Liệu một công ty logistics ứng dụng Callbot AI có thể xử lý hơn 5.000 cuộc gọi mỗi giờ, đạt tỷ lệ kết nối lên đến 70% và mang về hàng trăm yêu cầu báo giá chỉ với hai đến ba nhân sự vận hành? Câu trả lời là CÓ.
Nhờ ứng dụng Callbot AI, công ty logistics X, một tên tuổi lớn trong ngành vận tải biển và hàng không tuyến Trung Quốc, Mỹ, Hàn, đã chứng minh điều này là hoàn toàn khả thi. Việc ứng dụng Callbot AI từ UCALL đã giúp công ty tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng, tiết kiệm hàng chục triệu đồng chi phí vận hành mỗi tháng.
Hãy cùng UCALL khám phá hành trình của công ty logistics ứng dụng Callbot AI, từ việc vượt qua “quá tải liên lạc” đến việc “bứt phá doanh thu”. Biết đâu bạn cũng có thể áp dụng mô hình này để nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
Những “điểm nghẽn” kinh niên trước khi công ty logistics ứng dụng Callbot AI
Trước khi công ty logistics ứng dụng Callbot AI, họ đã phải đối mặt với nhiều vấn đề, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc và chất lượng phục vụ khách hàng. Việc xử lý hàng ngàn cuộc gọi thủ công mỗi ngày cùng với quản lý thông tin khách hàng thiếu hiệu quả đã khiến công ty logistics phải chật vật trong suốt thời gian dài, đồng thời chi phí vận hành ngày càng tăng cao.
Quá tải liên lạc
Nhiều doanh nghiệp logistics khi triển khai hình thức gọi điện thủ công gặp khó khăn lớn trong việc liên hệ và cập nhật thông tin cho toàn bộ khách hàng. Mỗi tuần, khách hàng liên tục cần được thông báo về lịch tàu, báo giá, thời gian vận chuyển và thủ tục thông quan. Tuy nhiên, việc gọi thủ công từng khách hàng không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót, chậm trễ thông tin, khiến khách hàng sốt ruột và trải nghiệm dịch vụ bị ảnh hưởng.
Công ty logistics X là một doanh nghiệp lâu năm trong lĩnh vực vận tải biển và hàng không, sở hữu tệp khách hàng lớn trải dài khắp cả nước. Trung bình mỗi tuần, công ty cần liên hệ với hàng ngàn khách hàng để cập nhật lịch tàu mới, báo giá các tuyến Trung Quốc – Việt Nam – Mỹ – Hàn và tiếp nhận nhu cầu vận chuyển.
Tuy nhiên, đội ngũ nhân sự của công ty gặp nhiều khó khăn trong việc đảm bảo thực hiện hàng loạt cuộc gọi trong thời gian ngắn. Việc sử dụng số điện thoại cá nhân để gọi liên tục cũng tiềm ẩn rủi ro bị khóa SIM, chặn số, đồng thời khiến chi phí vận hành ngày càng tăng cao.
Trước áp lực quá tải liên lạc, thông tin đến khách hàng không kịp thời và nguy cơ bỏ lỡ nhiều cơ hội báo giá, công ty logistics đã tìm đến UCALL để tìm kiếm một giải pháp tối ưu hơn. Giải pháp Callbot AI nhằm tự động hóa hàng ngàn cuộc gọi mỗi ngày mà không lo khóa SIM, đồng thời đảm bảo thông tin được truyền tải nhanh chóng, đồng bộ và chính xác đến khách hàng.
Chi phí vận hành leo thang
Việc duy trì một đội ngũ telesales quy mô lớn để đáp ứng tệp khách hàng ngày càng gia tăng đã tạo ra áp lực tài chính khổng lồ cho công ty logistics, từ ngân sách lương thưởng đến chi phí đào tạo và quản trị nhân sự. Tuy nhiên, mức đầu tư tốn kém này lại không mang về một hiệu suất tương xứng.
Nguyên nhân cốt lõi nằm ở sự phụ thuộc quá lớn vào yếu tố con người – nơi mà hiệu quả công việc thường xuyên biến động theo tình trạng sức khỏe, tâm lý và khung giờ làm việc. Sự mệt mỏi sau hàng giờ thực hiện các cuộc gọi lặp đi lặp lại khiến nhân viên dễ mất đi sự nhiệt huyết, dẫn đến chất lượng tư vấn không đồng nhất và thiếu tính chuyên nghiệp ở những cuộc gọi cuối ngày.
