung email. Hiện nay, bạn có thể sử dụng các công cụ Sales Automation để thực hiện hành động cho bạn như gọi điện thoại cho khách hàng tự động, gửi email tự động, viết bài thuyết trình bán hàng. Một nghiên cứu gần đây tin rằng AI tạo sinh giúp nhân viên bán hàng tiết kiệm trung bình 4,5 giờ mỗi tuần.
Lợi ích của Sales Automation mang lại cho doanh nghiệp
Theo thống kê của Salesforce, hiện tại các nhân viên bán hàng chỉ dành 28% thời gian trong tuần để thực sự bán hàng. Phần lớn thời gian còn lại để thực hiện các nhiệm vụ khác như nghiên cứu khách hàng, nhập liệu thông tin bán hàng. Càng ứng dụng Sales Automation thực hiện các nhiệm vụ này, người bán hàng càng có nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc thực sự bán hàng.
Việc áp dụng Sales Automation giúp doanh nghiệp:
- Tinh gọn quy trình bán hàng: Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại có thể thực hiện tự động hóa như gửi email, gọi điện, nhập dữ liệu, thậm chí cả phân tích dữ liệu và đưa ra dự báo
- Data khách hàng chính xác và tập trung: Các nhiệm vụ liên quan đến dữ liệu được tự động hóa giúp giảm sai sót do con người
- Tận dụng tối đa cơ hội bán hàng: Tự động hóa giúp bạn tiếp cận được nhiều cơ hội hơn cùng lúc và chăm sóc được tất cả các cơ hội
- Phân tích tự động: Các công cụ Sales Automation giúp bạn phân tích dữ liệu từ đó có các nhận định về tệp khách hàng của mình dựa trên số liệu
- Tiết kiệm thời gian cho nhân viên: Người bán hàng không cần phải làm các công việc như nhập dữ liệu, làm báo cáo, chăm sóc khách hàng lạnh thủ công. Do đó, họ có nhiều thời gian hơn để làm các nhiệm vụ trực tiếp tạo ra doanh thu.
Một số ví dụ về Sales Automation
Bán hàng là mô hình lấy con người làm trung tâm (human-centric). Do đó, không thể tự động hoá hoàn toàn quy trình bán hàng, một số công việc vẫn cần sự can thiệp của con người. Theo một nghiên cứu từ McKinsey Global, một phần ba các hoạt động của bộ phận bán hàng có thể tự động hoá. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có cơ hội tự động hoá một phần ba công việc của bộ phận bán hàng nhờ Sales Automation. Điều này đồng nghĩa với bộ phận bán hàng có nhiều thời gian hơn và tạo ra quy trình bán hàng hiệu quả và gọn nhẹ hơn.
Sales Automation có thể thực hiện các nhiệm vụ bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
- Dự báo
- Quản lý nguồn nhân lực
- Xác định và đánh giá khách hàng tiềm năng
- Quản lý đơn hàng
- Theo dõi tương tác của nhân viên với khách hàng qua email hay cuộc gọi
- Báo cáo và phân tích phễu bán hàng
Mỗi công ty có cách hoạt động khác nhau nên cần tự quyết định tự động hoa quy trình nào trong bán hàng để phù hợp với hoạt động của công ty. Cách tiếp cận tốt nhất là đánh giá nhân viên kinh doanh đang mất nhiều thời gian nhất cho công việc nào, sau đó tìm các công cụ Sales Automation để tự động hoá nhiệm vụ đó.
Đặt lịch họp tự động
Việc trao đổi lịch họp có thể bao gồm một đoạn chat dài hoặc một chuỗi email dài. Điều này không chỉ làm mất thời gian của nhân viên Sales mà còn làm cho trải nghiệm của khách hàng không tốt. Các công cụ Sales Automation cho phép người dùng bỏ qua chuỗi tin nhắn dài và thiết lập cuộc họp ngay lập tức.
Khi được yêu cầu, khách hàng tiềm năng có thể xem lịch các ngày và giờ có sẵn của nhân viên bán hàng và chọn thời gian phù hợp nhất với họ. Phần mềm tự động cập nhật tình trạng sẵn có và thêm cuộc họp mới vào lịch của nhân viên bán hàng.
Gửi email cá nhân hoá
Có rất nhiều công cụ tự động hóa email để gửi số lượng lớn email cá nhân hóa. Người dùng có thể thiết lập mọi thứ từ email nuôi dưỡng khách hàng, email thông báo chiến dịch mới hay email chúc mừng nhân dịp lễ.
