Hiện nay sử dụng phần mềm Gọi tự động Auto Call bằng phần mềm UCALL đang là một giải pháp gọi tự động thịnh hành được nhiều doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực như Bất động sản, Spa, Giáo dục, Tài chính, Bán lẻ,… áp dụng gắn chặt vào hoạt động kinh doanh. Thay vì nhân viên thực hiện các cuộc gọi thủ công với số lượng lớn tốn nhiều công sức và dễ chán nản, UCALL cho phép nhân viên gọi thực hiện hàng ngàn cuộc gọi, tuỳ theo mục tiêu chiến lược kinh doanh.
Phần mềm đóng vai trò quan trọng tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách hàng, tiết kiệm chi phí vận hành, và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi. Trước tiên bạn cần tạo lập tên chiến dịch trong công cụ Auto call Gọi tự động trên hệ thống của phần mềm UCALL. Sau đó, hãy cùng UCALL giải đáp và dẫn bạn đi qua 4 bước để có thể kích hoạt chiến dịch bán hàng nhé! Để xây dựng một chiến dịch bán hàng thành công, chúng ta cần đi qua 4 bước bao gồm:
Bước 1: Xây dựng kịch bản
Bước 2: Nhập danh sách khách hàng
Bước 3: Cài đặt chiến dịch
Bước 4: Kiểm tra và chạy chiến dịch
Cùng UCALL tìm hiểu chi tiết cách sử dụng phần mềm nhé!
Mục lục bài viết
Hướng dẫn sử dụng phần mềm UCALL chi tiết
Hướng dẫn Tạo chiến dịch gọi tự động
Đầu tiên, để tạo một chiến dịch mới, bạn bấm “Tạo chiến dịch” ở góc trên bên phải màn hình Quản lý các chiến dịch. Hệ thống sẽ mở ra ô tạo chiến dịch. Bạn nhập tên chiến dịch và bấm “Lưu” để tạo một chiến dịch mới.
Sau khi một chiến dịch mới được tạo ra, bạn bấm vào tên chiến dịch để mở ra 4 bước cài đặt chiến dịch: (1) Xây dựng kịch bản, (2) Nhập danh sách khách hàng, (3) Cài đặt chiến dịch, (4) Kiểm tra và chạy chiến dịch.
Đọc thêm: Ứng Dụng Của Callbot AI UCALL Trong Sales & Marketing 5.0
Bước 1: Xây dựng kịch bản
Xây dựng kịch bản là một bước quan trọng để có được những cuộc gọi thông minh và hiệu quả. Cùng tìm hiểu cách xây dựng kịch bản callbot gọi điện tự động với công cụ xây dựng kịch bản của uCall nhé!
Chọn kịch bản mẫu Để xây dựng kịch bản gọi tự động nhanh chóng nhất, uCall đã cung cấp cho người dùng kho kịch bản mẫu cho các ngành nghề khác nhau. Bạn chọn kịch bản mẫu phù hợp bằng cách bấm chọn ở kịch bản mình mong muốn.
Sau chọn kịch bản mẫu, bạn có thể chỉnh sửa kịch bản theo ý muốn của mình từ kịch bản mẫu. Như vậy, chúng ta có thể có một kịch bản mẫu nhanh chóng và dễ dàng.
Nếu kịch bản mẫu chưa phù hợp, bạn có thể lựa chọn kịch bản khác bằng cách bấm nút Chọn kịch bản mẫu khác rồi bấm Đồng ý.
Như vậy là chúng ta đã có thể bắt đầu xây dựng kịch bản từ kịch bản mẫu. Còn bây giờ, cùng UCALL tìm hiểu qua các Chức năng của các Bot trong kịch bản xây dựng nhé.
1. Bot Nói: Dùng để chào đầu, cung cấp thông tin, giới thiệu chiến dịch và phản hồi khách hàng. Bạn có thể nhập nội dung cần nói hoặc tải file ghi âm.