Để giải quyết vấn đề này, công ty logistics ứng dụng Callbot AI, nhằm tự động hóa quy trình gọi điện mà không cần phải phụ thuộc vào đội ngũ telesales đông đảo. Việc ứng dụng Callbot AI không chỉ giúp công ty logistics giảm thiểu chi phí nhân sự mà còn giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc.
Thất thoát dữ liệu khách hàng
Bên cạnh áp lực về chi phí và nhân sự, việc quản trị dữ liệu khách hàng theo phương thức truyền thống đã tạo ra một lỗ hổng nghiêm trọng trong quy trình bán hàng của công ty logistics. Việc ghi chép nhu cầu khách hàng, các yêu cầu báo giá hay lịch trình vận chuyển thông qua các bảng tính thủ công (Excel) hoặc ghi chú rời rạc đã bộc lộ sự thiếu an toàn và kém hiệu quả.
Trong ngành vận tải quốc tế đầy biến động, mỗi yêu cầu báo giá đều có tính thời điểm cực kỳ cao. Tuy nhiên, do thiếu một bộ lọc thông minh để phân loại mức độ ưu tiên, các yêu cầu gửi hàng gấp thường bị “chìm nghỉm” giữa hàng ngàn thông tin thô chưa qua xử lý. Việc bỏ sót này không chỉ khiến doanh nghiệp mất đi những đơn hàng giá trị lớn mà còn vô tình đẩy khách hàng tiềm năng về phía đối thủ cạnh tranh.
Để giải quyết vấn đề này, báo cáo tự động của Callbot AI như một “màng lọc” dữ liệu thông minh. Mọi nhu cầu của khách hàng về loại hàng, khối lượng hay tuyến đường đều được Callbot ghi nhận, số hóa và phân loại tự động ngay trong quá trình hội thoại. Điều này giúp đội ngũ kinh doanh dễ dàng nhận diện tức thì những “Hot Lead” để ưu tiên xử lý và đảm bảo không có bất kỳ cơ hội kinh doanh nào bị bỏ lỡ.
Chiến lược đột phá giúp công ty logistics ứng dụng Callbot AI tối ưu hóa vận hành
Thay vì chấp nhận những hạn chế của phương thức vận hành cũ, công ty logistics đã ứng dụng Callbot AI nhằm tái cấu trúc toàn bộ quy trình tiếp cận và chăm sóc khách hàng. Đây có thể coi là một chiến lược bài bản nhằm tối ưu hóa từng ‘điểm chạm’ trong chuỗi cung ứng thông tin.
Dưới đây là những bước đi chiến lược giúp công ty logistics ứng dụng Callbot AI đạt được hiệu quả vận hành tối đa và thiết lập một tiêu chuẩn mới về dịch vụ trong ngành vận tải quốc tế.
Công ty logistics ứng dụng Callbot AI triển khai kịch bản linh hoạt
Trước bài toán khối lượng khách hàng lớn và nhu cầu phát sinh đa dạng mỗi ngày, Công ty Logistics ứng dụng Callbot AI nhằm tự động hóa hoạt động gọi ra và nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng. Thay vì sử dụng một kịch bản cố định cho tất cả đối tượng, Callbot AI được thiết kế với nhiều nhánh kịch bản linh hoạt, tùy biến theo từng tình huống thực tế.
Trong cùng một cuộc gọi, Callbot có thể chủ động xác định nhu cầu của khách hàng như: tra cứu trạng thái đơn hàng, báo giá vận chuyển, tư vấn dịch vụ giao nhanh hay tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ. Dựa trên phản hồi của khách, hệ thống tự động điều hướng sang kịch bản phản hồi phù hợp với từng trường hợp, đảm bảo thông tin truyền tải đúng trọng tâm và không gây mất thời gian cho người nghe.
Giải pháp Callbot AI gọi tự động đặc biệt phù hợp với đặc thù ngành logistics – nơi khách hàng có nhu cầu thay đổi liên tục và yêu cầu phản hồi nhanh. Nhờ Callbot AI kịch bản linh hoạt, Công ty Logistics không chỉ giảm tải lượng công việc cho tổng đài viên mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, tối ưu chi phí vận hành và duy trì khả năng gọi tự động chăm sóc khách hàng quy mô lớn một cách hiệu quả.
