Trường Đại học A – khách hàng mới trong tháng 5 này – là một trong số các trường đại học tư thục lớn nhất thành phố Huế. Trường là cơ sở đào tạo các ngành học có nhu cầu nhân lực cao, triển vọng phát triển nghề nghiệp tốt nên đảm bảo sinh viên ra trường đều có cơ hội việc làm.
Nhằm tiếp cận được nhiều học sinh cấp 3 hơn trong mùa tuyển sinh năm 2024, trường đã sử dụng giải pháp Callbot AI tư vấn tuyển sinh tự động để gọi điện tự động giới thiệu chương trình tuyển sinh với các học sinh cấp 3.
“Trường chị có hàng chục nghìn số điện thoại của học sinh cấp 3 cần gọi mời tham gia chương trình tuyển sinh. Mà bên chị cần gọi vào buổi tối khi học sinh được tan học. Tuy nhiên, nhân sự bên chị chỉ làm việc giờ hành chính. UCALL là giải pháp rất tốt giúp chị giải quyết được vấn đề này. Sau gần 1 tháng chạy chiến dịch trên UCALL, chị thấy kết quả mang lại khá tích cực, hơn một nửa số học sinh bắt máy và để lại thông tin.”Chị Q – Trưởng phòng Tuyển sinh Trường Đại học A
Mục lục bài viết
Vấn đề trường đại học A gặp phải trước khi ứng dụng Callbot AI tư vấn tuyển sinh tự động
Trước khi triển khai Callbot AI tư vấn tuyển sinh tự động, Trường Đại học A đã đối mặt với hàng loạt khó khăn trong công tác tư vấn và tiếp cận học sinh. Với khối lượng dữ liệu lên đến hàng chục nghìn số điện thoại học sinh THPT, đội ngũ Tuyển sinh gặp nhiều hạn chế về thời gian, nhân sự và hiệu quả chăm sóc. Những bất cập trong việc gọi điện ngoài giờ hành chính, thiếu công cụ phân loại học sinh quan tâm cũng khiến quá trình tư vấn trở nên thủ công, tốn kém và thiếu chính xác.
Chính vì vậy, nhu cầu tìm kiếm một giải pháp tự động hóa – callbot AI tư vấn tuyển sinh – trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Hàng chục nghìn số điện thoại
Phòng Tuyển sinh của Trường Đại học A hiện đang sở hữu danh sách gồm hàng chục nghìn số điện thoại của học sinh THPT tại thành phố Huế và các tỉnh lân cận. Tuy nhiên, với nguồn lực nhân sự có hạn, việc gọi điện thủ công để tư vấn cho toàn bộ danh sách trong thời gian ngắn là không khả thi. Đây là lúc callbot AI tư vấn tuyển sinh trở thành giải pháp hiệu quả.
Gọi điện vào buổi tối
Do học sinh bận học vào ban ngày, nhà trường buộc phải thực hiện các cuộc gọi vào buổi tối. Tuy nhiên, phòng Tuyển sinh không có đủ nhân sự làm việc ngoài giờ, đồng thời còn gặp trở ngại trong việc sử dụng đầu số cho phép gọi buổi tối. Với callbot AI tư vấn tuyển sinh, nhà trường có thể tự động hóa các cuộc gọi vào khung giờ phù hợp mà không cần lo lắng về nhân lực.
Thống kê các học sinh quan tâm
Khi gọi điện thủ công, nhân viên phải dán nhãn, ghi chú và tổng hợp dữ liệu bằng tay, khiến quá trình thống kê không chỉ mất thời gian mà còn dễ sai sót. Việc ứng dụng callbot AI tư vấn tuyển sinh giúp tự động ghi nhận phản hồi, phân loại mức độ quan tâm của học sinh và tạo báo cáo nhanh chóng, chính xác.
Giải pháp & Kết quả khi ứng dụng callbot AI tư vấn tuyển sinh
Để giải quyết các vấn đề trên, Trường Đại học A đã áp dụng dịch vụ Auto Call của Ucall để gọi điện cho các học sinh cấp 3 giới thiệu chương trình tuyển sinh năm 2024 của trường.
Kịch bản Callbot AI tư vấn tuyển sinh tự nhiên
Yêu cầu đầu tiên của Trường Đại học A đối với UCALL là kịch bản của Callbot AI tư vấn tuyển sinh cần phải tự nhiên, tạo cảm giác như cô giáo đang trao đổi với học sinh.
Với yêu cầu này, đội ngũ UCALL đã sử dụng giọng ghi âm của người thật để đoạn hội thoại tự nhiên. Thêm vào đó, trong các đoạn ghi âm, đội ngũ UCALL sử dụng các từ nối như “ừ, ừm, nhé…” để câu nói chân thật hơn.