2. Bot Nói Lại: Dùng để nói lặp lại thông tin cung cấp trước đó với khách trong trường hợp khách hàng không nghe rõ. Bạn nhập nội dung cần nói và chọn số lần nói lặp lại.
3. Bot Nghe: Dùng để nghe nhận diện yêu cầu, phản hồi từ khách hàng. Bạn đặt tên thẻ nghe, chọn số giây chờ nghe, và thêm các nhóm từ khóa mà khách có thể đáp lại. Ví dụ như: (Nhóm 1 – Khách bận: không, thôi, phiền, đang bận,…), (Nhóm 2 – Khách quan tâm: ok, được, nói đi, nghe, tư vấn,…), vv.
4. IVR: Đùng để điều hướng cuộc gọi theo nhu cầu của khách hàng qua số bấm trên điện thoại. Bạn tạo các phím bấm 0, 1, 2, 3, 4, …, 9, chọn số giây chờ bấm, và đặt tên thẻ nội dung điều hướng. Sau đó dùng bot nói để tạo các phản hồi theo nhu cầu tương ứng.
5. Kích hoạt: Dùng như Bot Nghe, nhưng khác biệt ở chỗ các từ khóa nằm trong Bot “Kích hoạt” sẽ được ưu tiên phản hồi trước. Bạn điền các từ khóa khách có thể hỏi. Ví dụ như: Giá, Công ty ở đâu, Bao giờ khuyến mãi,… Sau đó dùng Bot Nói để tạo các phản hồi theo từ khóa tương ứng.
6. Gắn nhãn: Dùng để phân luồng kịch bản, từ đó nhân viên dễ dàng quản lý nội dung và xử lý cuộc gọi khi nhìn vào hệ thống báo cáo. Bạn nhập tên nhãn (Ví dụ: Khách quan tâm, khách từ chối, khách bận,…)
7. Chuyển máy: Dùng để nối máy đến bên thứ ba khi khách hàng có nhu cầu liên hệ với một nhân sự bên công ty. Bạn nhập số điện thoại tổng đài của công ty hoặc chọn số điện thoại cá nhân. Chọn số giây chờ gọi chuyển máy.
8. Thông báo: Dùng để thông báo các phản hồi nhất định về hệ thống phần mềm quản lý. Từ đó nhân viên nhanh chóng nhận và xử lý phản hồi của khách hàng.
9. Bắt đầu: Là bot nằm ở vị trí đầu tiên của kịch bản. Dùng để chờ khách nghe máy trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện. Bạn kéo bot Bắt đầu và chọn số giây chờ bắt đầu.
Đọc thêm: Top 3 Mẫu Xây Dựng Kịch Bản Telesales Bán Hàng Chuyên Nghiệp
Bước 2: Nhập danh sách khách hàng
Hướng dẫn Nhập từ File Excel
Khi bạn có danh sách khách hàng của mình trong file Excel, bạn có thể nhập trực tiếp từ file excel lên chiến dịch để thực hiện chiến dịch gọi tự động. Tích chọn các lựa chọn trước khi tải file excel lên chiến dịch:
- Ghi đè lên danh sách hiện tại: Nếu trong chiến dịch đã có sẵn một danh sách khách hàng, khi bạn chọn lựa chọn này, danh sách khách hàng cũ sẽ được xoá đi trước khi danh sách mới được thêm vào.
- Lọc số điện thoại trùng lặp: Khi bạn chọn lựa chọn này, các điện thoại trùng nhau sẽ được lọc trùng trước khi đưa vào danh sách khách hàng của chiến dịch.
Bạn có thể tải file danh sách khách hàng mẫu để có 1 file danh sách khách hàng đúng định dạng. Bạn có thể tải file tại Danh sách khách hàng mẫu.
File khách hàng chỉ có 1 sheet duy nhất. Bắt buộc phải có cột phone (có thể viết hoa hoặc viết thường). Với những nội dung cá nhân hóa trong kịch bản thì cần có các cột tương ứng.
