Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trong thế giới kinh doanh, tổng đài ảo chính là công cũ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công và tăng cường sự cạnh tranh.
Trong bài viết này, UCALL sẽ tìm hiểu về tổng đài ảo và cách nó có thể giúp tối ưu hiệu quả cho doanh nghiệp trong năm 2024.
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là một dịch vụ hoạt động trên nền tảng trực tuyến, cho phép doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa quá trình giao tiếp với khách hàng và đối tác. Điều này thường được thực hiện thông qua việc kết hợp nhiều tính năng như cuộc gọi điện thoại, chức năng chat trực tuyến, email, và nhiều ứng dụng khác nhau.
Lý do nên sử dụng tổng đài ảo
Việc sử dụng tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích đáng kể, giảm thiểu nguồn lực nâng cao năng suất hoạt động cho bộ phận kinh doanh
Chi phí thấp
Với những hiệu quả mà tổng đài ảo đem lại cho doanh nghiệp, bạn sẽ không phải lo nghĩ nhiều về chi phí khi sử dụng phần mềm này. Chi phí để sử dụng tổng đài ảo thấp hơn nhiều so với tổng đài truyền thống hoặc điện thoại cố định. Ví dụ, cước điện thoại hiện nay đang rơi vào khoảng 500đ / phút.
Nếu doanh nghiệp bạn mong muốn sử dụng Telesale để tiếp cận đến 2000 khách hàng, chi phí phải trả sẽ rơi vào khoảng 1 triệu đồng. Trong khi đó, với tổng đài ảo của UCALL, bạn chỉ phải trả 200.000đ và phần mềm sẽ tự động gọi điện đến 2000 khách hàng chỉ trong 1 giờ đồng hồ.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng không phải tốn thêm chi phí mua thiết bị đắt tiền và lắp đặt thiết bị vào cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp. Với phần mềm tổng đài ảo, bạn chỉ cần chi trả cho hai khoản phí chính là chi phí cho việc sử dụng phần mềm và dịch vụ internet (mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng)
Tính linh hoạt
Tổng đài ảo cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi ở bất kỳ đâu và dưới bất kỳ hình thức nào
- Thiết bị: Bạn có thể sử dụng dịch vụ tổng đài ảo trên điện thoại, máy tình bàn, hay thậm chí là máy tính xách tay. Điều này cho phép bạn sử dụng phần mềm trên mọi thiết bị.
- Đia điểm: Bạn dễ dàng chạy chiến dịch tổng đài cho Telesales trên phần mềm tổng đài ở bất kỳ đâu, miễn là nơi đó có đường truyền mạng ổn định. Điều này tạo nên sự linh hoạt cho các nhân viên Telesale vì họ có thể làm việc tại nhà mỗi khi bị ốm hay có những vấn đề cá nhân. Qua đó, nhân viên Telesale không phải bị bó buộc công việc của mình ở chỗ làm.
Khả năng mở rộng
Trong quá trinh sử dụng tổng đài ảo, nếu doanh nghiệp bạn có mong muốn phát triển và mở rông cơ sở vật chất. Bạn sẽ không phải mất thêm những chi phí như mua thiết bị mới để lắp đặt vào cơ sở hạ tầng và thêm đường dây điện thoại có dây như khi sử dụng tổng đài truyền thồng. Với UCALL, bạn chỉ cần thêm chuyên viên Telesale trên thiết bị mà họ sử dụng thông qua vài bước đơn giản.
Tại sao tổng đài ảo quan trọng cho doanh nghiệp?
- Tối ưu hóa quản lý cuộc gọi: Một trong những lợi ích lớn của Tổng đài ảo đối với doanh nghiệp chính là khả năng tối ưu hóa quản lý cuộc gọi. Thay vì phải dựa vào hệ thống truyền thống được nhiều doanh nghiệp sử từ trước đến nay, các cuộc gọi sẽ được tự động chuyển hướng đến các phòng ban hay nhân viên cụ thể dựa trên nhiều yếu tố như loại cuộc gọi, vị trí của người gọi, hoặc thời gian cuộc gọi. Điều này giúp giảm thời gian chờ đợi của khách hàng và nâng cao sự hài lòng của họ.
- Tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực: Với tổng đài ảo, cuộc gọi và trao đổi thông tin với khách hàng có thể được tự động hóa một cách thông minh. Điều này sẽ giúp giảm bớt thời gian và nguồn nhân lực của doanh nghiệp để xử lý các cuộc gọi và yêu cầu từ khách hàng. Phần mềm tổng đài ảo dễ dàng hoàn thành các tác vụ nhằm hỗ trợ các bạn nhân viên. Nhân viên không cần phải dành thời gian quá nhiều cho việc trả lời câu hỏi cơ bản, thay vào đó, họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn và tương tác trực tiếp với khách hàng khi cần thiết.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Tổng đài ảo được tích hợp sẵn công nghệ giúp nhận diện giọng nói một cách thông minh. Từ đó phân tích câu hỏi của khách hàng và đưa ra câu trả lời phù hợp nhất. Tổng đài ảo dễ dàng trả lời câu hỏi như người thật đến 99%, từ đó tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt khi tương tác giữa khach hàng và phần mềm.
- Phân tích dữ liệu: Tổng đài ảo thu thập và phân tích dữ liệu từ các cuộc gọi và tương tác với khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và hành vi của khách hàng, từ đó có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh, cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ, và tối ưu hóa quá trình tiếp thị.
- Tích hợp phần mềm khác: Tổng đài ảo cho phép các doanh nghiệp tích hợp những phần mềm và công nghệ của công ty. Hiện này, nhiều doanh nghiệp tích hợp CRM vào tổng đài ảo để dễ dàng quản lý và tối ưu hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
Tổng đài ảo – công cụ cho mọi doanh nghiệp
- Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) vào doanh nghiệp: Ngày nay, trí tuệ nhân tạo đang dần đóng một vai trò quan trọng cho nhiều doanh nghiệp nhắm giúp tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh. Với công nghệ ivr – nhận diện giọng nói sẽ cho phép tổng đài ảo tự động hỗ trợ nhân viên trong việc phản hồi khách hàng, xử lý vấn đề, tư vấn và giải quyết nhu cầu của khách hàng một cách tự nhiên. Điều này giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
- Quy trình tự động hóa: Hiện nay, phần lớn dịch vụ tổng đài ảo được sử dụng với mục đích gọi điện tự động. Tuy nhiên, phần mềm này sẽ liên tục được cải tiến và sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc hoàn tất giao dịch và lưu lại thông tin những đơn hàng để quản lý kiểm soát.
- Tổng đài ảo tích hợp CRM: Dịch vụ tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp tích hợp phần mềm với hệ thổng quản lý khách hàng (CRM) có sẵn. Từ đó, bạn dễ dàng tùy chỉnh và tương tác dựa trên những thông tin và lịch sử tương tác của khách hàng. Từ đó, các chiến dịch của bạn sẽ được tối ưu hóa và đạt được hiệu quả cao.
- Phân tích dữ liệu: Sau mỗi chiến dịch, phần mềm tổng đài ảo sẽ thu thập những dữ liệu và thông tin quan trọng từ khách hàng trong suốt cuộc gọi. Công cụ sẽ phân tích hiệu quả chiến dịch, từ đó giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu, sở thích và hành vi của khách hàng. Dựa trên những số liệu và báo cáo của phần mềm, bạn có thể điều chinh chiến lược kinh doanh và thay đổi sản phẩm, dịch vụ để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Năm 2024, tổng đài ảo sẽ càng trở nên quan trọng trong việc tối ưu hiệu quả cho doanh nghiệp. Với những đặc điểm và lợi ích khi sử dụng tổng đài, doanh nghiệp có thể phát triển và tối ưu được chi phí vận hành.
Trong tương lai gần, tổng đài ảo không chỉ đơn giản là một công cụ Telesale mà còn là một nền tảng toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh. Đầu tư vào Tổng Đài Ảo và cập nhật những xu hướng mới là một bước quan trọng để đảm bảo sự thành công và sự cạnh tranh trong thị trường kinh doanh ngày càng khắc nghiệt.
Những câu hỏi thường gặp về tổng đài ảo
Tổng đài ảo đang trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về tổng đài ảo và lợi ích mà nó mang lại trong năm 2024.
Tổng đài ảo là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với doanh nghiệp trong năm 2024?
Tổng đài ảo là hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động dựa trên công nghệ đám mây, giúp doanh nghiệp quản lý các cuộc gọi đến và đi mà không cần phải đầu tư vào hệ thống phần cứng phức tạp.
