Tổng đài ảo đến nay đã không còn xa lạ với nhiều chủ doanh nghiệp và các bạn Telesale. Tuy nhiên, liệu giải pháp này có thực sự thay thế được tổng đài truyền thông và các bạn nhân viên Telesale ở thời điểm hiện tại?. Hãy cùng UCALL khám phá xem những lý do các doanh nghiệp nên ứng dụng tổng đài ảo.
Mục lục bài viết
Tổng đài ảo là gì
Dịch vụ tổng đài ảo là một công cụ Callbot AI đang được sử dụng bởi các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức chính phủ, cá nhân,… với mục đích tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực nhưng vẫn đạt được hiệu quả kinh doanh tốt. Người dùng cũng có thể dễ dàng tích hợp tổng đài ảo với các công cụ, phần mềm khác của doanh nghiệp.Đến thời điểm hiện tại, nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng tổng đài truyền thông với ngân sách rất lớn cho việc thiết lập và lắp đặt hệ thống.
Tuy nhiên, hiệu quả sẽ không được đảm bảo hoàn toàn, bởi cuộc gọi sẽ phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố cảm xúc, tâm trạng và thái độ của các bạn Telesale/Sale. Trong khi, với dịch vụ tổng đài ảo của UCALL, công cụ được tích hợp sẵn những phần mềm hiện đại giúp cho giọng nói giống hệt người thật đến 90%. Từ đó đem đến sự tương tác chân thật giữa AI và khách hàng.
Đọc thêm: Cách Kết Hợp Tổng Đài Ảo Vào Chiến Lược Marketing Cho Doanh Nghiệp
7 Lý do nên sử dụng tổng đài ảo vào doanh nghiệp
Chi phí
Chi phí sử dụng dịch vụ tổng đài ảo thường thấp hơn nhiều so với tổng đài truyền thống. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp và vừa có nguồn tài chính hạn chế
- Tiết kiệm chi phí phần cứng: Một trong những điểm mạnh của tổng đài ảo là bạn không cần phải đầu tư vào các thiết bị phần cứng đắt tiền thay vì mua và bảo trì máy chủ tổng đài,
- Thanh toán theo dịch vụ: Khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, bạn chỉ cần trả tiền cho mỗi lần thực hiện chiến dịch truyền thông hay những đợt chăm sóc khách hàng mỗi tháng. Điều này giảm đáng kể chi phí và có thêm kinh phí dự phòng.
- Không cần sử dụng dịch vụ bảo trì: Với tổng đài ảo, bạn không cần phải chi trả cho các dịch vụ bảo trì phức tạp và đắt đỏ như với tổng đài truyền thống. Với phương thức truyền thống, chiến dịch của bạn sẽ bị gián đoạn mỗi lần thực hiện bảo trị.
Tích hợp phần mềm
Dịch vụ tổng đài ảo thường linh hoạt và dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau. Điều này thường được thực hiện thông qua các API (Application Programming Interface) và cơ chế tích hợp sẵn có. Với sự hỗ trợ của cộng đồng phát triển phong phú, bạn có thể tùy chỉnh tích hợp để đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường trải nghiệm khách hàng và nâng cao hiệu suất tổng thể.
Ở UCALL, chúng mình có hẳn 1 đội ngũ chuyên viết phần mềm, giúp tích hợp công cụ CRM (quản lý khách hàng) và những phần mềm khác giúp các bạn nhân viên Telesale/Sale quản lý cuộc gọi dễ dàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng
Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của cả tổng đài ảo và tổng đài truyền thống là tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng. Khách hàng luôn mong muốn được tiếp nhận sự trợ giúp nhanh chong, tiện lợi và cá nhân hoá.
Thấu hiểu được nhu cầu này, cả hai tổng đài đều giải quyết bài toán khó khăn này cho các doanh nghiệp. Dưới đây là những cách mà cả hai loại tổng đài đóng góp vào việc tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng:
- Xử lý cuộc gọi một cách nhanh chóng và chính xác: Cả tồng đài ảo và tổng đài truyền thống đều tích hợp các chức năng như định tuyến tự động, bộ lọc cuộc gọi giúp đảm bảo vấn đề của khách hàng được xử lý nhanh chóng và chính xác.
- Đánh giá cuộc gọi: Cả hai tổng đài có khả năng ghi lại cuộc gọi và thu thập dữ liệu về hiệu xuất cuộc gọi thông qua phân tích dữ liệu. Từ đó doanh nghiệp có thể xác định được điểm yếu trong quá trình thực hiện cuộc gọi và cải tiến chất lượng.
- Tư vấn và giải quyết vấn đề: Nhân viên tổng đài được đào tạo để cung cấp những thông tin chi tiết về sản phâm, giúp định hướng khách hàng và giải quyết một cách hiệu quả. Tổng đài ảo đã có sẵn những kịch bản cụ thể giúp giải quyết vấn đề hoặc tư vấn về sản phẩm, dịch vụ một cách nhanh chóng.