Ví dụ trong kịch bản dùng các cột “gender”, “name” thì trong file excel cũng cần có các cốt “gender”, “name”.
Các cột không phải “phone” hoặc các nội dung cá nhân hoá không bắt buộc phải có, bạn có thể xoá bớt các cột đó.
Sau khi tải danh sách khách hàng lên, nếu chưa thấy danh sách khách hàng hiển thị, bấm Làm mới để hiển thị danh sách khách hàng đã tải lên.
Như vậy, bạn đã tải được danh sách khách hàng lên chiến dịch để sẵn sàng thực hiện chiến dịch gọi điện Nếu bạn đã có danh sách khách hàng trên hệ thống, bạn có thể lấy khách hàng từ danh sách đó bằng cách Nhập từ nhóm khách hàng. Sau khi có danh sách khách hàng, bạn sẽ chuyển sang Bước 3.
Đọc thêm: Tổng Hợp Các Cách Tìm Data Khách Hàng Tiềm Năng Miễn Phí Thời Đại 4.0
Hướng dẫn Nhập từ nhóm khách hàng
Nhập danh sách khách hàng từ nhóm danh sách khách hàng có sẵn trên hệ thống.
Bạn bấm vào Nhập từ nhóm khách hàng có sẵn, hệ thống sẽ hiển thị ra nhóm khách hàng. Bạn có thể xem trước nhóm khách hàng bằng cách bấm “Xem trước”.
Để thêm nhóm khách hàng vào danh sách khách hàng của chiến dịch, bạn bấm chọn nhóm khác hàng và bấm “Thêm vào danh sách sẽ gọi”.
Sau đó, danh sách khách hàng trong nhóm sẽ được thêm vào danh sách khách hàng của chiến dịch. Như vậy, bạn đã có khách hàng trong chiến dịch để thực hiện một chiến dịch gọi điện tự động. Sau khi có danh sách khách hàng, bạn sẽ chuyển sang Bước 3.
Đọc thêm: Tích Hợp CRM và Tổng Đài Thông Minh UCALL: Tối Ưu Hóa Quá Trình Chăm Sóc Khách Hàng
Bước 3: Cài đặt chiến dịch
Sau khi đã có kịch bản và danh sách khách hàng, bạn cần cài đặt một số thông tin cơ bản của chiến dịch để có thể chạy chiến dịch hiệu quả.
Hướng dẫn Cài đặt tiếng nói
Nếu bạn sử dụng giọng nói ghi âm trong kịch bản, hãy bấm chọn giọng Ghi âm.
Nếu bạn sử dụng giọng máy, hãy bấm chọn giọng máy phù hợp với chiến dịch của mình. Bạn nhớ bật loa để nghe được các giọng nói mẫu.
Hướng dẫn Cài đặt đầu số gọi ra
Bạn có thể chọn đầu số chung hoặc số riêng
- Đầu số chung: Đầu số hệ thống trong kho số có sẵn trên hệ thống của uCall, sẽ được lấy ra để gọi khi chạy chiến dịch tự động
- Đầu số riêng: Bạn cần liên hệ uCall để uCall kết nối bạn với nhà mạng để mua số của riêng bạn. Sau đó, nhà mạng và uCall sẽ kết nối kỹ thuật với nhau để có thể dùng số điện thoại đó cho việc gọi tự động. Khi sử dụng đầu số riêng, chi phí cước viễn thông bạn sẽ phải trả trực tiếp cho nhà mạng và bạn chỉ cần trả chi phí hệ thống cho uCall chứ không cần trả cước phí cho uCall nữa. Tham khảo thêm tại Tài liệu hướng dẫn sử dụng UCALL.
Hướng dẫn cài đặt Ngày bắt đầu chạy chiến dịch
Trong trường hợp bạn cần cài trước một ngày nào đó trong tương lại để chạy chiến dịch. Hãy lựa chọn ngày bắt đầu chạy chiến dịch trong tương lai.
- Thông thường, ngày bắt đầu chạy chiến dịch thường là một thời điểm trong tương lai.