Với sự phát triển của công nghệ trong năm 2024, tổng đài ảo trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng và đảm bảo khả năng kết nối linh hoạt giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Tổng đài ảo còn cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô mà không gặp phải các vấn đề về cơ sở hạ tầng.
Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả như thế nào?
Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả bằng cách tự động hóa và tối ưu hóa quy trình tiếp nhận và xử lý cuộc gọi. Nó có thể phân phối cuộc gọi tự động, giúp giảm thiểu sai sót do con người và tăng cường khả năng phục vụ khách hàng.
Ngoài ra, tổng đài ảo còn tích hợp các tính năng như ghi âm cuộc gọi, báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu cuộc gọi, giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng dịch vụ và cải thiện hiệu quả công việc.
Đặc biệt, tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp kết nối và quản lý cuộc gọi từ nhiều kênh khác nhau, giúp nâng cao sự chuyên nghiệp và khả năng phục vụ khách hàng.
Tổng đài ảo có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí như thế nào trong năm 2024?
Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng cách loại bỏ nhu cầu đầu tư vào phần cứng đắt tiền như tổng đài truyền thống. Hệ thống tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng đám mây, giúp giảm thiểu chi phí bảo trì, sửa chữa và nâng cấp thiết bị.
Hơn nữa, tổng đài ảo giúp giảm chi phí cuộc gọi quốc tế và nội bộ nhờ vào việc sử dụng internet để xử lý cuộc gọi. Với tổng đài ảo, doanh nghiệp còn có thể dễ dàng mở rộng hệ thống mà không cần thêm chi phí cho cơ sở hạ tầng.
Tổng đài ảo có thể giúp doanh nghiệp cải thiện trải nghiệm khách hàng như thế nào?
Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp cải thiện trải nghiệm khách hàng bằng cách cung cấp các dịch vụ nhanh chóng, chính xác và linh hoạt. Tổng đài ảo có thể tự động phân phối cuộc gọi đến các bộ phận liên quan, giảm thiểu thời gian chờ đợi và đảm bảo khách hàng được phục vụ kịp thời.
Ngoài ra, với tính năng ghi âm cuộc gọi và báo cáo, doanh nghiệp có thể phân tích các cuộc gọi và cải thiện chất lượng dịch vụ, từ đó tạo ra một trải nghiệm khách hàng mượt mà và chuyên nghiệp hơn.
Làm thế nào để doanh nghiệp triển khai tổng đài ảo hiệu quả trong năm 2024?
Để triển khai tổng đài ảo hiệu quả trong năm 2024, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm tổng đài ảo phù hợp với nhu cầu và quy mô của mình. Sau khi triển khai, cần cấu hình các tính năng như phân phối cuộc gọi, ghi âm, báo cáo và tích hợp với hệ thống CRM để theo dõi và quản lý khách hàng hiệu quả.
Doanh nghiệp cũng cần đào tạo nhân viên để sử dụng tổng đài ảo một cách hiệu quả và liên tục đánh giá hiệu quả của hệ thống thông qua các báo cáo chi tiết để cải tiến dịch vụ và tăng trưởng doanh thu.
Tạm kết:
Trên đây, UCALL đã chia sẻ về những lợi ích mà phần mềm tổng đài ảo đem lại cho doanh nghiệp. Đến nay, nhiều doanh nghiệp ở mọi ngành nghề đang dần thay đổi cách tiếp cận khách hàng bằng việc ứng dụng dịch vụ tổng đài ảo vào doanh nghiệp của mình. Nhiều doanh nghiệp tin rằng trong những năm tới, tổng đài ảo sẽ là một công cụ Marketing giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Hiện này, UCALL là nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo với những cải tiến mới nhằm hỗ trợ các chủ doanh nghiệp trong việc tiếp cận và chăm sóc khách hàng. Đồng thời, UCALL có hẳn một đội ngũ chuyên gia trong việc xây dựng kịch bản, qua đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được các chiến dịch của mình.
Đăng ký trải nghiệm ngay dịch vụ tổng đài ảo của UCALL miễn phí trong 7 ngày đầu tại đây.
Hoài Phương là chuyên gia tư vấn giải pháp gọi tự động Callot AI Auto Call. Với kinh nghiệm của mình, Hoài Phương đã hỗ trợ nhiều khách hàng ứng dụng Callbot AI thành công trong đa dạng ngành nghề như Bất động sản, Tài chính, Ngân hàng, Bán lẻ, Dịch vụ, B2B,…
