Có thể nói chăm sóc khách hàng là quy trình không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn cần có những chiến lược thông minh và tiết kiệm. Đối thủ của bạn thường xuyên có những giải pháp chiến lược tối ưu chi phí cho hoạt động chăm sóc khách hàng của họ mà bạn chưa từng nghĩ tới.
Vậy làm sao để Tối ưu chi phí chăm sóc khách hàng, không cần chi trả quá nhiều tiền cho đội ngũ nhân viên đông đảo nhưng vẫn mang lại hiệu suất làm việc tối ưu nhất?
Lý do khiến Chăm sóc khách hàng rất quan trọng
Như bạn đã biết, khách hàng được chia làm 2 loại:
- Khách hàng hiện tại
- Khách hàng tiềm năng
Việc giữ chân khách hàng hiện tại sẽ tiết kiệm chi phí gấp 5 lần so với tìm kiếm một khách hàng mới. Vì vậy, các doanh nghiệp sẽ chú trọng duy trì sự trung thành của khách hàng cũ và việc khiến họ hài lòng. Điều này sẽ đồng thời làm tăng tính truyền miệng của thương hiệu đến những khách hàng mới. Từ đó, bạn cũng tiết kiệm được nhiều chi phí tìm kiếm người dùng tiềm năng.
Sở hữu một dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt giúp duy trì được những mối quan hệ tốt. Và người dùng sẽ tiếp tục quay lại với thương hiệu của bạn. Để cạnh tranh với nhau, các doanh nghiệp tập trung vào giá cả, chất lượng sản phẩm là điều cần thiết. Nhưng khách hàng lại không thích phức tạp, ngại sự thay đổi từ nhà cung cấp. Do họ phải bỏ nhiều thời gian để tìm hiểu lại sản phẩm, thương hiệu.
Chính vì thế, một công cụ chăm sóc khách hàng sau bán hàng là một giải pháp cần thiệt nhất hiện tại để giữ được một lượng lớn khách hàng trung thành với doanh nghiệp. Điều này giúp tạo doanh thu ổn định, giảm bớt áp lực cạnh tranh.
Đâu là cách tốt nhất để tối ưu chi phí chăm sóc khách hàng?
Bạn đã biết được tầm quan trọng của chăm sóc khách hàng. Vậy bạn có sẵn sàng bỏ ra số tiền lớn để thuê tư vấn viên chuyên nghiệp trực tổng đài điện thoại ngày đêm? Những công nghệ lên ngôi bắt đầu thay thế và hỗ trợ quy trình làm việc của con người. Một trong những bí quyết tối ưu chi phí chăm sóc khách hàng được sử dụng phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp lớn. Đó là sự kết hợp hoàn hảo giữa phương pháp quản lý và tổng đài ảo thông minh.
Tổng đài ảo thông minh – UCALL là giải pháp gọi tự động (auto call) sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo tạo ra hàng nghìn cuộc gọi tự động, tương tác tự nhiên với khách hàng chỉ với 1 click chuột giúp doanh nghiệp bất động sản telesales hiệu quả. Đáp ứng tất cả các chức năng của tổng đài nội bộ, ghi âm, Call Center. Và hỗ trợ tích hợp sẵn với CRM – Phần mềm quản lý khách hàng của doanh nghiệp.
Kết hợp với đầu số Hotline mà UCALL cung cấp sẽ giúp gia tăng lòng trung thành của người dùng thông qua việc giải đáp thắc mắc của họ gần như ngay lập tức. Ngoài ra, lắp đặt tổng đài điện thoại không chỉ nâng cao hình ảnh thương hiệu và cải thiện chất lượng dịch vụ, mà còn giúp tối ưu chi phí chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả.
Sử dụng hệ thống, bạn được gọi nội bộ và chuyển nhánh hoàn toàn dễ dàng. Với cước gọi mỗi tháng giảm đến 50% so với cước gọi truyền thống.
Một vài tính năng của hệ thống giúp bạn tối đa trong công việc:
Thu thập, đánh giá, phân loại khách hàng
Tổng đài thông minh kết hợp với việc ứng dụng CRM giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng một cách chính xác. Tự động đánh giá, phân loại khách hàng theo các tiêu chí có sẵn trong phần mềm giúp doanh nghiệp phân loại được khách hàng tiềm năng.
Rút ngắn quy trình bán hàng
Nhờ phân khúc khách hàng hiệu quả, bạn có thể tối ưu các kênh tương tác để quá trình bán hàng được rút ngắn hơn. Những thông tin, phản hồi, nhu cầu của khách hàng được cập nhật, theo dõi thường xuyên để nhân viên hiểu được tâm lý của họ. Đồng thời mua hàng diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
Kết nối với các phòng ban, bộ phận
Nhờ tổng đài thông minh, tất cả thông tin của khách hàng đều đảm bảo được chia sẻ đến tất cả các bộ phận có liên quan trong doanh nghiệp. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý khách hàng, quản lý công việc. Và giải quyết được những vấn đề cấp bách một cách nhanh và chính xác nhất. Lãnh đạo quản lý cũng có thể nắm bắt, giúp đỡ chuyển giao khách hàng từ bộ phận đến bộ phận khách nhằm tối ưu hiệu quả công việc.
Tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng
Quy trình giữ chân khách hàng sẽ tốt hơn nếu bạn nắm bắt rõ các nhu cầu cũng như thông tin khách hàng. Tổng đài Ảo thông minh kết hợp với CRM giúp ghi âm cuộc gọi và lưu trữ toàn bộ nội dung chăm sóc khách hàng trước đó. Và nâng cao chất lượng chăm sóc tốt hơn, tăng lòng tin đối với khách hàng.
Dễ dàng thống kê, báo cáo
Nhân viên sẽ không còn mất thời gian tổng hợp thông tin từ nhiều nơi khác nhau. Hoặc không phải liên hệ các phòng ban để lấy báo cáo. Tất cả thông tin đều gói gọn trong phần mềm tổng đài. Từ những gì được lưu trữ, bạn dễ dàng theo dõi được cách làm việc. Và các chiến lược chăm sóc khách hàng hiện tại để kịp thời thay đổi nếu không hiệu quả.
Quản lý giám sát nhân viên
Việc quản lý đội ngũ nhân viên cũng rất quan trọng trong một doanh nghiệp. Phần mềm CRM giúp bạn theo sát nhân viên của mình bằng những thông tin được lưu trữ về lịch sử làm việc của họ. Nhà quản lý cũng dễ kiểm soát được lượng khách hàng mà mỗi nhân viên đang phụ trách, hiệu quả làm việc, hẹn lịch với khách hàng để giao nhiệm vụ khác nhau.
Câu hỏi thường gặp trong quá trình tối ưu chi phí chăm sóc khách hàng
1. Làm thế nào để doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí chăm sóc khách hàng mà vẫn đảm bảo hiệu quả?
Doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí chăm sóc khách hàng bằng cách ứng dụng tổng đài ảo thông minh kết hợp với CRM. Hệ thống này giúp tự động hóa các quy trình như gọi điện, ghi âm, phân loại khách hàng, đồng thời giảm chi phí nhân sự, tiết kiệm tới 50% cước gọi hàng tháng và 80% chi phí telesales.
2. Tổng đài ảo thông minh hỗ trợ gì trong việc tối ưu chi phí chăm sóc khách hàng?
Tổng đài ảo hỗ trợ:
-
Gọi tự động hàng nghìn khách hàng chỉ với 1 click
-
Chuyển nhánh, ghi âm, phân tích hội thoại
-
Lên lịch gọi lại nếu khách bận
Nhờ tự động hóa dịch vụ khách hàng, doanh nghiệp không cần tuyển nhiều nhân sự trực tổng đài, nhưng vẫn nâng cao trải nghiệm khách hàng.
3. Sử dụng tổng đài ảo có giúp doanh nghiệp nhỏ tối ưu chi phí chăm sóc khách hàng không?
Có. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đặc biệt hưởng lợi từ việc sử dụng tổng đài ảo vì chi phí triển khai thấp, dễ tích hợp với hệ thống CRM hiện có, đồng thời giúp tối ưu ngân sách và nhân lực chăm sóc khách hàng một cách linh hoạt và chuyên nghiệp.
4. Làm thế nào để quản lý hiệu quả đội ngũ CSKH khi tối ưu chi phí chăm sóc khách hàng?
Phần mềm CRM tích hợp trong tổng đài ảo giúp giám sát nhân viên, theo dõi cuộc gọi, lịch sử chăm sóc và đánh giá hiệu suất làm việc của từng người. Điều này giúp nhà quản lý phân công công việc hợp lý và kiểm soát được chi phí vận hành chăm sóc khách hàng.
5. Có thể theo dõi hiệu quả chiến dịch sau khi đã tối ưu chi phí chăm sóc khách hàng không?
Có. Hệ thống tổng đài thông minh tự động thống kê và báo cáo theo thời gian thực, giúp bạn theo dõi tỉ lệ nghe máy, mức độ quan tâm, chất lượng tương tác… Từ đó, dễ dàng đánh giá chiến lược tối ưu chi phí chăm sóc khách hàng hiện tại có hiệu quả không, và điều chỉnh kịp thời để tránh lãng phí chi phí đầu tư.
Tổng kết
Trên đây, UCALL gửi đến bạn đọc bài viết: ”Bí Quyết Tối Ưu Chi Phí Chăm Sóc Khách Hàng 2022 Mà Đối Thủ Không Muốn bạn Biết”với mục đích chia sẻ cho bạn đọc những thông tin chi tiết về các cách thức cũng như các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp giữ chân khách hàng tối ưu chi phí chăm sóc khách hàng hiệu quả nhất.
Doanh nghiệp sẽ lạc hậu nếu không quản lý được mối quan hệ với khách hàng. Việc sở hữu một hệ thống tổng đài ảo thông minh kết hợp CRM đang là một xu hướng tất yếu tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam. Lựa chọn tổng đài ảo thông minh không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng, quản trị doanh nghiệp hiệu quả mà còn đồng thời tối ưu chi phí chăm sóc khách hàng đến 50%.
Nếu bạn có nhu cầu đăng ký sử dụng tổng đài ảo UCALL, liên hệ ngay cho UCALL qua Hotline: 0249 9999 468 để được tư vấn chi tiết ngay hôm nay nhé!