Các email được gửi vào thời gian mong muốn và với thông tin cá nhân hoá phù hợp. Các công cụ Sales Automation cũng có thể thiết lập luồng gửi email phức tạp. Ví dụ khách hàng sẽ không nhận thêm email nào nếu họ có phản hồi tích cực đến một CTA, sau đó hệ thống Sales Automation sẽ gửi thông báo đến nhân viên kinh doanh để nhân viên chăm sóc khách hàng trực tiếp.
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
Biết được khách hàng tiềm năng nào cần ưu tiên trong bán hàng có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian. Sử dụng các công cụ bán hàng tự động, nhân viên của bạn có thể tự động quét internet để tìm khách hàng tiềm năng mới và gửi danh sách hàng tuần hoặc hàng tháng mà không gửi trùng lặp. Các công cụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng tự động cũng có thể chấm điểm khách hàng tiềm năng để đội ngũ của bạn biết ai cần ưu tiên, thay vì lãng phí thời gian vào các khách hàng ít có khả năng mua.
Gọi điện tự động
Các cuộc gọi bán hàng rất hiệu quả trong việc thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng ngay lập tức, nhưng quá trình gọi nhiều số điện thoại như vậy có thể mệt mỏi và kéo dài. Dịch vụ Auto Call giúp nhân viên kinh doanh gọi điện cho hàng nghìn số điện thoại trong vòng 15 phút. Ngoài ra công cụ Sales Automation này còn có thể ghi âm, tóm tắt và ghi lại cuộc gọi để tham khảo sau này.
UCALL – nền tảng Callbot AI Auto Call là giải pháp gọi điện tự động hàng đầu tại thị trường Việt Nam. UCALL giúp bạn gọi điện cho tất cả các khách hàng trong thời gian ngắn và tự động phân loại các khách hàng quan tâm để chuyển sang chăm sóc trực tiếp.
Dự báo bán hàng
Hiểu các xu hướng theo mùa và dữ liệu bán hàng trong quá khứ giúp dự đoán sự tăng trưởphêung trong tương lai. Một số công cụ Sales Automation giúp các công ty tạo ra các dự báo bằng cách sử dụng dữ liệu chính xác và cập nhật, mà không cần một nhân sự trong đội ngũ phải dò tìm qua vô số bảng tính và tài liệu.
Drinkizz – Doanh nghiệp tiên phong ứng dụng Sales Automation tại Việt Nam
Drinkizz là công ty đổi mới sáng tạo cung cấp thức uống năng lượng tự nhiên hữu cơ được thành lập tại Singapore vào tháng 8/2019 và tại Việt Nam tháng 1/2020. CEO Tyna Huỳnh đã rời Paris về Việt Nam để phát triển nông nghiệp hữu cơ cho bà con nông dân Tây Nguyên và đưa sản phẩm thức uống năng lượng hữu cơ tự nhiên Drinkizz vươn ra thế giới.
Là một công ty sản xuất thức uống hữu cơ nhưng Drinkizz ưu tiên ứng dụng công nghệ và tự động hoá để tối ưu nhân sự và tăng doanh thu. Hãy cùng phân tích Drinkizz đã ứng dụng công nghệ trong hoạt động của doanh nghiệp như thế nào.
Báo cáo dữ liệu và phân tích với GPT-4
Drinkizz xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng và sản xuất ứng dụng Knack (một hệ cơ sở dữ liệu không cần code. Để phân tích dữ liệu và đưa ra dự báo tự động, công ty sử dụng GPT-4 – một AI tạo sinh. Với quy mô công cty không quá lớn, hiện tại công ty chưa có chuyên viên phân tích dữ liệu. Do đó, nhà quản lý sử dụng GPT-4 để phân tích và đưa ra các quyết định kinh doanh và bán hàng dựa trên số liệu.
Chatbot
Nhằm mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng, đội ngũ sử dụng Chatbot AI để nhắn tin chủ động với khách hàng cũng như phản hồi nhanh chóng cho khách hàng.
Ứng dụng chatbot trong Chăm sóc khách hàng là bước cải tiến đột phá. Khách hàng có những phản hồi tích cực về tốc độ trả lời cũng như độ chính xác. Với đặc thù phục vụ nhiều thị trường với nhiều ngôn ngữ khác nhau, Chatbot là giải pháp tối ưu nhất về chi phí và nguồn lực cho Drinkizz.
Tạm kết
Hy vọng sau khi hiểu rõ về Sales Automation, bạn có thể ứng dụng Sales Automation trong doanh nghiệp của mình để tối ưu hiệu suất và gia tăng doanh số bán hàng.
UCALL – Nền tảng Callbot AI Auto Call
- Phòng Kinh Doanh: 0249 9999 468
- Email: contact@ucall.asia