Ngoài ra, kịch bản được làm kỹ lưỡng, chia luồng cẩn thận để Callbot AI tư vấn tuyển sinh tự động có thể bao phủ tất cả các trường hợp xảy
ra. Kể cả khi học sinh hỏi thông tin khác chương trình tuyển sinh, Callbot AI cũng có thể trả lời phù hợp.
Tỷ lệ gọi thành công từ Callbot AI trên 50%
Trường Đại học A thực hiện 5-6 chiến dịch mỗi ngày. Trung bình mỗi chiến dịch có 220 số điện thoại. Tỷ lệ gọi của Callbot gọi tự động thành công luôn đạt trên 50%.
Ví dụ trong báo cáo chiến dịch gần đây nhất, Trường Đại học A gọi điện cho 211 học sinh và có 116 học sinh nghe máy, đạt tỷ lệ 54,98%.
Tỷ lệ gọi thành công đạt trên 50% một phần nhờ chất lượng data khách hàng tốt, cũng như lựa chọn thời gian gọi phù hợp.
Thời gian tương tác mỗi cuộc gọi khá cao, trung bình 55s/cuộc gọi
Nhờ kịch bản xây dựng tự nhiên và bao phủ hầu hết các trường hợp có thể xảy ra, nên thời lượng mỗi cuộc gọi khá dài, trung bình 55s/cuộc goi. Thậm chí có những cuộc gọi kéo dài hơn 1 phút.
Thời lượng mỗi cuộc gọi kéo dài giúp khai thác được nhiều thông tin hơn từ học sinh cũng như dễ thuyết phục học sinh đăng ký tư vấn trực tiếp để tìm hiểu về chương trình tuyển sinh.
Tỷ lệ học sinh quan tâm khá cao
Trong các học sinh nghe điện thoại, tỷ lệ học sinh quan tâm đến chương trình tuyển sinh khá cao. Nhân viên của Phòng Tuyển sinh chỉ cần vào Báo cáo chiến dịch của UCALL để lọc các học sinh quan tâm và nhắn tin Zalo để chăm sóc trực tiếp.
Câu hỏi thường gặp
1. Callbot AI tư vấn tuyển sinh mang lại lợi ích gì cho nhà trường?
Callbot AI là giải pháp tự động hóa cuộc gọi giúp các trường đại học tiếp cận hàng nghìn học sinh nhanh chóng và hiệu quả. Nó tự động gọi điện giới thiệu chương trình tuyển sinh, ghi nhận phản hồi, phân loại học sinh quan tâm và hỗ trợ nhân viên tuyển sinh chăm sóc học sinh dễ dàng hơn, ngay cả khi ngoài giờ hành chính.
2. Tỷ lệ học sinh nghe máy và quan tâm khi dùng Callbot AI tư vấn tuyển sinh tự động là bao nhiêu?
Theo kết quả chiến dịch thực tế của Trường Đại học A, tỷ lệ học sinh nghe máy đạt hơn 50%, trong đó phần lớn để lại thông tin quan tâm. Nhờ vậy, phòng Tuyển sinh có thể lọc ra nhóm học sinh tiềm năng để tiếp tục chăm sóc qua Zalo hoặc các kênh khác.
3. Kịch bản Callbot AI có tự nhiên và tương tác linh hoạt không?
Có. UCALL xây dựng kịch bản Callbot AI với giọng người thật, thêm các từ đệm như “ừ”, “nhé”, “ừm” để tạo cảm giác thân thiện như một cô giáo đang trò chuyện. Kịch bản còn được chia nhánh linh hoạt, có thể phản hồi nhiều tình huống mà học sinh đặt ra.
4. Làm sao để nhà trường thử nghiệm Callbot AI tư vấn tuyển sinh?
Nhà trường có thể trải nghiệm 15 ngày dùng thử miễn phí phần mềm Callbot AI tư vấn tuyển sinh của UCALL với đầy đủ tính năng, không giới hạn số lượng cuộc gọi. Đăng ký ngay tại biểu mẫu liên hệ để được tư vấn và triển khai nhanh chóng.
Kết luận
Trường Đại học A đã ứng dụng thành công Callbot AI tư vấn tuyển sinh tự động và mang lại nhiều kết quả khả quan. Phòng tuyển sinh của Trường quyết định tiếp tục sử dụng giải pháp Callbot AI UCALL trong mùa tuyển sinh tháng 6 này để tiếp cận được nhiều học sinh hơn.
Trải nghiệm ngay 15 ngày dùng thử miễn phí phần mềm Callbot AI tư vấn tuyển sinh tự đông của UCALL không giới hạn tính năng tại đây.
Dương Ngọc, là một chuyên gia Công nghệ AI và Automation với 10 năm kinh nghiệm, chuyên sâu về tự động hóa và ứng dụng AI trong Marketing và Bán hàng. Không dừng tại Ai & Automation, Ngọc còn nghiên cứu về tổng đài gọi điện, Callbot AI và tối ưu quy trình bán hàng trong doanh nghiệp.