Công ty logistics ứng dụng Callbot AI tự động hoá quy mô lớn
Một trong những lợi thế nổi bật khi công ty logistics ứng dụng Callbot AI là khả năng triển khai đồng thời nhiều chiến dịch gọi ra trong cùng một thời điểm, giúp tự động hóa hoạt động tiếp cận khách hàng trên quy mô lớn. Thay vì phụ thuộc vào tổng đài viên và quy trình thủ công tốn kém nguồn lực, doanh nghiệp có thể vận hành song song nhiều chiến dịch với kịch bản đa dạng, tiếp cận nhiều nhóm khách hàng khác nhau một cách linh hoạt.
Mỗi chiến dịch được thiết kế theo mục tiêu riêng, từ thông báo trạng thái đơn hàng, giới thiệu dịch vụ vận chuyển mới, chăm sóc khách hàng hiện hữu đến tái kích hoạt nhóm khách hàng lâu ngày chưa phát sinh đơn. Nhờ khả năng xử lý đồng thời, Callbot AI có thể tiếp cận hơn 5.000 khách hàng trong mỗi chiến dịch, đảm bảo thông tin được truyền tải nhanh, chính xác và nhất quán.
Không chỉ giúp mở rộng quy mô tiếp cận mà không làm gia tăng chi phí nhân sự, Callbot AI còn tự động ghi nhận và phân tích phản hồi từ khách hàng theo từng chiến dịch. Đây là nguồn dữ liệu quan trọng giúp Công ty Logistics tối ưu chiến lược chăm sóc khách hàng, nâng cao hiệu quả vận hành và xây dựng các hoạt động tiếp thị phù hợp hơn trong dài hạn.
Công ty logistics ứng dụng Callbot AI tương tác đa kênh tức thì
Sau khi công ty logistics ứng dụng Callbot AI để tự động gọi điện xác nhận nhu cầu khách hàng, công ty logistics tiếp tục tận dụng hệ thống để triển khai tương tác đa kênh một cách tức thì và chính xác. Toàn bộ kết quả cuộc gọi được tổng hợp trực quan ngay trên hệ thống báo cáo, bao gồm cả dữ liệu tổng quan và chi tiết theo từng khách hàng.
Dựa trên phản hồi của khách hàng trong báo cáo chi tiết của hệ thống, Callbot AI tự động phân loại nhu cầu khách hàng theo từng nhóm cụ thể như: quan tâm báo giá, cần tư vấn thêm, sẵn sàng sử dụng dịch vụ hoặc chưa có nhu cầu tại thời điểm hiện tại. Nhờ đó, doanh nghiệp không cần xử lý dữ liệu thủ công mà chỉ cần lọc đúng tệp khách hàng theo từng nhóm nhu cầu ngay trên hệ thống.
Từ danh sách đã được phân loại, Công ty Logistics có thể nhanh chóng triển khai các hoạt động tiếp theo như gửi báo giá, thông tin dịch vụ, ưu đãi hoặc hướng dẫn chi tiết thông qua nền tảng chat đa kênh như Zalo, Email, Messenger… tích hợp sẵn trong hệ thống Callbot AI. Việc kết hợp giữa gọi điện tự động và tương tác đa kênh giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng đúng thời điểm, đúng nội dung, từ đó nâng cao tỷ lệ phản hồi và tối ưu hiệu quả chăm sóc khách hàng.
Bứt phá doanh thu và tỷ lệ chốt đơn sau 60 ngày công ty logistics ứng dụng Callbot AI
Chỉ sau 60 ngày, công ty logistics ứng dụng Callbot AI đã ghi nhận sự cải thiện rõ rệt trong hiệu quả tiếp cận khách hàng, tỷ lệ phản hồi và doanh thu mang lại từ các chiến dịch gọi ra. Đây chính là bước đệm quan trọng giúp Công ty Logistics tối ưu quy trình bán hàng, gia tăng tỷ lệ chốt đơn và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trong ngành logistics đầy áp lực về tốc độ và chi phí.
Tiếp cận nhanh chóng hơn 50.000 khách hàng trên toàn quốc
Nhờ Callbot AI vận hành tự động và ổn định 24/7, Công ty Logistics đã tiếp cận thành công hơn 50.000 khách hàng trên toàn quốc chỉ trong thời gian ngắn. Thay vì phụ thuộc vào đội ngũ telesales với năng lực gọi giới hạn theo ca làm việc, Callbot có thể triển khai đồng loạt trên quy mô lớn mà vẫn đảm bảo nội dung nhất quán và trải nghiệm khách hàng mượt mà.
