Lựa chọn đầu số tổng đài là một trong những chiến lược quan trọng đối với doanh nghiệp trong việc kết nối với khách hàng và xây dựng độ nhận diện thương hiệu.
Tại bài viết này, UCALL sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin về đầu số tổng đài cũng như cách chọn đầu số tổng đài cho doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Mục lục bài viết
Khái niệm và ứng dụng của đầu số tổng đài đối với doanh nghiệp
Đầu số tổng đài (đầu số hotline) là một kênh giao tiếp, truyền thông chung của doanh nghiệp để thực hiện các nhiệm vụ như: nhận phản hồi từ khách hàng, tư vấn, hỗ trợ khách hàng khi cần…
Đầu số tổng đài được sử dụng trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là ở bộ phận chăm sóc khách hàng nhằm giúp doanh nghiệp thể hiện được sự chuyên nghiệp, chu đáo cũng như khiến khách hàng hài lòng với dịch vụ chăm sóc.
Theo báo cáo của Salesforce (2023), 92% khách hàng đã thực hiện mua lại sản phẩm sau khi có trải nghiệm tích cực với bộ phận chăm sóc khách hàng.
Lựa chọn đầu số là một trong những chiến lược thực hiện việc mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng. Điều này phụ thuộc chủ yếu vào những nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Đầu số tổng đài cung cấp nhiều tính năng thường không có ở số cá nhân bao gồm:
– Khả năng tùy chỉnh
– Khả năng sử dụng trên nhiều thiết bị
– Tính linh hoạt
– Chuyển tiếp cuộc gọi, tổng đài thông minh và các tùy chọn định tuyến
– Khả năng ghi âm cuộc gọi và thư thoại
Các loại đầu số tổng đài, ưu điểm và nhược điểm của từng loại
Có nhiều loại đầu số khác nhau được sử dụng làm đầu số hotline với những ưu điểm, nhược điểm khác nhau phù hợp với từng doanh nghiệp
Đầu số tổng đài 1900
Đầu số 1900 là tổng đài tư vấn và bán hàng tại Việt Nam. Đầu số 1900 sẽ tính cước phí cho người gọi, thường được ứng dụng cho phòng bán hàng, chăm sóc khách hàng…
Một số doanh nghiệp như Ngân hàng, Bảo hiểm, và cả các công ty Điện Lực cũng đang ưa chuộng hình thức đầu số này cho nhu cầu chăm sóc khách hàng của mình.
Đầu số tổng đài 1800
Đầu số 1800 cũng là đầu số doanh nghiệp nhằm chăm sóc khách hàng hoặc hỗ trợ kỹ thuật và cũng chỉ có thể nhận cuộc gọi đến từ khách hàng. Tuy nhiên, cước phí của đầu số 1800 sẽ được tính cho người nghe (tức là doanh nghiệp).
Dịch vụ của đầu số 1800 giúp cho khách hàng có trải nghiệm chăm sóc khách hàng tích cực, mang lại cảm giác được phụ vụ tận tình, chu đáo.
Đầu số cố định
Đầu số cố định là dịch vụ thoại cố định trên nền tảng IP cho phép doanh nghiệp sử dụng một đầu số duy nhất nhưng có thể đáp ứng đồng thời cuộc gọi đến và gọi đi.
Đầu số cố định tương đối phổ biến, quen thuộc khi nhắc đến. Được định dạng theo mã vùng như 024 xxxx xxxx (Hà Nội), 028 xxxx xxxx (Hồ Chí Minh)…
Đầu số cố định hiện nay chủ yếu phát triển dành cho khách hàng doanh nghiệp, với những yêu cầu phức tạp hơn đặc biệt là về hiệu năng.
Đầu số di động
Đầu số di động là đầu số tổng đài được đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các hộ kinh doanh thường sử dụng bởi sự linh động, dễ triển khai vốn có.
Các yếu tố quan trọng để lựa chọn đầu số tổng đài
Việc xác định đầu số tổng đài không chỉ dừng lại ở loại số theo nhu cầu mà còn phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, lĩnh vực cũng như ngân sách phù hợp.
Xác định nhu cầu để lựa chọn loại đầu số tổng đài phù hợp
Đầu số tổng đài với mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ cần sự cân nhắc riêng. Với những doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ (SME), đầu số tổng đài 1900 sẽ là lựa chọn an toàn, tránh những phát sinh không cần thiết.
Đối với các doanh nghiệp là hộ kinh doanh, bán hàng đặc thù thì đầu số tổng đài di động lại phù hợp hơn, linh động hơn, có thể kiểm soát được cả số gọi vào và gọi ra.
Vậy nên, việc lựa chọn đầu số tổng đài cũng phụ thuộc tương đối nhiều vào mô hình kinh doanh, quy mô cũng như thói quen sử dụng của các doanh nghiệp
Đảm bảo hệ thống hoàn chỉnh
Để chuẩn bị cho việc đưa đầu số tổng đài vào mỗi doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xác định một số yêu cầu về hệ thống, kỹ thuật tương ứng như:
– Số lượng nhân viên và máy nhánh trực tổng đài
– Có cần ghi âm cuộc gọi hay không?
– Kịch bản cuộc gọi triển khai như thế nào?
– Có cần kết nối tổng đài telesales với các hệ thống khác không? VD: hệ thống CRM…
– Lựa chọn tổng đài thông minh hay vật lý?
– …
Dự toán chi phí phù hợp
Đầu số tổng đài thường bao gồm chi phí xây dựng ban đầu và ci phí duy trì từng tháng
– Chi phí xây dựng ban đầu: Tùy theo đầu số tổng đài, hệ thống, nhu cầu của doanh nghiệp sẽ có những chi phí khác nhau
– Chi phí duy trì: Với các đầu số tổng đài khác nhau được cung cấp ở các nhà mạng khác nhau thì chi phí duy trì cũng sẽ có những sự khác biệt nhất định. Còn đối với đầu số tổng đài di động, chi phí được tính theo block gọi điện.
Chuẩn bị phương án chuyển đổi đầu số tổng đài
Đối với những doanh nghiệp những doanh nghiệp đã từng dùng các đầu số tổng đài khác trước đó mà muốn chuyển đổi đầu số mới. Doanh nghiệp cần thời gian cũng như tạo ra thói quen chuyển đổi mới cho người tiêu dùng.
Doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ các thông tin trên các nền tảng truyền thông công ty, hướng dẫn khách hàng gọi điện theo đầu số mới. Và cần có một thời gian nhất định để vẫn tiếp nhận đầu số tổng đài cũ trước khi hoàn toàn chuyển sang để không bỏ lỡ các cuộc gọi từ khách hàng.
Kết luận
Song song cùng việc chuyển đổi đầu số tổng đài phù hợp, việc doanh nghiệp ứng dụng thêm các tổng đài thông minh tích hợp CRM sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu cũng như tự động hóa quy trình, giảm thiểu thời gian và nguồn lực bán hàng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài cho telesales để tăng trưởng doanh số và nâng cao trải nghiệm khách hàng, hãy liên hệ với UCALL ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ.