- Nếu không chọn ngày bắt đầu chạy, chiến dịch sẽ mặc định được cho phép chạy tại thời điểm hiện tại.
- Nếu bạn chọn ngày bắt đầu chạy chiến dịch trong quá khứ, chiến dịch sẽ mặc định được cho phép chạy tại thời điểm hiện tại.
Hướng dẫn cài đặt Khung giờ chạy chiến dịch
Khung giờ chạy chiến dịch dùng để cài đặt các khoảng thời gian trong ngày chiến dịch được phép chạy.
Bạn bấm “Thêm khung giờ” chạy mới để thêm các khung giờ mới. Sau khi đặt khung giờ, bấm Lưu để lưu khung giờ.
Bạn có thể cài đặt nhiều khung giờ cho một chiến dịch.
Đọc thêm: Khung Giờ Vàng – Thời Gian Thích Hợp Để Gọi Điện Hiệu Quả
Hướng dẫn Cài đặt gọi lại
Bạn tích vào các nút trường hợp để gọi lại, sau đó cài đặt số lần gọi lại và thời gian gọi lại sau mỗi lần khách hàng không nghe máy.
Ví dụ, bạn có thể cài đặt các trường hợp gọi lại khi máy bận, cuộc gọi vào hộp thư thoại, khách hàng không nhấc máy. Gọi lại 2 lần với những trường hợp này và mỗi lần cách nhau ít nhất 15 phút.
Như vậy là bạn đã cài đặt xong các thông tin của chiến dịch. Bây giờ, chúng ta sẽ kiểm tra lại các thông tin và chạy chiến dịch ở Bước 4.
Bước 4: Kiểm tra và chạy chiến dịch
Sau khi đã cài đặt xong hết các thông tin của chiến dịch. Bạn hãy kiểm tra lại các thông tin một lần nữa, tạo cuộc gọi demo để chắc chắn kịch bản đã phù hợp rồi chạy chiến dịch.
Kiểm tra lại các thông tin của chiến dịch đã cài đặt để chắc chắn các thông tin đã chính xác.
Bạn có thể bấm “Xem lại kịch bản” để kiểm tra một lần nữa khung kịch bản đã dựng.
Sau khi đã kiểm tra các thông tin chiến dịch, bạn bấm “Gọi thử” để tạo một cuộc gọi đến số điện thoại của bạn để đảm bảo rằng kịch bản đã phù hợp.
Sau khi đã gọi thử:
- Nếu kịch bản chưa phù hợp, bạn quay lại bước 1 để sửa kịch bản.
- Nếu kịch bản đã phù hợp, bấm “Chạy chiến dịch” để thực hiện chạy chiến dịch của bạn. Khi đó, nhiều cuộc gọi sẽ được thực hiện đồng thời trong chiến dịch của bạn.
Báo cáo chiến dịch
Sau khi chiến dịch hoàn thành bạn sẽ vào nhấn vào báo cáo để xem báo cáo tổng quan và báo cáo chi tiết của chiến dịch mình đã chạy. Có hai loại báo cáo: (1) Báo cáo tổng quan, và (2) Báo cáo chi tiết.
Hướng dẫn xem Báo cáo tổng quan
Báo cáo tổng quan cho phép bạn quan sát tiến độ chiến dịch, chi phí, thời gian thực hiện chiến dịch và những thống kê hiệu quả chiến dịch. Báo cáo tổng quan của chiến dịch cung cấp cho bạn các thông tin:
- Tiến độ của chiến dịch: Đã thực hiện bao nhiêu % chiến dịch, bao nhiêu cuộc gọi trên tổng số khách hàng
- Tổng chi phí đã dành cho chiến dịch
- Tổng thời gian gọi của chiến dịch
- Biểu đồ toàn bộ khách hàng: Biểu đồ bao gồm phần trăm khách hàng chưa gọi, đang gọi, đang chờ gọi lại vì không nhấc máy, gọi thành công, gọi thất bại (gọi nhiều mà không nhấc máy)
- Biểu đồ khách hàng gọi thành công: Biểu đồ này phân tích kỹ hơn các cuộc gọi mà khách hàng nhấc máy để biết được phần trăm khách hàng dập máy giữa cuộc gọi, nghe hết cuộc gọi mà không trả lời bot hay nghe hết cuộc gọi và trả lời bot. Biểu đồ này cho chúng ta biết chất lượng của cuộc gọi thành công.