Mở rộng doanh nghiệp
Sau một thời gian xây dựng và phát triển, doanh nghiệp của bạn có xu hướng mở rộng quy mô hoạt động. Với tổng đài ảo, bạn dễ dàng linh hoạt giúp bạn mở rộng trong quá trình phát triển doanh nghiệp
- Thêm người dùng một cách nhanh chóng: Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và cần thêm nhân viên hoặc bộ phận mới, tổng đài ảo cho phép bạn thêm người dùng một cách nhanh chóng. Không cần phải đầu tư thêm bất kỳ chi phí nào như phần cứng mới hoặc thay đổi cơ sở hạ tầng phức tạp khi sử dụng tổng đài truyền thống
- Tùy chọn từng gòi: Các nhà cung cấp tổng đài ảo thường cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt. Bạn có thể dễ dàng nâng cấp gói hoặc thay đổi số lượng người dùng dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Linh hoạt với mô hình kinh doanh: Nếu doanh nghiệp của bạn thường có các mùa cao điểm hoặc biến động theo thời gian, tổng đài ảo là sự lựa chọn linh hoạt. Bạn có thể tăng số lượng người dùng trong thời gian cao điểm và giảm bớt khi cần thiết để tiết kiệm chi phí. Đồng thời, bạn có thể chạy chiến dịch Telesale vào thời điểm bạn mong muốn.
- Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu: So với việc triển khai và mở rộng tổng đài truyền thống, việc mở rộng tổng đài ảo thường tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu đáng kể. Bạn không phải mua phần cứng mới và cấu hình lại toàn bộ hệ thống.
Khả năng thu thập thông tin khách hàng
Tổng đài ảo cho phép bạn thu thập thông tin khách hàng một cách tự động và hiệu quả. Khi chạy chiến dịch, tổng đài ảo sẽ tiếp cận một lúc đến 2000 khách hàng chỉ trong một giờ. Trong suốt quá trình, hệ thống tổng đài ảo có thể ghi lại thông tin quan trọng như tên, số điện thoại, địa chỉ email, và những thông tin quan trọng như nhu cầu, mong muốn, sở thích.
Điều này giúp bạn nắm bắt được xu hướng tiêu dùng và nhu cầu của họ, từ đấy thay đổi chiến dịch để tối ưu hóa hiệu quả chiến dịch. Ngoài ra, bạn dễ dàng có thể nghe lại cuộc đối thoại giữa công cụ AI này với khách hàng để biết rõ hơn về những thông tin quan trọng mà khách hàng cung cấp. Với dịch vụ tổng đài ảo, dễ dàng tiết kiệm thêm chi phí, thời gian và nhân sự nhưng vẫn thu thập được hết những thông tin quan trọng từ khách hàng một cách tự động hóa và chính xác.
Thống Kê Báo Cáo Hiệu Quả Chiến Dịch Telesale
Một phần quan trọng của chiến dịch telesale hiệu quả là khả năng thống kê và đánh giá kết quả. Tổng đài ảo cung cấp những số liệu quan trọng một cách chi tiết, giúp bạn theo dõi và đánh giá hiệu suất của chiến dịch telesale của mình.
Theo dõi cuộc gọi: Bạn có thể xem thông tin chi tiết về mỗi cuộc gọi, bao gồm thời gian cuộc gọi, độ dài cuộc gọi, và kết quả cuộc gọi (chẳng hạn như cuộc gọi thành công, bị từ chối, hoặc không nghe máy). Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về cách cuộc gọi được thực hiện và điều chỉnh chiến lược nếu cần.
Theo dõi kết quả: Tổng đài ảo cung cấp báo cáo về số lượng cuộc gọi thành công, số lượng đơn hàng được tạo ra, và các chỉ số quan trọng khác. Điều này giúp bạn đánh giá hiệu suất của chiến dịch và điều chỉnh chiến lược tiếp thị dựa trên dữ liệu thực tế.
Đánh giá tự động: Nhiều hệ thống tổng đài ảo có tính năng đánh giá cuộc gọi tự động dựa trên các tiêu chí xác định trước. Điều này giúp bạn xác định những cuộc gọi nào có hiệu suất cao và những cuộc gọi nào cần được cải thiện.
Đọc thêm: https://blog.ucall.vn/4-ly-do-nen-lua-chon-phan-mem-tong-dai-ao-ucall/
Lựa chọn tổng đài ảo phù hợp với doanh nghiệp của bạn
Với những lợi ích kể trên, UCALL đem đến dịch vụ tổng đài ảo mang tên Callbot auto call với mục đich giúp cho các chủ doanh nghiệp đến từ mọi ngành nghề có tiết kiệm thời gian và chí phí trong việc tiếp cận lượng lớn khách hàng trong thời gian ngắn. Đây là một bước tiến mới cho các doanh nghiệp tăng khả năng bán hàng, quảng bá sản phẩm, tăng tỉ lệ chuyển đổi trong thời gian ngắn.
Đặc biệt, với đối ngũ chuyên viên xuất sắc, UCALL đem đến cho người dùng những kịch bản telesale, chăm sóc khách hàng, giới thiệu sản phẩm một cách tối ưu. Đồng thời giúp người dùng tích hợp tổng đài ảo vào những phần mềm, công cụ mà doanh nghiệp đang sử dụng hiện nay.
Tạm kết:
Khác xa với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lắp đặt, vận hành và bảo chì nhưng vẫn có khả năng tiếp cận lượng lớn khách hàng trong thời gian ngắn. UCALL là đơn vị cung cấp tổng đài ảo hiện nay với mong muốn đem đến trải nghiệm tuyệt vời nhất cho doanh nghiệp.
Đăng ký trải nghiệm dùng thử giải pháp Auto callbot trong 7 ngày hoàn toàn miễn phí tại đây.