Lợi thế lớn nhất nằm ở tốc độ và độ phủ. Callbot AI cho phép doanh nghiệp tiếp cận đồng thời nhiều khu vực, từ thành phố lớn đến các tỉnh thành xa trung tâm – nơi trước đây rất khó tối ưu chi phí gọi và nhân sự. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng phủ sóng thông tin, kiểm tra nhu cầu thị trường và không bỏ lỡ các nhóm khách hàng tiềm năng.
Không chỉ gọi nhanh và nhiều, Callbot còn ghi nhận phản hồi theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nắm bắt bức tranh tổng thể về nhu cầu vận chuyển trên toàn quốc. Từ đó, Công ty Logistics có cơ sở dữ liệu đủ lớn và đủ sâu để điều chỉnh chiến lược kinh doanh, thiết kế gói dịch vụ phù hợp từng khu vực và tăng tốc các chiến dịch bán hàng tiếp theo một cách bài bản và hiệu quả hơn.
Hơn 70% khách hàng nghe máy và tương tác với Callbot AI
Sau khi triển khai Callbot AI vào các chiến dịch gọi ra, Công ty Logistics ghi nhận hơn 70% khách hàng nghe máy và chủ động tương tác trong suốt cuộc gọi. Đây là con số ấn tượng trong bối cảnh dữ liệu khách hàng phân tán và tỷ lệ bắt máy qua các cuộc gọi truyền thống ngày càng giảm.
Kết quả này đến từ việc Callbot AI được xây dựng kịch bản tự nhiên, đúng ngữ cảnh và bám sát nhu cầu thực tế của khách hàng logistics. Thay vì gọi dàn trải và truyền tải thông tin một chiều, Callbot tập trung xác nhận nhu cầu, đặt câu hỏi ngắn gọn và điều hướng nội dung phù hợp, giúp khách hàng dễ dàng lắng nghe và phản hồi.
Tỷ lệ tương tác cao không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng hơn mà còn tạo ra nguồn dữ liệu đầu vào chất lượng cho các bước chăm sóc tiếp theo. Nhờ đó, Công ty Logistics có thể nhanh chóng phân loại khách hàng tiềm năng, ưu tiên nguồn lực đúng tệp và tối ưu hiệu quả bán hàng trong các chiến dịch tiếp theo.
Đạt 50% khách hàng đồng ý nhận thông tin qua Zalo/Email
Song song với tỷ lệ nghe máy và tương tác cao, Callbot AI còn giúp Công ty Logistics đạt được bước chuyển đổi quan trọng tiếp theo khi có tới 50% khách hàng đồng ý nhận thêm thông tin qua Zalo hoặc Email. Thay vì kết thúc cuộc gọi mà không để lại điểm chạm, Callbot được thiết kế để khéo léo xin phép gửi thông tin, đảm bảo trải nghiệm tự nhiên và không gây phiền cho khách hàng.
Dựa trên nhu cầu đã được xác nhận trong cuộc gọi, Callbot AI chủ động đề xuất kênh liên hệ phù hợp và ghi nhận sự đồng ý của khách hàng ngay trên hệ thống. Toàn bộ dữ liệu được tự động phân loại, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp tục chăm sóc khách hàng qua các kênh số như Zalo, Email với nội dung đúng mối quan tâm và đúng thời điểm.
Việc mở rộng tương tác từ cuộc gọi sang các kênh nhắn tin giúp Công ty Logistics L duy trì kết nối với khách hàng tiềm năng, tăng khả năng ghi nhớ thương hiệu và tạo tiền đề quan trọng để thúc đẩy quyết định sử dụng dịch vụ trong các bước tiếp theo.
Kết luận
Công ty Logistics ứng dụng Callbot AI đã tái định nghĩa cách tiếp cận và chăm sóc khách hàng trong kỷ nguyên tự động hóa. Đây cũng là minh chứng rõ ràng cho việc đầu tư đúng công nghệ, đúng thời điểm sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp logistics.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp tự động hóa gọi điện, tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng, Liên hệ UCALL ngay để được tư vấn và trải nghiệm MIỄN PHÍ!