- Biểu đồ toàn bộ cuộc gọi: Được thống kê theo số cuộc gọi. Ở biểu đồ này, một khách hàng gọi 2 lần sẽ được tính là 2 cuộc gọi.
- Biểu đồ thời lượng các cuộc gọi: Biểu đồ này cho chúng ta biết phân phối thời lượng các cuộc gọi sẽ thường kéo dài bao nhiêu giây. Từ đó chúng ta có thể dự đoạn được những đoạn khách hàng dễ dập máy và thay đổi kịch bản gọi điện nếu cần.
- Biểu đồ thống kê cuộc gọi theo giờ: Biểu đồ này cho bạn biết số cuộc gọi được tạo ra trong từng khung giờ, số cuộc gọi được khách hàng nhấc máy và trả lời trong mỗi khung giờ. Từ đó, bạn có thể lựa chọn khung giờ phù hợp cho nhóm khách hàng của mình.
Đọc thêm: Telemarketing Là Gì? Tương Lai Của Ngành Telemarketing Sẽ Thay Đổi Như Thế Nào?
Hướng dẫn xem Báo cáo chi tiết
Tải báo cáo chi tiết để lấy được thông tin chi tiết từng cuộc gọi Tải báo cáo chi tiết của chiến dịch về tại nút Tải về báo cáo (Excel).
Trong file excel tải về sẽ gồm có sheets:
- Khách hàng trả lời: Những khách hàng trả lời, tương tác lại với bot
- Tất cả khách hàng: Tất cả danh sách và thông tin khách hàng của chiến dịch
- Các sheet theo các nhãn dán được đặt trong phần cài đặt kịch bản: Những nhóm khách hàng đã được phân loại theo nhãn dán.
Trong file báo cáo chi tiết sẽ gồm đầy đủ các nội dung của từng cuộc gọi
- Các thông tin của khách hàng
- Trạng thái cuộc gọi: Thành công hay thất bại
- Số cuộc gọi được thực hiện tới mỗi khách hàng
- Thời điểm gọi
- Thời lượng cuộc gọi
- Kết quả cuộc gọi: Khách hàng có nhấc máy không. Nếu có, kết quả là ANSWERED
- Chất lượng cuộc gọi: Khách hàng có trả lời lại hệ thống không. Nếu có, kết quả là REPLY
- Ghi âm đầy đủ nội dung cuộc gọi
- Ghi âm đoạn khách hàng trả lời cho từng câu hỏi của bot
- Chuyển văn bản câu trả lời của khách hàng
- Phân loại nhóm từ khoá
- Nhãn được gán cho mỗi khách hàng
Như vậy, từ báo cáo chi tiết, bạn có thể lọc ra những khách hàng quan tâm một cách nhanh chóng nhất.
Kết luận
Hy vọng thông qua các hướng dẫn trên đây, UCALL đã giúp bạn hiểu hơn về cách sử dụng dịch vụ Auto Call Gọi tự động bằng phần mềm UCALL, cũng như các bước thiết lập chiến dịch bán hàng.
Với đội ngũ nhân viên công nghệ giàu kinh nghiệm, UCALL tự tin sẽ chinh phục cũng như mang lại dịch vụ và những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách hàng. UCALL mong muốn được đồng hành cũng các doanh nghiệp, góp phần mang lại nhiều lợi ích kinh tế, nâng cao hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp của bạn.
Liên hệ ngay qua số điện thoại: 0249.9999.468 (Phòng kinh doanh) để được tư vấn chi tiết và miễn phí ngay hôm nay nhé!
